對檔案信息化建設與檔案管理的思考

孫晶(天津市濱海新區現代產業區總公司，天津市 300480)

一、給檔案信息化建設與檔案管理帶來影響的因素分析

在傳統的檔案管理中，由于技術條件的限制，檔案管理大多數使用紙質版管理的方法，這在當今時代中是很少見的。現代人們大多采用網絡技術實現進行對檔案的管理，即在檔案的存儲與流通方式上出現了很大的轉變。但是，網絡是極為復雜的，由于目前的網絡信息極其繁多，各種網絡信息魚龍混雜，某些重要的信息文件與某些不是十分重要的信息混雜在一起，對實現信息的有效管理十分不利。這給在網絡中實現檔案信息的有效管理帶來了極大的不利。網絡中的電子檔案興起時間并沒有追溯到很久，因此目前來說網絡電子檔案管理還是存在較多的制度問題的。由于制度的不完善在實際的操作中出現了很多的問題，這些問題對于高效地實現信息管理是十分不利的。最后需要提到的是在網絡上進行操作的工作人員大都缺乏必要的技術支撐，即不能充分的利用網絡資源管理檔案數據等。

二、如何加強檔案的信息化建設與檔案管理

（一）加強對電子文件方面的管理

在新的信息時代，隨著高新技術產業的發展以及網絡的全球覆蓋，檔案的形式也出現了很大的變化。例如出現了新的檔案信息形式。即網絡上的電子檔案信息數據。這種檔案以虛擬數據的形式存在，能夠在網絡中流傳，并在網絡中存儲。使用網絡進行檔案文件的存儲是有很多好處的。電子版相對于紙質版來說可以不受時間與空間的限制，因為目前的網絡是實現全球覆蓋的，即有網絡的地方就可能有電子檔案的存在。檔案信息在這種條件之下可以實現隨時隨地的信息調取，能夠完全發揮信息的時效性，使信息在人們的生活中及時的發揮作用。除此之外，電子檔案可以在網絡中進行相互流通，即實現在用戶與用戶之間的信息傳遞，這對于實現檔案信息的分享價值是十分重要的。由此可以看出實現在網絡中對電子檔案有效管理的重要性。但是，許多的重要電子信息文件被傳送到網絡上以后，是會存在著網絡信息安全的隱患的。這種隱患威脅著電子檔案的信息安全。對于如何維護檔案的電子信息安全，我們提出以下幾點建議。一是加強建立與管理電子網絡信息部門的專業性，并加強對他們的管理，使電子網絡信息部門充分實現自身的價值，把握好網絡信息安全防線。二是加強對電子文件有關處理的監察力度，在對電子文件進行管理的過程中，要求管理人員及時對電子檔案的接受與處理做好充足的準備，并及時的保存電子文件，保證電子文件得到安全的儲存。三是保證電子文件在保存過程中不受其他危險因素的侵蝕，防止網絡不安全的信息對電子檔案信息的侵害，并且完成電子檔案的長期保存任務。

（二）積極建立網絡檔案

要想在網絡中對電子檔案達到有效的管理，我們必須解決以下幾點問題。首先是如何使電子檔案在復雜的網絡信息中獨立出來的問題。針對這項問題，我們可以建立網絡電子檔案。通過在網絡中建立與建設檔案網站，實現電子檔案在龐大的網絡信息中的獨立，對于日后的檔案信息管理具有重要意義。建立檔案網站時，需要全面考慮到網站的各項信息，并對各種信息做好充足的把握，確保網站信息的完善性。網絡把世界連成一個整體，而網站做到了對各類信息的分類。我們在進行檔案網站的建設時也應該充分利用網站，為完善電子檔案的管理作出貢獻。檔案網站其實分為內部網站與公共網站兩種基本類型，如何實現內部網站與外部公共網站的有效對接是我們在建設網站中應該解決的主要問題。因此在未來的網站建設中，應該著重對此兩種網站類型投入建設，并做好兩種網站之間的對接工作，使網站真正實現網絡信息管理的作用。二是需要加強檔案管理的硬件設施建設。硬件設備是提高檔案能力的重要支撐，在有效地實現網絡檔案管理過程中起到輔助作用。因此我們需要對計算機硬件設備進行相應地改進與升級，使之滿足網絡檔案管理地要求。通過高配置地計算機設備，提供重要網絡檔案信息的交換與支持，并提供網絡信息檔案共享的基礎條件。

（三）如何提高信息化管理

在實現檔案管理地高效化建設中，必不可少的是高效地信息化管理手段。對于如何提高信息化管理手段，現提出以下幾點建議。首先是建立與健全信息化管理制度。由于網絡檔案信息管理的發展歷史并不是很長，所以在實際的網絡檔案信息管理過程中可能缺乏必要的信息管理制度。這種制度體系的構建可以說是漫長的，但是必要的管理體系構建對于日后檔案信息的管理是多多益善的。因此我們必須加強對檔案信息管理的投資與建設。實現在信息管理中的管理規范化與體系化，提升管理效率，實現對網絡信息資源的合理配置。其次是需要對之前的管理方式進行改進。我們必須在實踐之中轉變我們的管理方式，從實際出發，針對實踐中出現的制度問題鉆研解決辦法，實現傳統的管理方式向現代化管理方式的轉變，并且依照工作中的重要問題組織信息，最終達到提升信息化管理手段的目的。

（四）加強對檔案管理人員的業務素質培養

檔案管理人員是現代化檔案管理的執行者，具有直接接觸檔案信息管理的作用，其對于實現有效的檔案信息管理有著重大的影響。因此，我們需要提升檔案管理人員的業務素質，并對檔案管理人員進行更高的管理要求。現對于高素質管理人員提出以下幾點要求。一是各大部門在建設檔案信息管理單位時應該注意選擇專業能力強的檔案管理人員，具體表現在對于檔案管理工作做到有條不紊，對于檔案管理工作展現良好的工作態度上。并且，由于正處于信息化時代，網絡基本實現全球覆蓋，對于檔案管理人員的計算機技術要求也是較高的。管理人員不僅可以對檔案進行有效的管理，還應該具備必要的計算機技術，能夠靈活地運用計算機技術滿足檔案網絡管理的要求。二是需要及時對檔案管理人員進行培訓。時代是處于不斷的發展進步之中的，因此，檔案管理人員也必須與時俱進的跟隨時代潮流提升自身的技術，并抓住機會提高自身的工作能力。

總結

綜上所述，隨著時代的發展以及各種科學技術在現代生活中的應用，在檔案的信息管理過程中實現了較大的突破。雖然在檔案信息管理時還存在著某些問題，但是這些問題是可以克服的。我們必須結合先進的理論知識，在實踐中不斷探索，不斷嘗試，找到一條能夠解決檔案管理問題的道路，并依靠正確的方向指引一路向前，實現對檔案信息的高效管理。