信息化技術在工程檔案管理中的應用

尹秀桐（中國原子能科學研究院，北京 102413）

引 言：近年來，信息化技術在工程檔案管理當中應用不斷拓寬，進一步提升了工程企業的檔案管理水平，受到各個方面的高度重視。工程企業將信息技術應用于工程檔案管理，一方面，許多建設檔案可以實現電子化，實現長期保存，有效減少了以往的保管空間，減少了檔案管理方面的投入，另一方面，信息化管理使得檔案易于保存，可以多個備份，有效的延長了檔案的保管期限，不容易出現丟失等現象，這些都是工程檔案信息化管理的好處。然而，當前工程檔案管理信息化還存在許多有待完善之處，在制度建設、人員培訓等方面還需要進一步加強，只有這樣，才能充分發揮信息化在工程檔案管理方面的作用。

1 當前信息化技術在工程檔案管理中應用的情況分析

1.1 工程檔案管理非常復雜，需要建立和完善相關的規章制度，明確檔案管理人員的基本職責，盡量減少權責交叉現象，然而，在實際的信息化檔案管理中，不少工程企業的檔案管理人員不太熟悉信息化的基本要求，在開展信息化管理上的積極性也不是太高，并且不少管理制度也是流于形式。

1.2 檔案管理信息化，不同于以往的以人為主的管理模式，需要工程企業在網絡設備等方面都要有一定的投入，這些基本的網絡硬件設備必須得有，并且經常開展維護，確保始終處于正常運行狀態，當前的基本現狀是大多數的工程企業由于施工的流動性，雖然也配置了一定數量的計算機等信息技術設備，但是，卻疏于管理，各種檔案管理信息化設備經常出現故障，一定程度上影響了檔案管理工作。

1.3 工程檔案包括的內容非常復雜，通過信息化技術手段對檔案進行再處理，這就要求檔案管理人員必須掌握一定的檔案信息化管理的基本技術手段，因此使得檔案管理信息化具有非常強的技術性特點，需要有一定的熟練改的技術人員懂得計算機技術、信息技術等多種科學技術，在實際的工程企業檔案管理工作中，這方面還是明顯欠缺的，當前從事檔案管理工作的人員以年齡較大的員工為主，他們對這些信息技術缺少一定的了解。

2 工程檔案管理應用信息化技術的基本目標

2.1 工程檔案管理信息化是大勢所趨，尤其是隨著工程企業各種檔案材料的增多，需要保存時間的延長，及所占用空間的增大，這些都要求開展信息化檔案管理，以此來提高檔案管理水平，因此，在檔案信息化管理上，工程企業必須充分認識到信息技術的重要性，要根據自身情況，從每個企業科室或者部門的最高層抓起，逐步提高所在對檔案中應用信息技術工作的重視程度。同時，還需要針對不同的檔案管理情況，制定信息化檔案管理基本目標，先期對以往的檔案進行信息化處理，逐步將現有的紙質檔案歸攏到信息化平臺上，同時，還要對今后的信息化工作進行安排和部署，確保各項信息化工作能夠有計劃的開展。在實施目標制定的過程中，既要與實際情況相結合，又要高屋建瓴，與未來的發展趨勢相協調，這樣才能最大限度的提高工程企業檔案管理工作與信息化技術相結合的水平，也使得檔案管理信息化更好的服務于工程企業的改革發展。

2.2 通過對大量的工程企業檔案管理在應用信息技術當中的分析研究發現，實施要素在信息化進程中占有相當的位置，是非常重要的，這些要素包括的內容也非常的多，通過方案的形式明確了當前和今后檔案管理信息化發展的基本任務、重難點，例如，工程檔案管理要完成的階段性任務、要達成的基本目標、信息技術局域網與廣域網服務項目等，這些實施要素的不同，也在很大程度上決定著每個工程企業檔案管理在應用信息化技術上的不同。有了不同的實施要素，也就需要針對性制定不同的考核管理辦法，每個考核辦法也需要充分考慮每個工程企業以往檔案管理的基本情況、現階段檔案管理應用信息化技術的基本條件等一系列因素，從而選用不同的評估方法，例如指標體系方法、概述性描述方法等。

3 當前推進信息化技術融入工程檔案管理的基本策略

3.1 加快培養信息化技術人才。工程企業需要充分認識工程檔案信息化的重要性，成立專門的領導小組，統籌謀劃好信息化工作，同時，還需要組建一支高素質的檔案管理專門隊伍，定期對他們開展各種類型的信息化技術培訓，幫助他們準確掌握信息化過程中出現的問題，正確認識當前存在的不足，以此實現信息化技術與檔案管理更加密切的結合。

3.2 扎實推進硬件設施建設。工程企業根據發展需要，必須將工程檔案信息化管理融入到改革發展方案中，從而確保一定的經費、人員等的支持，對于計算機等配置不夠的，及時進行補充完善，同時，聯系專門的技術人員對局域網、廣域網、網絡設備等定期進行檢修，及時發現各種潛在問題，對于存在問題的，及時進行修復，確保不影響檔案信息化管理工作。

3.3 制定明確的應用目標。每個工程企業都要高度重視工程檔案信息化管理工作，準確分析當前信息化建設中存在的問題，進而明確基本的實施目標，分階段、分層次推進檔案管理對信息化技術的應用，同時，還需要完善相關的考核評價標準，從而將檔案管理信息化與工程企業的發展有機結合起來。

結束語：近年來，在工程檔案管理中應用信息化技術是大勢所趨，工程企業必須主動融入，認真分析自身存在的問題和不足，有針對性的采取措施，逐步推進工程檔案管理應用信息化技術的質量水平，這樣才能更好的推進工程檔案管理工作。