高職檔案管理工作規范化的新策略探究

摘要：高職院校除卻日常教育教學工作之外，檔案管理業是最常規、最基礎的工作內容。隨著信息技術的快速發展，使得高職檔案管理工作的規范化訴求變得更加迫切。鑒于此，筆者就高職院校檔案管理工作規范化的必要性進行說明，并系統地闡述了高職院校如何開展規范化的檔案管理工作。

關鍵詞：高職；檔案管理；規范化；新策略

前言：隨著社會競爭日趨激烈，對人才的需求也呈白熱化趨勢發展，檔案管理工作也由此迅猛改進，經歷著嚴峻的社會考驗。高職檔案管理工作是高職院校發展的核心內容，加強高職院校檔案管理工作的改革與規范化管理實踐，可同步提升教育水準，推動高職院校管理工作的建設進程。

一、高職檔案管理工作規范化的必要性

（一）保證檔案資料的完整

高職檔案資料涉及到學生信息、科研信息以及人事管理信息等重要內容，傳統的檔案存檔與管理是以紙質為媒介，占用大量的時間與空間，并且容易出現丟失、遺漏以及缺損等情況。現階段，檔案管理工作的規范化是采用信息化、數字化等手段完成信息的輸入與保存，這是檔案管理工作的趨勢，也是管理體系的集中體系。

（二）更好地適應社會發展

高職教育為社會發展輸出很多專業型、技術型人才，國家也愈發重視高職院校的建設，不斷加大扶持力度，豐富高職教育資源，擴大教育規模，這就對檔案管理工作提出了高要求。換言之，檔案管理工作的規范化為高職院校的可持續發展提供信息資源的支持，使高職教育能夠適應社會發展，并為其輸送更多有用的人才。

二、高職檔案管理工作規范化的新途徑

（一）提升高職院校檔案管理意識

長期以來，高職院校對檔案管理實務認知片面、模糊，甚至認為檔案管理職能可有可無，故此在項目資金、辦公區域、人力資源等方面，并未給予充裕的資金支持，使得檔案管理工作發展前景未明。甚至某些科研機構人員不愿意配合檔案管理機構，并未在第一時間內將最新科研成果予以歸檔處理，使得諸多關鍵性信息過分積壓并導致丟失。在此背景下高職院校的師生對檔案管理也進入思想誤區，甚至不知道院校的檔案室在哪里。面對上述狀況，高職院校的領導人員及檔案管理機構，需加大檔案資料重要性的宣傳工作，改善廣大師生的檔案應用意識。可借助校園廣播、學校網站和校報等平臺開展宣傳工作，引導廣大師生了解檔案知識。另外，檔案室可定期開展不同形式的講座活動，鼓勵師生踴躍參與其中，學會查詢和應用所需檔案，從而最大限度地發揮高職院校中檔案的價值。

（二）提高高職檔案管理人才素質

高職院校檔案管理工作相要得到改革發展，必須依靠高素質、分工明確的人才隊伍。為滿足知識經濟時代對檔案管理工作提出的要求，高職院校有必要針對內部檔案管理人才進行一定程度的開發與培訓。第一，高職院校領導人員可利用繼續教育克制檔案人員的知識老化問題。隨著計算機技術的快速發展，高職院校中的檔案管理人員逐步出現專業性不強、知識面狹窄等問題，經過繼續教育和指導，優化檔案管理人員的知識結構體系，掌握先進的檔案管理理念與相應的操作技能，如此方能做好適應社會發展的檔案管理工作。第二，積極開展多元化的培訓實踐項目。高職院校領導可邀請專業的學者定期來校開展講座，進行指導，以提升檔案工作人員的專業技能和職業道德修養；組織檔案工作人員參與學術交流活動，改善個體的業務能力；選擇優質的檔案工作人才進行專業學習，革新老化知識，實施傳穿帶效用；高職院校可將繼續教育和職稱、績效等進行掛鉤處理，激活高職院校檔案檔案管理人員參與培訓的積極性。

（三）加快檔案信息共享應用進程

高職院校的檔案信息本身就具有豐富的應用價值，在確保開發和應用妥當的前提下，可以最大限度彰顯檔案工作的管理效率，高職院校的師生是高職檔案管理工作的主要服務對象，為凸顯現代化高職院校檔案資源開發與應用的針對性，相關人員需根據用戶需求進行科學調研，加強科研、教務與其他機構之間的交流，從而確認相關檔案資源的開發與應用主題。在此過程中需要注意的是，檔案資源開發的前期，檔案管理機構需充分發揮與應用網絡技術的支持效用，對各類信息進行收集整合，完善既有的檔案信息資源庫，為后期的檔案資源系統化開發奠定基礎。在信息化社會中，高職院校教師的檔案信息資源空間將會持續擴張，單一的檔案信息資源庫已不能滿足用戶的實際需求，高職院校需強化不同高職、不同科研院系之間的聯系，并聯合其他高職院校進行全新的檔案資源產品設計。如此這般不僅能有效彌補檔案管理機構人手不夠問題，還能推動檔案信息實現共享目標的開發進程。另外，高職院校檔案管理機構可借鑒校內外科研、經濟機構開展跨系統的橫向聯合模式，建立雙向合作進行檔案信息的編研開發，確保最終推廣的產品具有極強的針對性和時效性。

結語：綜上所述，高職檔案管理工作實效規劃化，可推動高職院校的可持續發展，也符合社會發展的趨勢。為進一步強化檔案管理工作的時效性，高職院校必須通過意識、素質以及信息化等措施提升檔案管理工作的規范化，使其更好地服務于高職院校的其他部門。

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作者簡介：涂曉英（1972—）女，四川射洪人。畢業于四川師范大學，本科，副研究館員。