醫院辦公室檔案管理特點及應用研究

劉釗

摘要：隨著社會的不斷進步發展，各行業領域內的檔案管理工作變得越來越重要，尤其在醫院發展當中，對于檔案管理工作更是起到了高度的重視。因為檔案管理對于醫院的整體發展而言，具有極為重要的促進作用。具體而言，醫院檔案工作的好壞，能夠影響到醫院綜合競爭力的提升。為此，本文針對醫院辦公室檔案管理工作的特點進行分析，由此闡述其實際的應用問題，并提出針對性的解決對策以供參考。

關鍵詞：辦公室檔案；醫院；檔案管理

引言

近年來，國內醫院辦公室檔案管理發展至今，經過大量的實踐已經趨于完善化、規范化轉變。醫院辦公室檔案是對于醫院歷史發展的記錄和依據，對其資質評審、內部協調管理、專業水平提升都起到了重要的促進作用。因此，可以說醫院辦公室檔案也在某種程度上直接影響到醫院的發展水平。為了能夠有效的促進醫院的穩步發展，保障其面向社會的服務水平，就必須對其展開深入研究，對醫院辦公室檔案管理當中的問題進行探討，并討論提出解決此類問題的對策來強化應用的效果。

一、醫院辦公室檔案管理工作特點分析

醫院辦公室檔案管理工作特點具體表現為以下方面內容：

（一）檔案內容豐富，通常醫院為了強化內部檔案管理，都會設立相應的檔案辦公室。而此類辦公室就屬于醫院整體運作的核心部門，其能夠直接連通多個部門與領導，在整個醫院當中起到了關鍵性的樞紐作用。因此，在醫院辦公室當中，檔案的數量和類型將不斷增多，內容豐富，覆蓋范圍較為全面。其具體內容主要體現為三點，一是醫院的業務發展導向檔案，這類檔案主要包含醫院推行的制度、總結、發展規劃及工作條例等，其具體在醫院人事管理當中起到有效作用。二是醫院行政管理方面的文書檔案，此類檔案包含會議記錄、文件及相關照片等，此類檔案的機密性較為，屬于重要的檔案類型。三是上級下達的文件，像國家衛計委下發的制度檔案、要求執行的法律法規檔案等等。四是醫院大事記的記錄檔案，主要記錄醫院的重要事項，如獲得榮譽、醫生應聘晉升、醫療糾紛等檔案。

（二）多樣化檔案管理形式，當前醫院檔案管理的形式再和以往傳統檔案管理的形式那般，開始分成了多種不同的檔案形式。像文書檔案就屬于普遍的檔案形式，一般采取紙質記錄，內容囊括醫院人事變化、財務管理情況、病歷整合情況等，甚至包含了外部進入的醫療相關雜志、文章等。其次是聲像類檔案，此類檔案通常由圖片、音頻、視頻等元素組成，一般記錄醫院會議產生的照片影像，或者是廣播電視媒體方面的醫療知識報道及專家訪談等。三是網絡檔案，以數據的形式來體現，在時代發展背景所衍生的檔案類型，具體信息傳播快、內容容量的特點，具有重要的醫藥知識宣傳與普及作用。（3）現代化管理，社會的不斷進步和發展，促使醫院檔案管理工作隨之脫離傳統管理模式，向著現代化發展方向轉變，具備現代化的管理特點。

二、醫院辦公室檔案管理問題

（一）醫院檔案管理觀念弱化

主要體現為醫院辦公室檔案管理者，對檔案管理工作的認識仍然停留在淺層認知上，多數認為檔案管理只是單純將資料進行保存歸檔、進行資料查閱收集等。因此辦公室檔案管理人員并未有效的發掘出檔案管理工作的深層意義與價值，同時也未從真正意義上認識到檔案管理技術轉變對醫院其他方面工作開展的作用與價值。由此可見，醫院對檔案管理觀念明顯弱化，直接阻礙了醫院辦公室檔案管理工作的進步和發展。

（二）管理機制不全

盡管多數醫院的辦公室檔案管理工作都制定了相應的管理規章制度，但難以從根本上起到檔案管理的效果，更多都是用于應付上級的考察。這就直接導致檔案管理并沒有真正的發揮出本身應有的作用和價值。最終辦公室檔案工作演變為一種表面功夫，真正管理的要求并未獲得貫徹于落實。并且有多數醫院還存在制度始終未更新的情況，導致所建制度難以符合實際情況。甚至一些醫院直接采用國家層面的規章管理機制，并不符合醫院實際情況，導致在實際辦公室檔案管理中，難以獲得有效實施。

三、醫院辦公室檔案管理對策

（一）增強對檔案管理的正確認識

要想真正實現醫院檔案管理工作改革，首先應當促使醫院內的檔案管理人員在認知態度上要高度重視醫院辦公室檔案管理工作。具體要求檔案管理人員應當熟練掌握社會的發展形勢及往后的發展優勢，對此發展勢態進行充分的肯定，能夠意識到辦公室檔案管理對整個醫院的發展而言，具有重要的促進性作用，對此具備一個全面且清晰的認知邏輯。只有這樣，才能促使醫院檔案管理人員積極的做好檔案管理，并主動倡導醫院各眾積極的收集、歸整各項內部檔案，由此才能促進醫院辦公室檔案管理的良性發展。

（二）需制定完善的檔案管理制度

在醫院的經營發展當中，要求醫院及領導必須高度重視辦公室檔案管理工作。首先需要在此基礎上加大投入，由此才能方便規劃工作的開展，形成完善的辦公室檔案管理模式。其次要求醫院方面應當充分結合相應的國家發布的檔案管理規章制度，在此基礎上結合醫院本身實際情況來進行細化和重構，從而對醫院的辦公室檔案管理規章制度進行優化和完善，促使醫院的辦公室檔案管理更加體制化、標準化及規范化。同時為提升醫院辦公室檔案管理效率，需要開展資源整合工作，以此將辦公室檔案管理改造成為獨立、標準化的、完善的檔案管理體系。

（三）強化培訓提升管理人員專業素質

需要對醫院辦公室檔案管理人員展開相應的培訓工作，因為醫院檔案專業人員的匱乏，是影響醫院辦公室檔案管理的重要因素。這就需要培養和引進專門、專業的人才，以此來強化培訓教育。在加大培訓的過程中，需要進入全新的檔案管理理念和管理技術，以促進醫院辦公室檔案管理的完善與發展為最終目標。

四、結語

綜上所述，醫院辦公室檔案管理是一項系統化的工作類型，主要目的也是為了促進醫院的內部協調運行，推動外部快速發展的目標，在此基礎上醫院才能真正實現自身綜合競爭力的提升。因此，要求醫院必須重視辦公室檔案管理，在實際工作當中應當對辦公室檔案管理工作進行持續的完善與改進。

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