煤化工總承包項目的采購風險管理探究

張弛

摘要：由于煤化工項目具有專業性強、投資量大、采購活動頻繁交叉等特征，采用總承包模式能有效確保項目的質量與安全。在煤化工總承包項目中，采購活動是起點，是項目降低成本、增加利潤的關鍵所在，所以，必須要注重采購風險管理，深入研究和控制采購風險，針對整個采購流程，有效落實好各項風險防范工作。

關鍵詞：煤化工；總承包項目；采購風險；風險管理

中圖分類號：F25 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.07.027

煤化工總承包項目是指業主選擇一家總承包商，對整個項目進行設計，并負責所有材料和設備的采購、施工與運行。由于受到內外部環境和各種潛在因素的影響，作為項目運作起點的采購活動可能存在種種程度不一的風險，所以，對煤化工總承包項目的采購流程進行分析，有針對性地進行風險管理，是整個煤化工總承包項目經營管理的重中之重。采購活動是項目降低成本、增加利潤的關鍵所在，而采購活動的所有環節中都可能隱藏著各種潛在風險。如若不能及時對這些風險進行研究與控制，就容易致使采購過程中工作人員暗箱操作，滋生種種腐敗現象，如以次充好，弄虛作假、偷拿回扣、以權謀私等等。除此之外，還容易導致采購材料的積壓浪費，甚至使采購物品出現嚴重的質量問題，或者延期交付，或者成本增加。

1煤化工總承包項目的采購風險識別

煤化工總承包項目的采購風險通常是指在采購過程中發生的種種意外，主要包括了人為風險、自然風險和經濟風險。同一般企業的采購風險一樣，煤化工總承包項目的采購風險也存在內因和外因之分。其中，內因型分險包含了計劃風險、存量風險、責任風險、合同風險等；外因型風險包含了價格風險、意外風險、技術風險和質量風險等。

1.1內因風險

計劃風險：是指在制定煤化工總承包項目采購計劃時，因為采購人員未能精準地分析市場或者沒能科學地管理采購項目，導致實際采購活動與煤化工總承包項目的采購要求大相徑庭。

存量風險：是指由于采購人員的疏忽，未及時發現供應商提供的貨品缺斤短兩，未達到預期的需求量，使煤化工總承包項目無法如期開展；或者在采購實踐中，采購人員沒能按照科學的訂購批量進行，導致采購物品的存量遠遠大于實際需求量，造成庫存成本徒增。

責任風險：在聘用和培訓采購人員時，首先應該準確把握好他們的基本信息。如果在采購活動開展之前未能細致入微地測試采購人員的能力，會造成部分采購人員濫竽充數，導致他們的業務能力與自身素質良莠不齊，為企業帶來種種業務責任風險，甚至法律責任風險。

合同風險：指采購人員與供應商在擬定合同時沒有明確的合同條款，雙方盲目簽約。或者雙方簽訂的合同與法律規定相悖。如采購人員為了一己私利，貪污受賄，將招標信息泄露給他人。

1.2外因風險

價格風險：采購人員與供應商在制定合同條款時，沒能清楚地約定采購價格，導致雙方在交貨時產生極大的價格爭議，甚至造成采購失敗，延誤工期。

意外風險：指在采購過程中，供應商沒有按照協議和合同規定來履行，導致與預期采購目標相偏，為煤化工總承包項目帶來出于意料的風險。

技術風險：因為外部環境是不確定的，采購技術本身存在一定的難度與復雜性，加之采購人員的實力與能力均有限，導致采購活動的技術進步無法達到預期效果。

質量風險：所采購的貨物規格與煤化工總承包項目的實際需求不符，質量方面魚目混雜，良莠不齊，所采購的物品質量不達標。

2煤化工總承包項目采購風險的成因研究

2.1項目前期沒能充分意識到采購風險

因為煤化工項目的采購活動頻繁交叉，各環節都可能存在風險。目前，國外一些發達地區已針對總承包項目建立了專業的風險管理公司，部分大型企業則建立了內部風險管理部門，并量身定制出與自身需求相適應的風險管理手冊。在項目運行前期就已經具備了較強的風險管理意識。然而，由于我國目前的風險管理機構并不完善，尚未制定出專門的采購風險管理體系。在項目前期沒能充分意識到采購風險，從而導致煤化工總承包項目采購活動存在一定的風險隱患。

2.2項目采購過程中風險管控缺位

采購過程的風險管控缺位，主要體現在沒有制定系統的風險管理流程，只是簡單照搬以往的項目經驗。采購風險管理者基本等同于項目實際采購人員，范圍狹隘，其他相關專家和別的部門的關鍵人員尚未真正涉及采購風險管理活動。

（1）煤化工總承包項目在報價階段和實際采購階段可能由不同的人員負責，這種現象或將導致信息不夠共享。原本在報價階段就已經識別出了潛在風險，并考慮了風險金額，但實施階段的采購人員對此卻并不知情，從而造成采購成本增加，人員工作效率低下，甚至對采購成本沒有科學的預算。

（2）對采購風險管理成員尚未提供明確的指導性文件，其他部門和專家的參與和支持僅僅是臨時性的，無法系統、徹底地參與到整個采購風險管理活動中。

（3）采購人員責任心不強、缺乏職業素養或者經驗不足。

3加強煤化工總承包項目采購風險管理的對策

3.1完善煤化工總承包項目的采購風險管理制度

在煤化工總承包項目的采購風險管理上使用弱矩陣管理模式，針對整個項目建立專項采購部門，項目所需的材料與設備均由專員負責采購。根據國家的相關法律法規，并參考其他領域總承包采購項目的經驗，建立起一套完整的采購風險管理制度，使所有參與者都能高度自覺并輕松地掌握和執行風險管理制度，通過制度化的剛性要求來規避各種因人為因素導致的采購風險。并在各項采購制度中貫穿風險管理制度，包括煤化總承包項目前期制定的采購計劃，以及采購計劃、招標文件、開標程序等的審核與確定，采購合同的談判與簽訂，采購物品的出場、運輸和驗收等。所有的采購流程都應根據規章制度將風險管理責任落實到具體的人員身上，各部門要各司其職，相互配合，并從制度的高度確定好每一部門需承擔的采購風險管控責任。

3.2采購部應積極與其他部門協調

就以往其他領域總承包項目運營情況來看，項目獲得直接利益的關鍵環節就是采購。毋庸置疑，采購活動貫穿著煤化工總承包項目的始終，采購部門可謂任重道遠。首先，采購部門應該明確煤化工總承包項目的具體目的，確定所需采購的物品，并盡可能做到選擇物美價廉的產品。由于煤化工總承包項目存在一定特殊性，采購部門應該明確現場的實際環境。對采購材料與設備的進場時間進行科學安排，并合理安排各類物資的到場期。這些工作均需要由采購部門牽頭，并積極與其他部門協調。不然就可能導致采購工作延期，甚至影響到整個煤化工總承包項目的進度與質量。

（1）采購部應積極與設計部進行溝通與交流。這樣才能及時了解施工設計的進展及動態，核實之前的相關設計是否變動，從而實時更新采購所需物資，以避免某些材料或設備不能及時進場而造成工期延誤；采購人員應該積極主動地把握市場最新走向，為設計部提供有效的供貨信息，以便幫助設計人員調整計劃，以免由于某些物品市場供應不足而導致項目進度耽擱。采購部門應該積極總結采購經驗，在具體施工實踐中，針對每一階段整理好相應的物資材料和設備，以便及時將現場的材料設備動態反饋給設計部，以便設計人員在設計過程中能根據實際情況有章可循，避免施工污染和不必要的浪費。

（2）采購部應積極與煤化工總承包項目部進行溝通與交流。向總承包項目部及時反饋現場的物資使用情況和各類材料的剩余情況，以便能及時解決所出現的問題。由于煤化工總承包項目環境較差，整個項目周期較長，部分項目甚至設立在偏遠山區，道路交通狀況較差，會導致物資與設備的運輸難度加大。此外，由于施工現場的面積有限，不能充分堆放物資。但由于煤化工總承包項目施工過程中需要繁雜的材料和設備，要確保項目的如期進行，必須要保證各類材料及時有序地進場。所以，必須要用有限的場地來儲存和堆放緊急物資，應對各類材料與設備的進場時間進行嚴格規劃。這些工作都需要采購部與總承包項目部進行協調，要把握好施工進度，靈活安排各類材料與設備的進場時間，從而優化項目的施工環境。總而言之，采購部應該深入到施工現場，獲取最新的施工信息，并積極與各使用部門進行交流，掌握他們的采購計劃，針對整個項目制定出整體的采購計劃，再反饋給總承包項目部門，并安排好本部門的各項采購工作。

3.3加強采購過程中的風險管理

3.3.1建立風險管理應急預案

不管所制定的采購風險管控制度如何完善，也不可能完全避免采購風險的發生，特別是自然風險。由于大雪封山、泥石流、地震、極端天氣隨時可能發生，所以有必要針對煤化工總承包項目制定采購風險應急預案，以便于有備無患，盡量減少總承包項目的損失。應急預案要確保在風險發生時不降低整個項目的質量，并通過權衡工期與成本的關系之后做出相應的措施。

3.3.2建立采購風險管控模塊并加強過程風險管控

雖然煤化工總承包項目的采購工作非常繁雜，但作為一個采購標的物，具體過程和管控模式大致相同。所以，對于煤化工總承包項目采購風險的管控，應該建立相應的風險管控模塊。也就是從一個具有代表性的標的物中對采購風險管理的思路與方式進行提取，然后將其應用到其他物資的采購風險管理之中，這樣才能刪繁就簡，將問題進行程序化。能有效簡化采購風險管理流程，提高采購人員的工作效率，并能有地效規避風險。

煤化工工程承包項目專業性強、復雜度高且涉及面廣，包含了商務、技術、法律、經濟等各方面的內容。采購人員應進行充分的市場調查、掌握同類產品的市場價，選擇優質的材料設備供應商，此外，還應該進行商務談判、簽訂合同、履行合同規定的條款、驗收貨物。這一系列環節既相互聯系，又具有各自的獨立性，它們相互依存、滲透，并互為影響。為了確保煤化工總承包項目的順利實施，必須要強化采購過程的風險管控，制定出合理的管控目標，當然，最關鍵的還是在于采購人員的具體落實。

4總結

綜上所述，多數人認為采購風險管理只是采購部門的任務，與其他部門的相關性不強。但實際經驗證明，要落實好采購風險管理工作，必須要各大相關部門相互配合、相互協調。這樣才能對采購需求進行整體把握，才能有效進行采購風險管理，繼而確保整個項目順利實施。在煤化工總承包項目中，采購是非常重要的部分。所以，制定采購風險管控目標可以稱作為是改進煤化工總承包項目目標的一項關鍵性舉措，優化采購風險管理、探求項目改進機會都是一個循序漸進的過程，通過制定完善的采購風險管理制度，在項目前期充分意識到采購風險，在采購過程中加強風險管控，通過持續不斷地改進，有利于完善煤化工總承包采購風險管理制度，增加部門與部門之間的協調效果，制定出科學的應急預案，從而夯實整個煤化工總承包項目的管理基礎。