試論基層單位檔案管理存在的問(wèn)題和應(yīng)對(duì)措施

(重慶市豐都縣委黨校 重慶 400000)

檔案在保證單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行具有重要的作用。就檔案管理而言，國(guó)家制定了相應(yīng)的工作管理制度，來(lái)規(guī)范檔案管理的正規(guī)性，各個(gè)企事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，在法律法規(guī)規(guī)定的范圍之內(nèi)，按照各個(gè)基層單位的工作性質(zhì)和服務(wù)范圍，制定符合自身情況的檔案管理體系，發(fā)揮檔案優(yōu)勢(shì)，不斷建立和完善檔案管理體系。就本文而言，在結(jié)合實(shí)踐的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前基層檔案管理存在的問(wèn)題及針對(duì)這些問(wèn)題提出相對(duì)性的改革措施，具體分析情況如下：

一、基層檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

(一)基層檔案管理過(guò)程中人力、財(cái)力投入力度不足。就基層單位而言，受到編制的限制，對(duì)基層人力和財(cái)力投入不足，導(dǎo)致基層檔案管理人員多數(shù)非專(zhuān)業(yè)人員，一般身兼數(shù)職，因此專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，只能每天機(jī)械的完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)派發(fā)的任務(wù)，不能高效的完成檔案歸類(lèi)等工作，造成檔案存放雜亂，不利于檔案的搜索及利用，甚至有檔案丟失的情況發(fā)生，造成單位員工及單位的沖突，不利于單位和諧及單位工作的順利開(kāi)展。

(二)基層單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較薄弱。基層單位的資源比較少，基層領(lǐng)導(dǎo)干部很大一部分人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，重視程度不高，有的基層單位甚至沒(méi)有自身檔案存放地方，更不要說(shuō)形成專(zhuān)門(mén)的檔案管理體系，多數(shù)只停留在紙上談兵的階段，并沒(méi)有落實(shí)到實(shí)處，檔案存放雜亂無(wú)章，根本沒(méi)有合理的利用資源。

(三)基層工作環(huán)境簡(jiǎn)陋，安全性差。基層最貼近群眾、貼近生活，條件比較差，加上基層領(lǐng)導(dǎo)干部并不是十分重視檔案管理工作，檔案存放工作環(huán)境也是極其簡(jiǎn)陋，安全設(shè)施比較差，容易發(fā)生火災(zāi)等，有的基層單位甚至沒(méi)有單獨(dú)的存檔辦公室，檔案放在公共辦公區(qū)域內(nèi)，不利于工作人員或者其他部門(mén)查找方案，也不利于保證檔案的保密性。

(四)檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高。基層條件比較差，人力和財(cái)力的投入不足導(dǎo)致有些基層單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)檔案管理隊(duì)伍，即使有也是兼職，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性較低，使得檔案的存檔和整理不具備規(guī)范，不利于業(yè)務(wù)的發(fā)展，而且兼職人員的流動(dòng)性比較大，頻繁的換檔案管理人員，檔案交接中難免會(huì)出現(xiàn)各種不同的問(wèn)題，不利于檔案管理工作的開(kāi)展，增加后續(xù)的管理工作出現(xiàn)推諉扯皮的風(fēng)險(xiǎn)。

(五)不能合理開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源。檔案管理是目的是為了開(kāi)發(fā)和利用。但是現(xiàn)實(shí)生活中，無(wú)論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，只是單單將檔案檔案進(jìn)行收集和整理，并沒(méi)有利用現(xiàn)代技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，失去了檔案本身的社會(huì)價(jià)值，沒(méi)有充分的利用和開(kāi)發(fā)出檔案資源，造成資源的浪費(fèi)。

二、解決檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

(一)建立健全檔案管理體系。無(wú)規(guī)則不成方圓，基層管理要建立和單位性質(zhì)相適應(yīng)的檔案管理制度，凡是以規(guī)則辦事，規(guī)范自己的行為，在制定規(guī)則的同時(shí)要注意規(guī)則的可操作性及實(shí)用性，遵守言簡(jiǎn)意賅的原則，充分發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的價(jià)值，一旦形成規(guī)章制度，所有人要無(wú)條件遵守，人人平等，以規(guī)則約束員工，建立完事的檔案獎(jiǎng)懲機(jī)制，及時(shí)有效的進(jìn)行獎(jiǎng)懲，對(duì)好的行為要及時(shí)表現(xiàn)，那些破壞檔案工作或是不嚴(yán)格履行規(guī)章的人嚴(yán)格處分，這樣才能形成好的檔案管理行為。

(二)基層工作實(shí)踐中要積極提高檔案管理水平。檔案管理十分重要，基層管理人員要自上而下的重視，要積極宣傳檔案管理的作用，充分發(fā)揮檔案管理的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)作用，明確檔案管理對(duì)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行的意義，突出檔案管理工作的重要性；重視培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)檔案管理人員及檔案監(jiān)督人員，檔案管理人員要專(zhuān)業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的履行檔案管理工作，檔案監(jiān)督人員主要負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查，確保檔案工作的順利進(jìn)行，制定基層員工檔案管理考核制度，將管理行為作為工資考核的關(guān)鍵指標(biāo)之一，定期公示考核結(jié)果，讓檔案管理人員意識(shí)到自身不足，樹(shù)立檔案管理的榜樣，帶動(dòng)檔案管理的有序發(fā)展，同時(shí)要制定和實(shí)施檔案管理工作質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

(三)利用現(xiàn)代科技推動(dòng)檔案信息化管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展可以極大提高工作效率和工作質(zhì)量，基層檔案管理部門(mén)要積極的學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)及生產(chǎn)設(shè)備，建立高效信息化的管理檔案，合理管理基層檔案，提高保存壽命及保存的完整性，提高檔案檢索的效率，縮短查詢(xún)時(shí)間。基層檔案管理人員首先要及時(shí)整理和收集本單位檔案，只有及時(shí)性收集，能保證檔案的實(shí)效性，其次，檔案管理應(yīng)該應(yīng)用當(dāng)前科學(xué)技術(shù)，加大對(duì)計(jì)算機(jī)和相關(guān)配件設(shè)施的投入，形成電子化檔案，紙質(zhì)數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)同時(shí)存檔，最后，要利用網(wǎng)絡(luò)的共享性，向全社會(huì)提供一流、專(zhuān)業(yè)和最新的檔案信息，實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的全社會(huì)共享，方便利用者高效利用檔案信息。

(四)加強(qiáng)檔案保密工作。檔案部門(mén)及存檔部門(mén)必須獨(dú)立，這樣就能保證檔案保密性。國(guó)家對(duì)檔案管理要求有嚴(yán)格的規(guī)定，對(duì)保密性要求極高，黨校管理人員要設(shè)置專(zhuān)職人員進(jìn)行負(fù)責(zé)保護(hù)，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案保護(hù)區(qū)域，嚴(yán)禁泄露檔案機(jī)密，防止威脅和損害單位本身和國(guó)家的利益與安全。在存檔過(guò)程中做好檔案前期準(zhǔn)備工作，科學(xué)區(qū)分、判定檔案的利用及控制范圍，積極的學(xué)習(xí)，必要的時(shí)候向相關(guān)部門(mén)專(zhuān)家請(qǐng)教把關(guān)。檔案管理者根據(jù)制定的規(guī)章制度，充分行使好職責(zé)，要具有前瞻性和預(yù)見(jiàn)性，控制好檔案的適用范圍，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的管理者進(jìn)行中審，重點(diǎn)對(duì)初審中沒(méi)能判定利用與控制使用的部分檔案確定范圍；由業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)初審和中審的情況綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放否。只有完整的保密體系，才能確保檔案管理的合理性。

(五)檔案管理中要做好檔案利用的基礎(chǔ)工作。檔案管理要在原來(lái)基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)的整理，合理的分工安排，從而達(dá)到科學(xué)分類(lèi)、合理組卷、清楚編目、系統(tǒng)排列的要求，提高檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)按照適應(yīng)利用后檢索與管理的要求，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，有利于檔案的檢索，提高檔案的利用率，提高工作效率。對(duì)一些珍貴及重要的檔案，要采取多種方式進(jìn)行存檔，多種備份，提高資料的使用壽命及利用率，采用現(xiàn)代科技設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化信息化管理。

綜上所述，基層單位檔案管理工作中存在檔案管理的人力、財(cái)力投入力度不足；基層單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較薄弱；基層工作環(huán)境簡(jiǎn)陋，安全性差；檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高；不能合理開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源等問(wèn)題，對(duì)此首先要引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，建立完善、科學(xué)的檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理模式，應(yīng)用現(xiàn)代科技推動(dòng)檔案信息化管理，加強(qiáng)檔案保密并做好檔案利用的基礎(chǔ)工作，不斷提高工作效率與質(zhì)量，推進(jìn)檔案管理的高效運(yùn)行。