物聯(lián)網(wǎng)背景下高校檔案服務(wù)和利用體系研究

霍奇道

（無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇·無錫 214206）

高校內(nèi)置檔案多為學(xué)生檔案、教師檔案以及各類校內(nèi)大型資產(chǎn)的記錄型檔案。對于學(xué)生而言，檔案需要跟隨他們進(jìn)入社會(huì)，是學(xué)生未來就業(yè)和肯定自身學(xué)業(yè)的重要佐證。同樣，教師檔案也是確認(rèn)教師工作資格、穩(wěn)定教師工作待遇的重要證明。故在高校中做好檔案管理、檔案服務(wù)工作屬必然性行為。當(dāng)前世界正處在物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)背景下，物聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)鹘y(tǒng)的各類工作加以“智慧化”，這對于急需改良工作效率的高校檔案管理部門而言，具有明顯的采用優(yōu)勢。故當(dāng)前多數(shù)高校已實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合，但從應(yīng)用現(xiàn)狀來看，物聯(lián)網(wǎng)與高校檔案管理部門的合作卻并未實(shí)現(xiàn)完美契合，因此各個(gè)高校若要充分發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢，應(yīng)對具體的利用體系進(jìn)行深入研究。

一、試論當(dāng)下高校檔案服務(wù)中物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的欠缺點(diǎn)

（一）物聯(lián)網(wǎng)配套設(shè)施建設(shè)力度較弱

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為新時(shí)代概念，實(shí)現(xiàn)智慧化管理需要大量計(jì)算機(jī)設(shè)備作為輔助。因此高校要落實(shí)智慧化檔案管理，就必然要采購足夠高校使用的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)素材。但實(shí)際上多數(shù)高校在資源分配方面都存在意識(shí)落后現(xiàn)象，即資源管理者認(rèn)為高校資源應(yīng)重點(diǎn)投放在教學(xué)層面，檔案管理僅用人工服務(wù)便能完成。在這類觀念的束縛下，高校能夠配給到檔案管理層級的資金資源便極其微小。資金不足會(huì)形成計(jì)算機(jī)設(shè)備數(shù)量不足、配置落后等狀態(tài)，進(jìn)而導(dǎo)致基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案服務(wù)工作無法有效開展。且高校內(nèi)主教學(xué)的這一觀念也對人才資源層級造成了波動(dòng)性影響，人才資源部不重視擴(kuò)充計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，校內(nèi)計(jì)算機(jī)維護(hù)團(tuán)隊(duì)人手不足已成普遍現(xiàn)象。目前部分高校參與檔案“智慧化”建設(shè)工作的教師往往并非為計(jì)算機(jī)專業(yè)，故檔案管理部門的綜合技術(shù)水平往往不盡人意。

（二）檔案管理技術(shù)質(zhì)量落后

幾十年前，高校在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理時(shí)會(huì)因?yàn)楫?dāng)時(shí)技術(shù)發(fā)展水平的限制，而僅用單機(jī)版本進(jìn)行服務(wù)性操作。而在當(dāng)下計(jì)算機(jī)技術(shù)水平飛速發(fā)展的現(xiàn)今，部分高校卻仍在沿用單機(jī)版本的檔案服務(wù)模式，檔案服務(wù)正呈現(xiàn)出技術(shù)片面性現(xiàn)象。例如檔案目錄服務(wù)中基本只存有早期數(shù)據(jù)或單一的目錄數(shù)據(jù)，而音像分區(qū)則也僅保留圖片形態(tài)的數(shù)據(jù)，并對“可保存”數(shù)據(jù)的文件形式有著嚴(yán)苛的限制。多數(shù)功能之間并未實(shí)現(xiàn)服務(wù)互通，急需檔案服務(wù)的管理者若要調(diào)用多種形式的檔案數(shù)據(jù)資源，僅能使用重復(fù)操作來完成，而不能在同一頁面中實(shí)現(xiàn)多任務(wù)操作。部分軟件的數(shù)據(jù)接口版本過低，無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)拓展功能，甚至不能與當(dāng)前的OA系統(tǒng)相匹配。在這類配置下，高校檔案服務(wù)工作根本無法與網(wǎng)絡(luò)化和高通量化技術(shù)接軌，實(shí)現(xiàn)“智慧化”管理似乎只是一句空談。相對樂觀的是，這種現(xiàn)象能夠直接被改良。當(dāng)前物聯(lián)網(wǎng)中已經(jīng)存在部分功能完善、應(yīng)用效果良好的檔案管理軟件，因此高校所面臨的改良需求并非完全具有高質(zhì)量特征。

（三）檔案服務(wù)技術(shù)保護(hù)體制未健全

高校檔案可以說是高校環(huán)境中極為重要的隱私文件，但目前部分高校中已經(jīng)成型的保護(hù)技術(shù)卻并未實(shí)現(xiàn)“全面”和“實(shí)時(shí)”這兩個(gè)保護(hù)性需求。世界上的竊密技術(shù)、破壞性技術(shù)正不斷升級，高校內(nèi)的軟件以及對應(yīng)的保護(hù)技術(shù)必須要做到實(shí)時(shí)更新、實(shí)時(shí)防護(hù)，如此才能將高校檔案服務(wù)工作放置在相對安全的環(huán)境中。而當(dāng)前高校并未完善服務(wù)保護(hù)機(jī)制主要有兩點(diǎn)原因。第一點(diǎn)為思想觀念上的欠缺。即多數(shù)高校管理者都認(rèn)為，高校內(nèi)部重要的文件信息進(jìn)行監(jiān)管即可，而一般的材料信息無需使用過于高質(zhì)量的管理系統(tǒng)。這便使得部分高校內(nèi)部的檔案信息長期處在不安全狀態(tài)中。第二點(diǎn)即為能力上的欠缺。部分高校內(nèi)部并未擁有專業(yè)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員，他們使用臨時(shí)聘任的方式要求外部技術(shù)人員對內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，每次維護(hù)都需要相隔較長的時(shí)間，且資金輸出量較大。因此這些院校便會(huì)縮減維護(hù)時(shí)間，以減少在檔案管理維護(hù)方面的資源輸出量。這兩種原因均為錯(cuò)誤思路，長此以往將令高校互聯(lián)網(wǎng)檔案信息處在危險(xiǎn)狀態(tài)中，時(shí)刻可能成為外部人員威脅高校信息安全的介質(zhì)。

二、基于物聯(lián)網(wǎng)背景的高校檔案利用體系結(jié)構(gòu)性概述

（一）實(shí)體檔案利用

高校需利用物聯(lián)網(wǎng)簡化人工操作的頻率，需建立實(shí)時(shí)監(jiān)管概念。例如使用電子編碼形式為每個(gè)不同隱私級別和內(nèi)容的檔案進(jìn)行分類和標(biāo)定（編碼不可循環(huán)使用），所有的檔案借閱和歸還都需要通過電子編碼進(jìn)行確認(rèn)，未貼電子編碼的檔案不可借閱。這一行為的設(shè)立重點(diǎn)在于最大限度的提升檔案信息管理質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)完善管理，第一步便應(yīng)該明確需要管理的檔案內(nèi)容和具體位置。只有時(shí)刻對其進(jìn)行監(jiān)管，時(shí)時(shí)明確檔案信息所在位置，才能夠提升檔案安全屬性。條件允許情況下，高校可購置射頻識(shí)別技術(shù)，采用手持掃描形式提升人工掃碼操作的整體效率。射頻識(shí)別技術(shù)具有多樣性功能，尤其在新生入學(xué)階段，檔案管理人員僅需要手持儀器穩(wěn)定讀寫器的操作順序即可完成信息錄入，完全不需要重復(fù)“輸入、對照、檢測”等傳統(tǒng)錄入步驟。這一行為的設(shè)定目的則以提升效率和準(zhǔn)確性為主。當(dāng)前國內(nèi)各個(gè)高校均處在穩(wěn)定發(fā)展?fàn)顟B(tài)中，隨著國家人均經(jīng)濟(jì)水平和教育事業(yè)發(fā)展質(zhì)量的不斷提升，高校入學(xué)人數(shù)只增不減。因此各個(gè)高校除了要加強(qiáng)穩(wěn)定性，更要提升信息處理的效率，這樣才能將工作人員的工作時(shí)間有效應(yīng)用，減少多余的工作步驟。

（二）庫房管理：物理管理+網(wǎng)絡(luò)管理

物理管理多指檔案的實(shí)時(shí)狀態(tài)，在實(shí)體結(jié)構(gòu)中存儲(chǔ)的檔案多為紙張形態(tài)，而紙張較為脆弱、空氣中的濕度、溫度、氣體成分都能夠?qū)ζ浔４鏍顟B(tài)起到負(fù)面影響。且一些外部因素，例如水災(zāi)、火災(zāi)也會(huì)對檔案室造成直接性的負(fù)面影響。故針對此，高校便應(yīng)以物聯(lián)網(wǎng)為思路，在檔案室內(nèi)部實(shí)現(xiàn)全方位的技術(shù)性監(jiān)管。首先，檔案管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)分離一部分管理者負(fù)責(zé)動(dòng)態(tài)監(jiān)控，即監(jiān)控檔案室濕度以及溫度的狀態(tài)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)狀態(tài)有異時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整空調(diào)或抽濕設(shè)備，直至室內(nèi)狀態(tài)可達(dá)到最佳保護(hù)狀態(tài)。但內(nèi)部狀態(tài)的設(shè)定需要經(jīng)過專業(yè)人員的設(shè)置和驗(yàn)證，且隨著不同的外部天氣，檔案室內(nèi)部的室內(nèi)狀態(tài)也應(yīng)該做出對應(yīng)的調(diào)整。只有設(shè)定足夠多且足夠全面的計(jì)劃，才能夠保證被存放的實(shí)體檔案能夠處在相對穩(wěn)定的空間中，不會(huì)因?yàn)橥獠凯h(huán)境的變動(dòng)而產(chǎn)生形變或損壞現(xiàn)象。

實(shí)際上，人工管理雖然準(zhǔn)確和直觀，具有不可替代的應(yīng)用優(yōu)勢，但人工管理并不能隨時(shí)調(diào)用。故高校應(yīng)升級內(nèi)部監(jiān)控技術(shù)，例如煙霧監(jiān)控系統(tǒng)、智能墻面溫度監(jiān)控系統(tǒng)等。應(yīng)用前技術(shù)人員應(yīng)對檔案室的基本狀態(tài)進(jìn)行采集，并將變動(dòng)指數(shù)加以量化，一旦室內(nèi)溫度超出預(yù)定值，監(jiān)控系統(tǒng)便將完整的即時(shí)數(shù)據(jù)信息發(fā)送至總監(jiān)控臺(tái)，由管理者進(jìn)行商議決定下一步的搶救措施。而當(dāng)室內(nèi)環(huán)境變動(dòng)狀態(tài)幅度過大時(shí)，例如突發(fā)火災(zāi)時(shí)如若災(zāi)情過于嚴(yán)重，系統(tǒng)則可直接啟動(dòng)棚頂?shù)幕馂?zāi)應(yīng)急裝置，再即時(shí)通知管理員，如此便能將突發(fā)狀態(tài)中的損失降到最低。同時(shí)物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用模式相對自由，校方可以在擁有內(nèi)部技術(shù)管理人員的前提下進(jìn)行自由發(fā)揮，保證校內(nèi)檔案在穩(wěn)定且高效的環(huán)境中被管理。

三、基于物聯(lián)網(wǎng)背景的高校檔案服務(wù)體系改良途徑概述

（一）線上：關(guān)注個(gè)性需求

在高校智慧化管理模式中，線上功能與線下服務(wù)必須要做到不同層次但功能對應(yīng)且吻合，如此才能將服務(wù)效果提升至最優(yōu)。而線上工作如何在當(dāng)前的技術(shù)水平中做到最優(yōu)，便需要技術(shù)人員格外注重對其功能的設(shè)定。在物聯(lián)網(wǎng)背景下，個(gè)性化思維正被各個(gè)技術(shù)領(lǐng)域所看中，相比于固定的線上服務(wù)功能，用戶們實(shí)際上更加需要一個(gè)貼合自身操作習(xí)慣和操作偏好的系統(tǒng)功能。因此線上檔案服務(wù)體系便應(yīng)具有三點(diǎn)功能，其一為可提供差異性服務(wù)。不同用戶之間的服務(wù)內(nèi)容需具有明顯的偏好差異。故線上檔案服務(wù)便應(yīng)該支持用戶進(jìn)行個(gè)性化處理，這樣一方面可以貼合用戶自身的操作習(xí)慣，升級用戶體驗(yàn)。另一方面在滿足其習(xí)慣的狀態(tài)下，用戶參與服務(wù)的綜合效率也能夠被直接提升。例如部分人對于檢索服務(wù)擁有不同的個(gè)性化需求，一些人認(rèn)為在網(wǎng)頁頂端設(shè)置搜索服務(wù)能夠與計(jì)算機(jī)內(nèi)其他的任務(wù)保持穩(wěn)定的狀態(tài)，可方便他們同時(shí)完成多項(xiàng)工作。而也有部分人認(rèn)為，設(shè)置多個(gè)搜索端口可以更加自由的滿足他們的工作需求，與WORD、EXCEL等軟件同步應(yīng)用。其二為檢索服務(wù)。可為用戶提供傳送和引導(dǎo)功能，技術(shù)重點(diǎn)在于當(dāng)用戶提交搜索詞匯時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)根據(jù)用戶的操作習(xí)慣來重新優(yōu)化該詞匯，進(jìn)而為用戶提供更加精準(zhǔn)的檢索服務(wù)。但實(shí)現(xiàn)該點(diǎn)需要高校對軟件系統(tǒng)加以升級，并在PC端基礎(chǔ)上開通移動(dòng)智能端口，進(jìn)而為用戶提供更加全面和具體的檔案服務(wù)。針對此，高校方面可以購買外部空間中的計(jì)算機(jī)建設(shè)服務(wù)，也可以聘請專業(yè)的技術(shù)人員單獨(dú)開發(fā)適應(yīng)于高校檔案服務(wù)的軟件，依照高校檔案管理的特色來優(yōu)化檢索服務(wù)。在當(dāng)前時(shí)代中，所有傳統(tǒng)的管理工作都不應(yīng)該持續(xù)處在固化地位中。檔案管理雖然具有嚴(yán)肅特征，需要妥善處理，但在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持下，技術(shù)人員仍然要適當(dāng)活躍其服務(wù)特征，如提升檢索服務(wù)的多樣性，進(jìn)而再一步提升檔案服務(wù)的整體價(jià)值和可操作性。其三則為自我管理服務(wù)。自我管理服務(wù)仍舊以PC端和移動(dòng)端這兩種途徑為主，包含借閱狀態(tài)查詢以及清點(diǎn)歸還日期等功能。且當(dāng)高校可以徹底將檔案高效整理并編訂好對應(yīng)位置時(shí)，客戶端中還可以提供清晰的檔案定位服務(wù)，即直接提供檔案室的俯視圖，清晰標(biāo)準(zhǔn)檔案位置。對于一些核心檔案，高校可以為其進(jìn)行單獨(dú)定位，并將定位信息實(shí)時(shí)發(fā)送到物聯(lián)網(wǎng)管理頁面中，為高等級的管理者提供清晰的管理信息。

（二）線下：升級與培訓(xùn)

線下服務(wù)是高校檔案服務(wù)的主體，針對上文所述的欠缺點(diǎn)，線下服務(wù)的優(yōu)化成型應(yīng)以改良現(xiàn)狀為主。首先，校方應(yīng)盡快為檔案管理團(tuán)隊(duì)撥款，輔助其建設(shè)符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展特征的計(jì)算機(jī)設(shè)備。其次，校方應(yīng)聘請專業(yè)的計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人員，需保障高校現(xiàn)代化技術(shù)團(tuán)隊(duì)的綜合質(zhì)量與行動(dòng)力。對于校內(nèi)現(xiàn)有的技術(shù)人員，高校應(yīng)盡快引導(dǎo)其參與進(jìn)修，要用專業(yè)的教育資源升級校內(nèi)團(tuán)隊(duì)的技術(shù)水平。再次，校方應(yīng)從借閱卡角度入手，升級該卡的實(shí)際功能。例如以多卡合一的角度直接實(shí)現(xiàn)借閱者的身份認(rèn)證。身份認(rèn)證信息會(huì)在借閱者或查看者進(jìn)入檔案室后直接進(jìn)行記錄，并實(shí)時(shí)提交至網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，檔案室管理者可隨時(shí)對借閱者的信用信息以及個(gè)人信息進(jìn)行查看。但若要實(shí)現(xiàn)位置定位則需要高校使用GPS技術(shù)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)定位。在借閱的過程中需要注意的是，雖然定位功能能夠提升檔案調(diào)取的穩(wěn)定性，但一般情況下檔案不能借出。借出過程仍然要獲取高校檔案管理人員以及高層管理者的審核，確認(rèn)無誤后可以在固定范圍內(nèi)查看，除極特殊情況下不應(yīng)移動(dòng)到外部空間或拍照。為了保證這一條件可以被順利執(zhí)行，線下檔案室的管理人員應(yīng)該在借閱者進(jìn)入到檔案室范圍內(nèi)后，直接保留其具有拍照以及錄音功能的全部設(shè)備，只有線上線下均進(jìn)行全力維護(hù)，才能夠完善的保障檔案質(zhì)量。

（三）安全：意識(shí)與防護(hù)

在提升高校檔案服務(wù)安全性的階段中，高校可以從意識(shí)和防護(hù)這兩個(gè)角度入手。其一是技術(shù)維護(hù)人員，需提升其系統(tǒng)安全防護(hù)意識(shí)，并樹立及時(shí)更新、定期查驗(yàn)的工作習(xí)慣。其二是檔案使用者，使用者在利用客戶端完成查看后，應(yīng)及時(shí)退出登錄并清理登錄信息，利用防護(hù)手段盡可能減少安全隱患。而在防護(hù)范圍中，高校需及時(shí)關(guān)注RFID技術(shù)的更新狀態(tài)，一旦更新高校便應(yīng)升級自身加密技術(shù)。條件允許狀態(tài)下可建立校內(nèi)防火墻，直接屏蔽外來可疑信號。高校也應(yīng)成立實(shí)時(shí)備份技術(shù)，對于存儲(chǔ)在云端的檔案也需要備份雙份，務(wù)必要做到多重保護(hù)。

結(jié)語

綜上，文章以物聯(lián)網(wǎng)為背景，對高校內(nèi)部的檔案服務(wù)以及利用體系進(jìn)行了深入的構(gòu)建研究。研究結(jié)果表明，高校應(yīng)以線上線下作為主要思路來改良服務(wù)體系，并利用實(shí)體檔案和庫房管理這兩個(gè)管理思路來落實(shí)利用體系的“智慧化”特征。