檔案管理過程中的主要問題及對策措施

劉麗艷（中山市蘭臺檔案事務咨詢服務有限公司，廣東 中山 528400）

當前，我國社會現代化建設進程不斷加快，我們已經進入了信息化時代，現代化科學技術得到了廣泛使用，人們對文書檔案管理工作提出了新的要求，需要對管理模式進行調整，為人們提供優質的服務。在社會發展中，知識是重要的內容在動力，文書檔案檔案管理人員應該認清當下形式，適應現代化發展，對文書檔案的管理現狀進行綜合分析，能夠抓住發展機遇，對文書檔案管理模式進行創新，進而實現文書檔案的現代化管理。

一、文書檔案現代化管理的重要性

（一）實現文書檔案的價值

對于文書檔案來說，很多信息資料具有一定的隱蔽特征，有些潛在利用價值的資源未能被開發出來，人們還不能完全利用文書檔案。如果文書檔案不能得到充分的開發，很難實現相應的社會效益。為了實現文書檔案的現代化管理，要深入挖掘對文書檔案信息，進而轉化成社會生產力，促進社會發展。

（二）有助于加快經濟發展

在我國市場經濟中，經濟體制的改革進程不斷推進，由計劃經濟時代逐漸發展成為了如今的市場經濟。在現階段看來，我國以經濟建設為中心，在這樣的局面下，實現文書檔案現代化管理具有重要意義，對經濟發展具有重要影響。

（三）加快文書檔案公開化

目前，文書檔案公開可以為人們提供豐富的資料，對和諧社會的構建具有重要意義。在文書檔案中，不僅包括了諸多的文化內涵，還可以對市場發展趨勢進行有效分析，通過現代化文書檔案的管理模式，能夠加快信息建設，進一步公開了文書檔案。

二、文書檔案現代化管理存在的問題

（1）在編研成果方面，質量不高，在一定程度上，具有信息衰減問題。對文書檔案進行編研的過程中，信息衰減是普遍存在的現象，由于編研人員的能力不足，現代化管理水平較低，進而影響了編研質量。

（2）文書檔案的服務水平較低。當人們進入檔案室中，對相關資料進行獲取時，幾乎不能享受到優質服務，有時候受到了網速的影響，有時候原件是不完整的，很難滿足人們的實際需求。

（3）影響因素較多。在很多檔案館中，多數的基礎設施都十分陳舊，獲得的經費較少，有時候也會受到場地等因素的制約，不能對文書檔案進行深度開發，嚴重降低了文書檔案的管理水平。

（4）檔案現代化建設比較滯后。對文書檔案進行管理時，現代化的信息收集手段比較落后，往往花費大量的時間，嚴重弱化了文書檔案的位置，相關部門也未能重視文書檔案的現代化管理。

三、文書檔案的現代化管理對策

（一）積極展開文書檔案收集工作

（1）建立完善的檔案管理制度。對文書檔案的管理制度進行建立時，要從實際情況出發，對管理目標進行進一步說明，確保管理制度的可行性，相關領導也應該參與到制度的建立中，在議事日程中，對文書檔案的現代化管理繼續探討，相關部門在收集檔案時，要按照相關標準辦事，強化管理人員的責任意識，履行自身的崗位職責。不僅如此，不管是兼職檔案人員，還是全職檔案管理人員，都應該建立相應的考核機制，根據文書檔案收集結果，展開評比活動，可以采取獎懲機制，進而樹立文書檔案管理人員的現代化管理意識。在考核中，如果有人不達標，可以給予相應的懲戒措施。

（2）豐富文書檔案的收集方式。對文書檔案進行日常管理的過程中，檔案接收與歸檔都要按照具體的流程來實施，要保證文書檔案的完整性，作為專兼職檔案員，不僅要隨時收集，還需要及時了解當下的社會動態，進而實現現代化管理目標。

（二）加強人才隊伍建設

為了提高文書檔案的管理水平，要采用現代化的管理方式，保證文書檔案得到了充分利用，因此，要針對檔案管理人員，做好相關培訓活動，提高他們的管理水平。檔案管理人員要保持良好的職業操守，不斷提升自身的道德素養，在實際工作中，堅持客觀、公正，全身心投入到文書檔案的現代化管理中，進而提升文書檔案的利用率，一般來說，在檔案管理機構中，以及相關職能部門中，針對檔案管理人的管理水平，要切實提升，讓每個人明確自己的工作內容，積極應用考核及時，對現代化管理技術進行培訓。對于兼職檔案員，要對工作內容進行科學安排，無論是兼職檔案員，又或者全職檔案員，他們的檔案管理質量都應該與納入與崗位晉升，以及獎金等進行掛鉤，進而強化檔案員的現代管理意識。除此之外，還要對檔案員進行相應的技能培訓，如果檔案員掌握了現代化管理技術，自然會提升文書檔案的管理水平。對于新進的檔案員，提供正確的指導，使他們盡快熟悉的自己的工作崗位，進而推進文書檔案的現代化管理進程。

（三）重視文書檔案的信息化建設

（1）針對文書檔案的現代化管理情況，對反饋工作機制進行全面建設。相關檔案機構要從實際情況出發，對規章制度進行科學構建，發揮制度的作用，進一步規范文書檔案的現代化管理，另外，還要展開反饋工作，相關責任人要定期匯報工作情況，以反饋報告形式進行匯總，各部門之間要保持良好的交流，為文書檔案的信息化建設打下基礎。

（2）落實反饋信息收集工作，對文書方案信息的反饋渠道進行豐富。作為檔案的管理人員，要根據現代化管理情況，及時反饋，樹立現代化管理理念，在檔案管理中，強化主動意識，采取現代管理方式，豐富檔案信息的反饋渠道。可以設置相應的意見箱、登記表等，對有效的傳統反饋工具進行保留，然后，積極應用網絡技術、信息技術等，接受電子郵件、網站等反饋信息，進而獲得更多的信息。

（3）深入研究反饋信息。根據收集的反饋信息，要全面分析，檔案人員應該以相關的反饋信息為基礎，積極采納有效的建議，對檔案信息的管理工作進行全面完善，挑選出有利用價值的信息資源。根據收集的反饋信息，構建系統的分析處理機制，制定專人負責這項工作，防止反饋信息的偏差，提升文書檔案的現代化管理水平。

（四）提升檔案編研工作質量

在檔案編研中，為了滿足社會各界的需求，應該應用現代化技術，對檔案信息進行深入加工，并且，具有良好的預見性，在編研的過程中，保持創新精神，收集豐富的信息資源。在文書檔案進行編研的過程中，對階段性的管理工作要進行分析，研究編研成果，從客觀角度來考慮，處理要真實編寫，更高要深入研究，將編寫與研究結合起來，對文書檔案資采取分段管理的方式，充分利用現代化技術，比如，網絡技術等，從而得到具有研究價值的資源，只有這樣，才能編寫出具有利用價值的信息。在編寫方式方面，要進行聯合編研，通過這樣的方式，可以節省大量的資金，對單個檔案室的文書檔案進行了豐富，進而提升編研質量，促進文書檔案朝著現代化管理方面發展，最終，實現文書檔案自身的價值。

結語:

綜上所述，文書檔案的現代化管理直接影響著社會發展，對信息的公開，以及現代化建設具有重要影響，這項工作是受到了人們的重點關注，也是時代賦予檔案人員的重要任務。作為檔案管理人員，要充分正確文書檔案的現代化管理的重要性，不斷提升自身的管理能力以及綜合素質，在文書檔案的現代化管理過程中，要提升編研工作質量，積極挖掘隱蔽價值的信息資源，進而推動社會生產，促進文書檔案的現代化管理工作的健康發展。