流動人員人事檔案信息化管理淺析

王宇晗（湖北大學圖書館, 湖北 武漢 430062）

一、流動人員人事檔案信息化管理之現狀

（一）流動人員人事檔案信息化建設發展不均衡

信息化是流動人員人事檔案管理服務的重要手段和發展方向。經濟發展制約著信息化發展的進程。各地流動人員人事檔案信息化建設因地方政府年度預算資金投入各不同，以及信息化服務效益差異化等原因導致各地流動人員人事檔案信息化建設、管理和服務發展呈現不均衡性。對流動人員人事檔案全國性的流動、高效利用，以及對流動人員人事檔案信息大數據的開發都形成大的障礙。

（二）流動人員人事檔案信息化管理及建設缺乏統一業務規范體系

全國各地流動人員人事檔案管理水平存在差異，流動人員人事檔案流動較頻繁，其記載的信息時間跨度較長，信息量大而時有重疊，常常會出現檔案材料真偽不辨、手續混亂、信息前后不一致等等問題，使得原始紙質檔案與數字檔案不能很好的對應、銜接。再加上各地流動人員人事檔案的現代化管理均是在各自傳統管理模式上自我摸索、開發信息化管理模式、應用系統或網上辦事平臺等，信息化建設、管理缺乏統一的業務規范體系，功能上欠缺全面性，服務內容及范圍上存在一定地域性、局限性，從全國范圍來講缺乏普及性。

（三）流動人員人事檔案信息化管理缺乏法律法規支撐

流動人員人事檔案信息化建設和管理，是新時代、新形勢下對流動人員人事檔案管理工作提出的新要求、新任務。就《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發〔2014〕90號）、《人力資源社會保障部辦公廳關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》（人社廳發〔2016〕75號）（以下簡稱“兩個通知”）文件精神，各地轉發和制定了對流動人員人事檔案管理的相關規定或辦法，基本上仍是基于傳統流動人員人事檔案管理的范疇，缺乏流動人員人事檔案信息化管理方面系統性、、細化性、可操作性的工作流程、規章制度、法律法規。

（四）流動人員人事檔案信息化建設和管理人才缺乏

流動人員人事檔案管理人員往往存在這樣幾種情況：其一傳統流動人員人事檔案管理模式的從業人員往往并非檔案管理專業人員在從業，在專業知識、專業技能方面就存在一定的差異，某些地方甚至就是其他崗位人員在兼職。其二流動人員人事檔案信息化建設和管理的人員除了需要具備一定的檔案管理專業知識外，還需要掌握信息化方面的專業知識和技能，這樣才能在流動人員人事檔案信息化管理建設工作上制定出統一的、規范的、科學的規劃，在其信息化管理上提供專業、高效的服務。而事實上流動人員人事檔案信息化建設、管理工作上復合型專業人才目前普遍較為缺乏。

（五）流動人員人事檔案信息化管理服務不普及，滯后于人才流動、發展的需求

流動人員人事檔案管理信息化建設全國各地發展不平衡，各地人力資源和社會保障部門信息共享機制尚不成熟，檔案管理服務機構與其他有關經辦機構的信息互通和數據銜接還不能完全實現，導致流動人員人事檔案信息化管理服務只在某一地域內通用，具有一定局限性，從而在某種程度上嚴重影響人才全國性的流動、發展，影響國家人才戰略的實施。

二、流動人員人事檔案信息化管理之發展趨勢

（一）加快建立全國系統、完善的流動人員人事檔案信息化管理系統，加強大數據的建設

在快速發展的信息時代，信息就是資源，提高流動人員人事檔案信息的處理能力就是發現和增加信息的價值。大數據推動數字資源的整合，提高流動人員人事檔案大數據的開發和利用價值，提高流動人員人事檔案大數據與其他機構信息互通，對進一步開發人力資源的紅海，以及搶占未來人力資源藍海都意義非凡。這需要在全國范圍內建立基于流動人員人事檔案基礎信息數據庫上的系統的、完善的流動人員人事檔案信息化管理系統，在一個平臺上納入多種媒體形式來提高信息化管理，提升流動人員人事檔案大數據的建設、開發和利用。

（二）制定流動人員人事檔案信息化管理規范，完善流動人員人事檔案信息化管理相關法律法規

“兩個通知”均提出“提高流動人員人事檔案管理服務信息化水平”、“建立全國流動人員人事檔案基礎信息數據庫”，“有條件的地方可開發流動人員人事檔案管理服務網上辦事平臺，推廣網上預審、網上受理、網上辦理，提高管理水平和服務效率”，現急需出臺流動人員人事檔案信息化管理規范，使信息化管理有章可循，有據可依；也需要進一步完善流動人員人事檔案信息化管理的相關法律法規，使信息化管理有法可依，有法必依，違法必究，執法必嚴。同時對流動人員人事檔案信息化管理的安全工作是一個保障。

（三）提高流動人員人事檔案信息化管理人員專業素養

流動人員人事檔案信息化建設和服務關鍵因素之一，就是建立一支高素質的檔案信息化管理人才。一方面通過講座、培訓等方式對流動人員人事檔案管理人員進行專業知識的普及，其次通過行業內的交流、研討提升檔案管理人員的管理經驗、專業技能等。另一方面進一步提高檔案管理人員從業資格，要求除具備一定檔案管理專業知識能力外，還要善于運用現代化管理設備創新服務方式，提高服務效率，創造服務新需求。培養一只有創新意識、創新能力的檔案信息化管理高素質人才隊伍是實現檔案信息化管理工作規范、標準、高效的必備條件之一。

（四）加強引導流動人員人事檔案信息化管理服務的普及

通過專業網站、微博、微信公眾號、講座、服務場所顯示屏以及印制手冊等多種宣傳形式和手段，培養大眾對流動人員人事檔案信息化管理服務方式的使用意識、使用習慣；對服務內容、辦事指南、注意事項、建議意見、限時提醒等及時實行動態更新，提高在線參與率和服務效率，對普及信息化管理服務都是非常好的方式。

結語

當前，建設和完善流動人員人事檔案信息化管理是提升檔案管理效率和質量的關鍵途徑。隨著對“兩個通知”中關于流動人員人事檔案信息化管理工作的研究、細化以及推進，流動人員人事檔案流動人員人事檔案信息化管理走向規范化、標準化、社會化將為檔案管理改革、發展提供新的廣闊的前景。