檔案信息資源數字化與網絡化管理

胡浩

摘要：隨著我國經濟的快速發展，人們的生活質量得到了顯著的改善，相應的需求也有所增加，檔案需求就是其中的一種，為更好的滿足人們的檔案需求，檔案信息資源數字化與網絡化建設正在逐漸加快，但是如何進行數字化以及網絡化的檔案管理就成為了人們主要關心的問題，這就要求有關管理人員能夠嚴格的要求自己，不斷的探尋有關的知識以及檔案信息化管理要點，進而提高檔案信息管理水平，實現檔案資源管理工作的有效開展。

關鍵詞：檔案信息資源；數字化；網絡化

檔案信息資源數字化與網絡化管理是值得人們進行深入探究的，因為這關系著檔案信息資源的管理水平，同時對于我國檔案事業的發展具有一定的影響。只有加強對于檔案信息資源數字化與網絡化管理的研究，才能幫助人們更為深入的了解其中的內容，找出關鍵點，進而加強檔案信息資源的管理。因此，這就要求有關人員能夠提高這方面的認識以及重視程度，并且能夠加強一些先進技術的應用，真正加強其檔案信息資源數字化與網絡化管理。

一、加強檔案資源數字化與網絡化管理的重要性

隨著時代的不斷向前發展，問過科技水平也有所提高，近幾年，先進技術得以不斷的誕生和應用，這在極大程度上促進了各個行業的發展，針對檔案管理工作而言，也面臨著一定的發展機遇，這就要求有關檔案管理部門能夠懂得加強信息技術的應用，構建數字化以及網絡化的檔案管理平臺，以滿足檔案管理工作的基本要求，進而使得檔案信息資源更為多樣化，同時也能與時代發展相契合，真正跟上時代的發展潮流，做到與時俱進，滿足人們基本檔案需求的同時，還能更好的促進時代的進步。

（一）檔案信息資源合理配置的必然結果。檔案信息資源的數字化、網絡化管理是實現檔案資源科學、合理配置的關鍵，也是檔案管理工作自身發展的必然選擇。對于檔案工作而言，它的主要目的在于充分的利用檔案信息資源，讓這些信息資源一方面為企業管理決策工作提供基礎信息，另外也給社會主義現代化建設做應有服務。尤其在知識經濟體系日益完善的新時期，經濟、社會和時代的發展都不斷提高資源需求，這也給檔案資源的合理、便捷、準確、迅速提供提出了新要求，而網絡技術的出現則有效的解決了這種問題，給檔案事業的進一步發展提供了發展新機遇。

（二）當今城市建設的必然需求。目前，國家網絡建設力度不斷加大，城域網建設為主的各種局域網構建明顯，它使互聯網、局域網的鏈接變成可能，實現了檔案與因特網溝通。目前，國內各地檔案管理機構都在一定程度上實現了網絡化管理，以計算機技術、網絡技術為平臺的檔案管理策略被人們重視，且已經取得一定的成果。但就具體的網絡化、信息化管理而言，其中信息的利用率仍然較低，存在很大的檔案資源利用限制，大量的檔案信息和資源仍然處于封閉狀態。但就目前社會發展而言，如果將這些封閉的信息傳輸到網絡供讀者閱讀，那么收益的將會是一大群人，這也能更好的讓檔案信息資源實現社會功能，為檔案事業的進步提供生機。

（三）方便檔案資源保存。隨著網絡化、信息化時代的到來，網絡工程必然會更深一步的發展，這也必然會生成更多、更復雜、內容更豐富且具有保存價值的電子文件。這些電子文件在歸檔之后便會形成我們目前所說的電子檔案。目前我國的電子檔案已成為檔案工作的主流，但就如何解決電子檔案傳輸、交流、共享中的安全問題逐漸成為企業面臨的新問題。

二、加強檔案信息資源數字化、網絡化管理的有效措施

按照目前國內數字化、網絡化和信息化發展思路構想，我國檔案事業在未來兩三年之內必然會實現檔案信息資源數字化、網絡化管理目標，并且其社會化管理水平也會全面提高。在這種時代背景下，要想更好、更全面建設檔案信息資源的數字化、網絡化就需要從以下方面進行分析：

（一）積極主動同網絡技術結合。在檔案管理工作中，工作人員要積極主動的將檔案管理與網絡技術、計算機技術結合，加快檔案管理數字化、網絡化發展進程。檔案數字化，其手段就是對檔案實現全文存儲，它在檔案信息管理系統中采用目錄進行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數據中進行管理，以目錄數據為檢索入口，從而實現檔案圖文信息的全文檢索，用戶界面友好，易于掌握。

（二）加快數字檔案館建設。加快數字檔案館的建設是基本的要求，只有這樣，才能構建出便捷、高效的檔案管理平臺，有助于實現信息的傳遞、共享等，進而真正提高檔案信息資源的利用率。而如何加強數字檔案館的建設就顯得極為關鍵，這就要求有關人員能夠注意加強先進技術的利用，解決各種檔案原件與利用之間的矛盾問題，使得一些重要檔案原件能夠得以長期保留。其次，還需要不斷的完善相關系統建設，優化檢索、瀏覽頁面，也滿足人們的檔案利用需求，使得用戶們不用受到時間以及地點的限制。最后，還需要加強網絡安全方面的管理，做好防火墻、以及病毒防護方面的措施，以更好的加強數字化與網絡化的檔案信息資源管理。

（三）注意關鍵要點。在實際進行檔案信息資源數字化與網絡化管理的過程中，往往會出現一些問題，這些問題的存在極不利于檔案信息管理工作的順利進行，這就要求有關人員能夠對于這些問題加以注意，并且積極的采取有效的措施，以盡量避免發生一些不必要的問題，更好的實現檔案信息的共享等。而就其中需要注意的問題而言，主要包含以下幾點。首先，需要重點加強數據庫的建設，這樣才能真正的實現檔案信息資源管理的網絡化。因為數據庫的主要功能就是存放檔案信息，如果建設質量存在問題，網絡上的檔案信息很難實現共享，也就失去了網絡化管理檔案信息的價值。網絡用戶在查找相應的檔案信息時，無論什么樣的檢索要求都不能滿足檢索條件，這就給使用者帶來一定的困擾。而如何開展網絡化的建設就顯得尤為關鍵，這就要求有關人員能夠注意加強其數據庫的完善，避免出現數據重復等問題，以節約網絡資源，充分的發揮出檔案信息數據庫建設的價值。其次，還需要注意電子文件的收集。電子檔案與傳統的紙質檔案相比，優勢的確很多，但是存在的技術會更多更復雜，面對著些問題，檔案管理部門在現階段很難獨立完成，因此可以將電子檔案信息的生成部門、檔案管理部門以及計算機管理部門有效的結合起來共同來管理檔案信息。

三、結語

隨著時代的不斷向前發展，人們的生活方式以及工作方式發生了很大的變化，相應的思想認識水平也有所提高，近幾年，管理意識就比較深入人心，因為管理意識的加強有助于起到約束的作用，進而有利于達到預期的目標。而在檔案信息資源的建設過程中，同樣也需要重視管理意識的融入，并且能夠積極的采取有效的措施，注意一些關鍵要點，以真正提高其信息管理水平，滿足檔案信息資源數字化以及網絡化管理的要求。

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