高校會計憑證檔案數(shù)字化建設(shè)及安全管理

□楊莎莎 王琢琴 趙海濤

（太原工業(yè)學院檔案館 山西 太原 030008）

《會計檔案管理辦法》[1]第7條指出，單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計憑證檔案。第8條指出，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料，可以形成電子會計憑證檔案。會計憑證檔案信息化之后，可以實現(xiàn)會計資料的長期存儲，縮短會計檔案檢索的時間，提高會計憑證檔案檢索的效率和準確性。

高校會計憑證檔案是高校教學管理、科研管理、行政管理的原始記錄。高校會計憑證檔案的信息化管理，是高校財務(wù)管理工作的重要手段。多數(shù)高校在會計憑證檔案信息化的過程中，會遇到一些共性的問題，主要有以下幾點。

第一，《會計檔案管理辦法》中的會計檔案信息化，僅指電子會計檔案。在實際管理時，會計檔案包括紙質(zhì)會計檔案、電子會計檔案和計算機系統(tǒng)檔案[2]。

第二，會計檔案包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、財務(wù)會計報告和其他會計資料。就會計憑證檔案而言，原始憑證和記賬憑證需裝訂成冊，不可隨意拆開，這就加大了會計憑證檔案信息化的難度。

第三，會計憑證檔案具有保密性，儲存在計算機系統(tǒng)里會加大泄密的風險。因此，會計憑證檔案的信息化，只能是會計憑證檔案的數(shù)字化。即便如此，在數(shù)字化過程中也存在較多的難題，大多數(shù)高校的會計憑證檔案數(shù)字化難以實現(xiàn)。

1 高校會計憑證檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 數(shù)字化的會計檔案更具真實性

會計憑證檔案記錄著各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，有十分重要的作用。《中華人民共和國會計法》對會計憑證的種類、取得、審核、更正等內(nèi)容，進行了規(guī)定。就當前的反腐態(tài)勢和巡視工作的執(zhí)行力度，會計憑證檔案是明確和審核經(jīng)濟責任的重要依據(jù)。因此，必須保證會計憑證檔案的真實性。若只有紙質(zhì)檔案，當紙質(zhì)檔案外借后，就存在被修改的風險。無論會計憑證檔案管理人員如何嚴格管理，這些風險也一定會存在。如果實現(xiàn)會計憑證檔案數(shù)字化，即使紙質(zhì)檔案的真實性缺失，還有數(shù)字化的會計檔案作為依據(jù)，能夠?qū)崿F(xiàn)會計憑證檔案的安全管理。

1.2 會計檔案數(shù)字化更易實現(xiàn)

與會計檔案信息化相比，數(shù)字化更易實現(xiàn)。原因有以下幾點。

第一，高校會計檔案信息化是站在高校財務(wù)部門的角度進行研究的，可以使用財務(wù)管理系統(tǒng)研究電子會計憑證檔案及其文獻。但是，從高校檔案管理部門角度出發(fā)，會計憑證檔案屬于會計檔案，原始憑證和記賬憑證不易拆封，進行信息化較為困難。

第二，數(shù)字化是信息化的初級階段，檔案管理信息化的基本工作是以掃描和拍照為主的數(shù)字化檔案信息管理。由于會計憑證檔案具有保密性，一些人員無法進入檔案管理部門的信息化系統(tǒng)，只能將會計憑證檔案和記賬憑證檔案數(shù)字化，將其存儲起來，以保障會計憑證檔案的安全。

2 高校會計憑證檔案數(shù)字化建設(shè)的方法

2.1 將一定金額的會計憑證檔案進行數(shù)字化

因為高校會計憑證記錄所有經(jīng)濟事項，所以高校會計憑證檔案數(shù)量龐大。以太原工業(yè)學院為例，檔案館每年從財務(wù)管理部門交接的會計憑證檔案有500多卷。如果是規(guī)模較大的高校，財務(wù)管理部門移交檔案館的會計憑證檔案會更多。高校普遍存在會計檔案多而檔案管理人員短缺的現(xiàn)象，這就增加了高校檔案館會計憑證檔案數(shù)字化的難度。因此，選擇一定金額的會計憑證檔案進行數(shù)字化可以為檔案管理人員節(jié)省一定的時間和精力[3]。

2.2 使用高拍儀開展數(shù)字化工作

會計憑證檔案和記賬憑證檔案數(shù)字化的方式主要有3種。第一，通過相機拍照實現(xiàn)數(shù)字化。第二，通過掃描儀掃描實現(xiàn)數(shù)字化。第三，通過高拍儀拍照實現(xiàn)數(shù)字化。因為使用相機拍照要進行對焦，拍照的時間比較長，對工作人員的拍照技術(shù)也有一定的要求，所以工作效率低。這種方式可以實現(xiàn)會計憑證檔案的數(shù)字化，但工作量大時，此方法不適用。使用掃描儀掃描會計憑證檔案時，會擠壓檔案，加大損壞會計憑證檔案的風險。使用高拍儀既能避免損壞會計憑證檔案，也不需要對焦，更容易實現(xiàn)紙質(zhì)憑證檔案向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，是會計憑證檔案和記賬憑證檔案數(shù)字化的最佳方式。

2.3 對數(shù)字化的會計憑證檔案進行分類

對檔案信息進行分類是存儲檔案和檢索檔案的必要手段。《高等學校檔案實體分類法》規(guī)定，檔案分類的目的是統(tǒng)一全國高等學校的檔案實體，實現(xiàn)高等學校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準化和規(guī)范化。分類級別下設(shè)二級類目，三級類目由高校根據(jù)實際情況自行制定。

2.4 將數(shù)字化的會計憑證檔案進行多種備份

數(shù)字化的檔案以磁性介質(zhì)為載體，對存放環(huán)境要求較高[4]。為了防止數(shù)字化的會計憑證檔案被篡改和破壞，將數(shù)字化的會計憑證檔案進行備份是會計憑證檔案管理信息化的一個重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化的會計憑證檔案應(yīng)采取多種備份方式，避免因自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞等原因造成檔案損壞，保障數(shù)字化會計憑證檔案的安全性。

3 高校會計憑證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全管理

高校會計憑證檔案數(shù)字化建設(shè)具有必然性。目前高校進行會計檔案信息化時，普遍存在軟硬件設(shè)施落后、管理人員素質(zhì)低下、安全管理不到位、管理制度不健全等問題，這些問題都會對會計憑證檔案的安全產(chǎn)生很大的影響[5]。

3.1 明確會計憑證檔案管理人員的各自分工

高校會計憑證檔案的管理人員大部分是會計檔案的管理人員，通常負責紙質(zhì)會計檔案的管理工作。管理數(shù)字化會計憑證檔案可以是紙質(zhì)會計憑證檔案管理人員，也可以是電子會計憑證檔案管理人員。如果紙質(zhì)會計憑證檔案的管理人員與數(shù)字化會計憑證檔案管理人員相同，會加大會計憑證檔案被更改或破壞的風險；如果紙質(zhì)會計憑證檔案的管理人員與數(shù)字化會計憑證檔案管理人員不同，二者分工明確、各司其職，會降低會計憑證檔案更改或破壞的風險。因此，明確紙質(zhì)會計憑證檔案和數(shù)字化會計憑證檔案管理人員的各自分工，可以為會計憑證檔案的安全管理提供保障[6]。

3.2 制定三級存儲制度

將數(shù)字化的會計憑證檔案進行存儲和備份，即實現(xiàn)計算機、移動硬盤、藍光光盤三級存儲。首先，將會計憑證檔案錄入檔案管理信息系統(tǒng)，存儲在安裝檔案信息管理系統(tǒng)的計算機當中或?qū)⑵溥M行單機存儲。其次，將數(shù)字化的會計憑證檔案存儲在移動硬盤當中，一旦計算機感染病毒，數(shù)據(jù)丟失，移動硬盤可以起到備份檔案信息的作用。最后，數(shù)字化的會計憑證檔案應(yīng)該存儲在藍光光盤當中。因為計算機容易被病毒感染，移動硬盤容易受到物理損壞，只有將其刻錄到藍光光盤中，才能實現(xiàn)長期保存且不易被損壞。

3.3 制定定期存儲制度

已經(jīng)數(shù)字化的會計憑證檔案需要定期進行計算機、移動硬盤、藍光光盤三級存儲，保證會計憑證檔案能夠及時更新。這種更新，只能是對新數(shù)據(jù)的存儲，而非完全覆蓋之前已經(jīng)數(shù)字化的數(shù)據(jù)，這樣可以最大限度地避免已經(jīng)數(shù)字化的數(shù)據(jù)被修改。因此，定期存儲數(shù)字化的會計憑證檔案，可以保障會計憑證檔案得到安全管理。

3.4 制定外借制度

高校對于檔案查閱、借閱制度的建設(shè)不是很嚴格。特別是檔案的借閱制度，很容易出現(xiàn)外借檔案被修改的現(xiàn)象。檔案外借被修改之后，檔案管理人員會被追責和處分。因此，在什么情況下，何人的簽章可以借閱數(shù)字化的憑證檔案，就顯得十分重要。1998年實施的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，會計檔案原則上不外借，外借時需要單位負責人簽章。2016年實施的《會計檔案管理辦法》沒有對會計檔案的外借做出規(guī)定。但一些部門因工作的需要，會借閱大量的會計憑證檔案，借閱周期也比較長。這就需要高校嚴格制定、執(zhí)行外借制度，保障會計憑證檔案在外借期間的安全性及準確性。

3.5 制定保密制度

除了可以公開的檔案，高校的很多檔案本身具有保密性。會計檔案涉及到高校的很多業(yè)務(wù)往來、決策咨詢資料、會計數(shù)據(jù)、財務(wù)安排、財務(wù)會議記錄、財務(wù)報告等信息。所以，和其他檔案相比，其保密程度相對較高。數(shù)字化憑證檔案具有傳遞速度快，易于保存和修改等特征，因此，數(shù)字化會計憑證檔案的管理人員應(yīng)具備較高的職業(yè)素養(yǎng)。定期對數(shù)字化會計憑證檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高其保密意識，并且能夠在實際工作中履行義務(wù)，保證會計憑證檔案中的保密信息不被泄露[7]。

4 結(jié)束語

數(shù)字化的會計憑證檔案存在的風險具有二重性，即一般檔案信息化的風險和會計憑證檔案固有的風險[8]。為了實現(xiàn)對會計憑證檔案的規(guī)范管理，高校應(yīng)建立行之有效的會計憑證檔案安全保障體系，只有這樣，才能保證會計檔案的安全。