淺議干部人事檔案數字化

周官俊（四川省資陽市雁江區人力資源和社會保障局人才流動服務中心 四川 資陽 641300）

干部人事檔案數字化是指隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術（錄音、錄像）、數據庫技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

一、干部人事檔案數字化的重要意義

（一）檔案數字化能提高經濟效益 現在的干部人事檔案管理，一般都是實行的庫房管理，而且對各項指標的要求都很高，必須配備空調、去濕機、滅火器等設備，并要求達到“八防”標準。檔案數字化的優勢是將傳統的紙質為載體的檔案信息轉化為數字化檔案信息，節省了保管費用和占地空間，突破了空間的局限，從而避免了空間的浪費。

（二）檔案數字化能提高辦公效率 干部檔案信息數字化，加強管理系統建設，不僅可以通過計算機管理系統進行查閱，而且可以通過互聯網實現遠程調用，使異地調閱利用成為可能。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間。與此同時，檔案數字化還使查詢資料變得非常簡單，真正讓利用者做到足不出戶便知天下事，而且利用者還可以不受時間的限制，可以隨時上網利用檔案電子資源。

（三）檔案數字化能優化檔案管理質量 檔案數字化要求檔案管理人員必須加強學習，更新專業知識。檔案部門不僅需有針對性的吸收專業型的人才充實到檔案隊伍中來，而且需要培養一批既能熟悉計算機技術和信息、網絡技術，又熱愛檔案事業的專門人才，以滿足電子檔按管理的需要，還要對檔案管理人員進行電子檔案基礎知識、計算機管理技術、數字通信技術的強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現狀，改善管理者的隊伍結構，提高管理者的綜合素質。

（四）檔案數字化能有效保護原始文件 干部人事檔案需要長期保存，如何安全、完整、有效地保護原始文件是檔案管理的重中之重。但是由于紙質材料所特有的缺點，大大增加了保護原始文件的難度。長年累月的翻閱，可能使這些原始資料損耗；時間的流逝，可能使這些原始文件風化；更甚者，一場意外就會使這些原始文件遭到毀滅性的破壞。而通過檔案的數字化管理，不僅可以替代原件使用，有效的保護原件，也可以實現從手工查閱到電腦查閱的轉變，省去了查找時間，提高工作效率，減少對原始檔案的翻閱次數，延長其使用壽命。

二、檔案數字化所面臨的難題

（一）數字化檔案專業性人才不足 原來的檔案管理人員大多是年齡較大的人群，對電腦的操作也不是很懂，而年輕的一代人又認為檔案管理這些工作過于枯燥，沒有新鮮感，很多年輕人都不是很喜歡這項工作，因此檔案數字化就存在缺失專業不足的人才，這給檔案數字化帶來了很大的困難。檔案數字化是采用先進的數字技術，因而急需要具有較高專業素質的人員，能熟練地掌握現代基本信息技術的人員。

（二）檔案數字化的經費不足 檔案數字化是一項系統工程，經費困難是檔案在數字化建設中普遍遇到的一個非常棘手的問題。數字化建設是一個龐大的工程，其建設和維護需要大筆資金，數目之大是任何檔案管理單位都無法依靠自己的力量來解決的，需要大量資金來滿足數字化過程中技術、設備和人力等支出。但是檔案價值的發揮往往是一個長期的過程，這就使得有些單位在檔案管理工作中對數字化工作的懈怠甚至是反對。另外，在資金投入時，往往存在設備比重大，技術、人力投入比重小的現象，造成后期數字化的檔案無法被有效識別、讀取，對前期投入造成極大浪費

（三）檔案數字化信息的安全性不足 檔案的安全保密問題已成為檔案數字化管理面臨的突出問題，雖然在紙質環境中也存在泄密與信息丟失問題，但計算機與網絡的應用使得安全保密問題面臨更多的不確定因素和更嚴重的隱患，這體現在網絡帶來的安全隱患上。 隨著檔案信息數字化進程的不斷推進，網絡成了檔案信息實現資源共享的載體，但由于網絡技術和計算機技術的日益成熟，網絡黑客的出現，在數字化進程中，如何加強檔案信息的保密措施，確保人事信息的安全性，仍是干部人事檔案所應面對和急需解決的一大難題。