淺談檔案管理創新在事業單位中的意義

(武漢市規劃研究院 湖北 武漢 430000)

一、檔案管理工作具有的意義

事業單位是否具有業績或者是否具有一定的管理水準的重要體現是檔案管理工作是否科學規范。一個事業單位在發展過程中會有很多優秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，而要想了解單位的歷史經營業績就必須通過檔案來查詢，所以單位的科學發展離不開檔案的管理工作。近些年來我國社會經濟的發展越來越快，在這一大背景下，改變檔案管理的傳統觀念，多嘗試新的管理方式，讓單位的發展成果的實際情況真實的反映出來。將檔案管理和經營管理結合，這樣就把單位的資源配置制定了，從而就體現出了單位在未來的發展情況，這對單位的經營和管理都具有非常重要的意義。綜上所述，檔案管理工作對于社會發展以及提高單位競爭力是非常重要的。

事業單位的檔案是在長期社會實踐活動中形成的，是對過去工作的真實記錄和單位歷史發展情況的客觀反映，對單位的經營管理和領導決策具有重要的輔助作用。單位工作人員可以通過分析檔案資料，對過去的工作進行總結，吸取前人的經驗教訓，并根據現階段事業單位的發展現狀制定科學合理的發展規劃和管理決策。另外，可以為相關部門和人員提供信息資料的查找等服務，一旦事業單位涉及到司法訴訟等情況，檔案查詢功能就能夠很好的發揮作用，從而確保事業單位的合法權益不受侵害，實現健康持續發展。由此可見，加強事業單位檔案管理是非常必要和重要的。

二、檔案管理存在的問題

分析檔案管理工作的意義過后，我們來探討一下檔案管理存在的問題。事業單位的管理模式與檔案管理觀念之間存在限制，檔案管理工作中由于部門比較多，在管理中無法實現統一管理，這種問題的存在主要是因為我國經濟體制在安慰市場經濟的過程中，單位的檔案管理部門不斷增加，其管理模式從舊體制向新體制轉變。近年來，我國檔案管理部門因為部門眾多而出現管理模式上的不同，有些單位的檔案管理工作存在完整性、準確性以及客觀性方面的問題，檔案管理對個人的人生經歷有完整的反映，所以目前單位的檔案管理檔案管理工作應該要充分體現出自身的客觀性、準確性以及完整性特點，這樣才能夠對企業的發展起到積極作用，否則將無法體現出檔案管理的意義和價值。有些單位的檔案管理工作中還存在完整性、客觀性等方面的問題，信息也仍然存在不準確性。這也提醒企業領導要重視檔案管理的工作。

三、檔案管理工作創新的意義

(一)檔案管理工作的創新是適應我國社會發展的需要

創新，實際上就對于一個事物本身進行發展、進步的根本措施。在當前社會體系飛速發展的過程中，大量事物進行更新的周期頻率也在持續不斷的減少。而為了對于當前復雜程度不斷提高的社會環境、經濟進行應對，組織機構本身就應當要將各個重要的本職工作做好，并且以此為前提來對于組織進行進行完善、發展，達到整正實現與社會共同進步的目的。從以上的現象來看，能夠明顯的發現，檔案管理工作本身是無法離開創新的，只有采取了科學合理的創新措施，才能夠滿足組織機構在不斷發展過程中所提出的需求。

(二)檔案管理工作的創新是促使組織機構實現可持續發展的保證

傳統的檔案管理是完全借助檔案管理人員的經驗以及習慣進行具體的工作。在對該崗位進行招聘時，主要是把經驗作為一個主要的選拔標準，這種檔案管理模式嚴重缺乏科學性和專業性，它的弊端可以總結為：第一，對檔案管理人員的更新、流動造成嚴重的制約，使之無法適應現代社會環境的發展。第二，檔案管理中大都是些書面的資料、數據和信息，以至于信息的可信度和有效信不高。結合以上兩點可以看出，創新在檔案管理中的作用：第一，檔案管理工作的創新有助于實現組織機構的內部信息資源建設；第二，依托檔案管理工作的創新促使管理水平的增強，因此也為各項決策和管理工作給予更加準確、專業、直觀的信息；第三，檔案管理工作的創新有效實現組織機構的健康持續發展。

(三)檔案管理工作的創新是檔案管理水平得以提高的主要手段

在我國，檔案管理水平最普遍的一個問題是，檔案管理工作大都局限于對一些書面的資料、數據、信息進行籠統的分類和儲存。如果對檔案信息有需要，也只能采取比較被動的方式進行查詢。這樣很大程度上使“檔案的價值”被消弱。另外，現代社會信息化程度加大，計算機得到最大范圍的普及和運用，隨之而來的是不同版本、不同性質、不同形式的資料檔案，這樣就促使傳統的檔案管理處于困境之中，無法滿足現實社會的需要。因此只有檔案管理方法和管理手段的創新，化被動查詢為主動提供，才能實現檔案整正的價值得到體現，才能實現檔案管理水平的提升。

四、檔案管理工作創新的主要手段

(一)檔案管理工作觀念的創新

觀念創新一直以來都是當做是管理創新實現的一個重要前提因素。觀念創新實際上是直接貫徹在整個管理創新流程之中，它的存在以及水平高低與否，是確保管理創新最終能否得以成功的關進所在。

(二)檔案管理工作的信息化重組

現代社會是一個信息化發展不斷深入的社會，檔案管理工程已經逐漸從傳統的紙質載體以及物質載體之中脫離出來，更多的對多媒體技術、磁盤、光盤等技術加以運用，已經不單單是書面性的檔案材料。

(三)規章制度的完善和工作方式的創新

檔案工作的中心是檔案服務。只有通過服務，才能實現檔案其整正的價值，才能實現社會經濟與檔案事業的和諧發展，才能保證檔案事業始終充滿活力，才能確保檔案事業的健康持續發展。檔案為創新服務，基于此，應該重點對檔案服務范圍以及內容創新，并且還需要注意檔案服務方式的創新。

(四)管理人員能力、素養的不斷提升

要實現檔案管理的創新發展，必須基于崗位人員的業務操作，因此對管理人員的培養工作必須加強，實現管理人員管理水品和職業素養的提升。

五、總結

創新是檔案工作進一步發展的必然選擇。在實踐中，檔案工作要創新，則必須要有科學的態度，事實求是的精神。隨著社會的不斷進步發展，作為檔案工作的推動者的工作者們，必然要走出傳統的思維，培養敏銳的洞察力和靈活的思維，面對新情況、新問題要努力開拓新思路，形成新的、完整的工作程序，用完善的制度和嚴謹的態度規范檔案工作，實現檔案工作的靈活、高效運行，創造出更多有價值的檔案信息服務，為社會提供更全面的服務，為社會經濟的發展做出一份貢獻。