內(nèi)外兼修才能寫出好公文

摘要：公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，其主要的特點(diǎn)是政治性、法定性、規(guī)范性和實(shí)效性。其中規(guī)范性是公文的生命線，公文的規(guī)范包括外在的規(guī)范暨公文格式的規(guī)范，內(nèi)在的規(guī)范暨公文的寫作思路、內(nèi)在邏輯的規(guī)范。高質(zhì)量的公文必須既遵守格式的規(guī)范要求，又保證寫作的結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。

關(guān)鍵詞 公文；規(guī)范

公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，其主要的特點(diǎn)是政治性、法定性、規(guī)范性和實(shí)效性。其中規(guī)范性是公文的生命線，公文的規(guī)范包括外在的規(guī)范暨公文格式的規(guī)范，內(nèi)在的規(guī)范暨公文的寫作思路、內(nèi)在邏輯的規(guī)范。提高公文質(zhì)量，規(guī)范公文寫作，主要從外在的格式安排和內(nèi)在的邏輯結(jié)構(gòu)兩個(gè)方面入手。

一、規(guī)范公文外在格式要素

公文與其他應(yīng)用文體最大的區(qū)別就是公文有其特定的格式，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，具有權(quán)威性。公文的格式由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章等要素構(gòu)成。其中，份號(hào)指的是此公文一共印了多少分，這是其中的第幾份，通常涉密的公文一定要標(biāo)注份號(hào)，以方便分發(fā)和查找，普通的公文可以標(biāo)注，也可以不標(biāo)注份號(hào)。密級(jí)和保密期限指的是涉密的公文應(yīng)該標(biāo)注秘密、機(jī)密或者絕密，如果有保密期限要用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明。緊急程度包括急件和特急，如果需要標(biāo)注，頂格編排在版心左上角。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，一般有兩種寫法，一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加文件構(gòu)成，比如：ⅹⅹ市人民政府文件；一種是直接寫發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者簡(jiǎn)稱，比如：ⅹⅹ市人民政府。發(fā)文字號(hào)就是平時(shí)大家所說(shuō)的文號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字加年份加發(fā)文順序號(hào)構(gòu)成，比如：ⅹ政發(fā)〔ⅹⅹ〕ⅹⅹ號(hào)，值得注意的是年份〔ⅹⅹ〕外面用的是六角括號(hào)，年份用阿拉伯?dāng)?shù)字，不能帶年字，發(fā)文順序號(hào)不加第字，也不編虛位。

簽發(fā)人是上行公文必須要標(biāo)注的，由簽發(fā)人三個(gè)字加冒號(hào)，加單位負(fù)責(zé)人姓名構(gòu)成，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。標(biāo)題是公文的眼睛，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加事由加文種構(gòu)成，標(biāo)題要盡量精簡(jiǎn)，不能太長(zhǎng)，如果一行排不下，就排成兩行到三行，用菱形或者梯形排列。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空一行書寫，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，要注意的是上行文只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不能多頭主送。正文是公文的寫作主體，在書寫時(shí)要注意結(jié)構(gòu)層次序號(hào)的規(guī)范使用，一般內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜的公文，正文可以分為四個(gè)層次，第一層次用“一、”標(biāo)注，使用黑體字；第二層次用“（一）”標(biāo)注，使用楷體字；第三層次用“1.”標(biāo)注，使用仿宋體字；第四層次用“（1）”標(biāo)注，使用仿宋體字。附件說(shuō)明指的是如果公文有附件的情況下，需要說(shuō)明一下附件有哪些，名稱是什么。正確的寫法是“附件：1. XXXXX。值得注意的是名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章三個(gè)要素構(gòu)成了公文的落款，必須三個(gè)要素同時(shí)存在，才是完整的落款結(jié)構(gòu)，不能隨意省略其中的任何一項(xiàng)。

二、組織公文內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)

公文內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)指的是公文寫作時(shí)的一般思路和邏輯安排，以講話稿寫作為例。領(lǐng)導(dǎo)講話是公文中使用頻率比較高，受重視程度比較高，寫作難度也比較高的文種。很多在機(jī)關(guān)工作的筆桿子，提到寫領(lǐng)導(dǎo)講話，也是非常頭疼的。怎樣才能寫好領(lǐng)導(dǎo)講話呢？這就需要注重公文內(nèi)在的邏輯結(jié)構(gòu)了，首先在下筆之前要充分的構(gòu)思，認(rèn)真的思考，要想明白幾個(gè)問題。

一是誰(shuí)來(lái)寫，就是寫作人身份的問題。這里所說(shuō)的寫作人不是草擬者的身份，而是領(lǐng)導(dǎo)的身份。公文寫作是授意寫作，是按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和意圖來(lái)寫的。寫之前一定要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，弄清楚領(lǐng)導(dǎo)為什么寫？想寫什么？想怎么寫？最主要的是要站在領(lǐng)導(dǎo)的高度寫。比如同樣是工作總結(jié)，書記寫的和主任寫的，立足點(diǎn)和全局性一定是不同的。

二是對(duì)誰(shuí)講，就是受文對(duì)象的問題。領(lǐng)導(dǎo)的講話是給誰(shuí)講的，一定要弄明白，不同的聽眾，想聽的內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)是不同的。比如，如果領(lǐng)導(dǎo)講話是在向上級(jí)匯報(bào)工作時(shí)使用的，那講話的內(nèi)容一定要圍繞上級(jí)布置的工作展開，包括接受任務(wù)之后，做了哪些工作，工作的進(jìn)展情況，進(jìn)展過程中存在哪些問題，關(guān)鍵是怎么解決這些問題，要提出客觀、具體，可行性強(qiáng)的建議和做法。如果領(lǐng)導(dǎo)講話是在單位職工面前，那就不能宏觀的泛泛之談，一定要重點(diǎn)說(shuō)明做了哪些與職工利益相關(guān)的具體工作，特別是職工們關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題。

三是在哪講，就是講話的地點(diǎn)或者場(chǎng)合。如果是過年、過節(jié)或者表彰大會(huì)等祝賀性質(zhì)的講話，一定要讓講話稿富有感染力，與場(chǎng)合和心情相符，要短小且有氣勢(shì)，能調(diào)動(dòng)好聽眾的情緒和熱情；如果是動(dòng)員大會(huì)或者座談會(huì)的講話，稿子一定要寫的情真意切，充滿說(shuō)服力；如果是工作匯報(bào)大會(huì)或者換屆選舉大會(huì)，稿子一定要寫的莊重而嚴(yán)謹(jǐn)，體現(xiàn)會(huì)議的程序性和嚴(yán)肅性。

當(dāng)弄清楚講話稿的身份、對(duì)象和場(chǎng)合后，就要從思考階段進(jìn)入文稿起草階段了，就是要搭架子，列提綱。第一點(diǎn)要注意把握好講話稿的主題，也就是觀點(diǎn)要正確，說(shuō)明白要做什么。第二點(diǎn)要寫明具體工作，也就是內(nèi)容要詳實(shí)，說(shuō)明白要怎么做。第三點(diǎn)要有層次性，也就是主次分明，讓人看得出重點(diǎn)是什么。第四點(diǎn)要發(fā)揮語(yǔ)言的作用。比如運(yùn)用比喻、對(duì)比等修辭方法，形象生動(dòng)又通俗易懂；運(yùn)用引經(jīng)據(jù)典或者講故事的方式，撥動(dòng)心弦又能引起共鳴，十分具有可聽性。

注重內(nèi)在的邏輯結(jié)構(gòu)的組織，主要是通過思考、落筆、修改這三個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。思考時(shí)一定要領(lǐng)悟上情、吃透下情，并進(jìn)行深入的調(diào)研；落筆時(shí)一定要按照邏輯順序來(lái)搭建框架，確保文稿的條理性和緊密性；修改時(shí)要一定要精雕細(xì)琢、反復(fù)調(diào)整，以高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量來(lái)要求自己。

作者簡(jiǎn)介：李彬（1980.2），女，遼寧沈陽(yáng)人，遼寧行政學(xué)院，公共管理教研部，副教授，研究方向：公文寫作。