流動(dòng)人員人事檔案信息化管理淺析

王宇晗（湖北大學(xué)圖書(shū)館, 湖北 武漢 430062）

一、流動(dòng)人員人事檔案信息化管理之現(xiàn)狀

（一）流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展不均衡

信息化是流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的重要手段和發(fā)展方向。經(jīng)濟(jì)發(fā)展制約著信息化發(fā)展的進(jìn)程。各地流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)因地方政府年度預(yù)算資金投入各不同，以及信息化服務(wù)效益差異化等原因?qū)е赂鞯亓鲃?dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)、管理和服務(wù)發(fā)展呈現(xiàn)不均衡性。對(duì)流動(dòng)人員人事檔案全國(guó)性的流動(dòng)、高效利用，以及對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息大數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)都形成大的障礙。

（二）流動(dòng)人員人事檔案信息化管理及建設(shè)缺乏統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范體系

全國(guó)各地流動(dòng)人員人事檔案管理水平存在差異，流動(dòng)人員人事檔案流動(dòng)較頻繁，其記載的信息時(shí)間跨度較長(zhǎng)，信息量大而時(shí)有重疊，常常會(huì)出現(xiàn)檔案材料真?zhèn)尾槐妗⑹掷m(xù)混亂、信息前后不一致等等問(wèn)題，使得原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案不能很好的對(duì)應(yīng)、銜接。再加上各地流動(dòng)人員人事檔案的現(xiàn)代化管理均是在各自傳統(tǒng)管理模式上自我摸索、開(kāi)發(fā)信息化管理模式、應(yīng)用系統(tǒng)或網(wǎng)上辦事平臺(tái)等，信息化建設(shè)、管理缺乏統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范體系，功能上欠缺全面性，服務(wù)內(nèi)容及范圍上存在一定地域性、局限性，從全國(guó)范圍來(lái)講缺乏普及性。

（三）流動(dòng)人員人事檔案信息化管理缺乏法律法規(guī)支撐

流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)和管理，是新時(shí)代、新形勢(shì)下對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出的新要求、新任務(wù)。就《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)）、《人力資源社會(huì)保障部辦公廳關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》（人社廳發(fā)〔2016〕75號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱“兩個(gè)通知”）文件精神，各地轉(zhuǎn)發(fā)和制定了對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定或辦法，基本上仍是基于傳統(tǒng)流動(dòng)人員人事檔案管理的范疇，缺乏流動(dòng)人員人事檔案信息化管理方面系統(tǒng)性、、細(xì)化性、可操作性的工作流程、規(guī)章制度、法律法規(guī)。

（四）流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)和管理人才缺乏

流動(dòng)人員人事檔案管理人員往往存在這樣幾種情況：其一傳統(tǒng)流動(dòng)人員人事檔案管理模式的從業(yè)人員往往并非檔案管理專業(yè)人員在從業(yè)，在專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能方面就存在一定的差異，某些地方甚至就是其他崗位人員在兼職。其二流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)和管理的人員除了需要具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)外，還需要掌握信息化方面的專業(yè)知識(shí)和技能，這樣才能在流動(dòng)人員人事檔案信息化管理建設(shè)工作上制定出統(tǒng)一的、規(guī)范的、科學(xué)的規(guī)劃，在其信息化管理上提供專業(yè)、高效的服務(wù)。而事實(shí)上流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)、管理工作上復(fù)合型專業(yè)人才目前普遍較為缺乏。

（五）流動(dòng)人員人事檔案信息化管理服務(wù)不普及，滯后于人才流動(dòng)、發(fā)展的需求

流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)全國(guó)各地發(fā)展不平衡，各地人力資源和社會(huì)保障部門(mén)信息共享機(jī)制尚不成熟，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)與其他有關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的信息互通和數(shù)據(jù)銜接還不能完全實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案信息化管理服務(wù)只在某一地域內(nèi)通用，具有一定局限性，從而在某種程度上嚴(yán)重影響人才全國(guó)性的流動(dòng)、發(fā)展，影響國(guó)家人才戰(zhàn)略的實(shí)施。

二、流動(dòng)人員人事檔案信息化管理之發(fā)展趨勢(shì)

（一）加快建立全國(guó)系統(tǒng)、完善的流動(dòng)人員人事檔案信息化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)的建設(shè)

在快速發(fā)展的信息時(shí)代，信息就是資源，提高流動(dòng)人員人事檔案信息的處理能力就是發(fā)現(xiàn)和增加信息的價(jià)值。大數(shù)據(jù)推動(dòng)數(shù)字資源的整合，提高流動(dòng)人員人事檔案大數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值，提高流動(dòng)人員人事檔案大數(shù)據(jù)與其他機(jī)構(gòu)信息互通，對(duì)進(jìn)一步開(kāi)發(fā)人力資源的紅海，以及搶占未來(lái)人力資源藍(lán)海都意義非凡。這需要在全國(guó)范圍內(nèi)建立基于流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)上的系統(tǒng)的、完善的流動(dòng)人員人事檔案信息化管理系統(tǒng)，在一個(gè)平臺(tái)上納入多種媒體形式來(lái)提高信息化管理，提升流動(dòng)人員人事檔案大數(shù)據(jù)的建設(shè)、開(kāi)發(fā)和利用。

（二）制定流動(dòng)人員人事檔案信息化管理規(guī)范，完善流動(dòng)人員人事檔案信息化管理相關(guān)法律法規(guī)

“兩個(gè)通知”均提出“提高流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)信息化水平”、“建立全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)”，“有條件的地方可開(kāi)發(fā)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)網(wǎng)上辦事平臺(tái)，推廣網(wǎng)上預(yù)審、網(wǎng)上受理、網(wǎng)上辦理，提高管理水平和服務(wù)效率”，現(xiàn)急需出臺(tái)流動(dòng)人員人事檔案信息化管理規(guī)范，使信息化管理有章可循，有據(jù)可依；也需要進(jìn)一步完善流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的相關(guān)法律法規(guī)，使信息化管理有法可依，有法必依，違法必究，執(zhí)法必嚴(yán)。同時(shí)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息化管理的安全工作是一個(gè)保障。

（三）提高流動(dòng)人員人事檔案信息化管理人員專業(yè)素養(yǎng)

流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)和服務(wù)關(guān)鍵因素之一，就是建立一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。一方面通過(guò)講座、培訓(xùn)等方式對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的普及，其次通過(guò)行業(yè)內(nèi)的交流、研討提升檔案管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能等。另一方面進(jìn)一步提高檔案管理人員從業(yè)資格，要求除具備一定檔案管理專業(yè)知識(shí)能力外，還要善于運(yùn)用現(xiàn)代化管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，創(chuàng)造服務(wù)新需求。培養(yǎng)一只有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力的檔案信息化管理高素質(zhì)人才隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效的必備條件之一。

（四）加強(qiáng)引導(dǎo)流動(dòng)人員人事檔案信息化管理服務(wù)的普及

通過(guò)專業(yè)網(wǎng)站、微博、微信公眾號(hào)、講座、服務(wù)場(chǎng)所顯示屏以及印制手冊(cè)等多種宣傳形式和手段，培養(yǎng)大眾對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息化管理服務(wù)方式的使用意識(shí)、使用習(xí)慣；對(duì)服務(wù)內(nèi)容、辦事指南、注意事項(xiàng)、建議意見(jiàn)、限時(shí)提醒等及時(shí)實(shí)行動(dòng)態(tài)更新，提高在線參與率和服務(wù)效率，對(duì)普及信息化管理服務(wù)都是非常好的方式。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，建設(shè)和完善流動(dòng)人員人事檔案信息化管理是提升檔案管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵途徑。隨著對(duì)“兩個(gè)通知”中關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案信息化管理工作的研究、細(xì)化以及推進(jìn)，流動(dòng)人員人事檔案流動(dòng)人員人事檔案信息化管理走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會(huì)化將為檔案管理改革、發(fā)展提供新的廣闊的前景。