當前企業檔案信息資源開發的措施研究

李思雨 （昆明市盤龍區人民政府鼓樓街道辦事處勞動和社會保障所，云南 昆明 650000）

20世紀90年代初，計算機技術開始應用到檔案材料的整理和利用過程中。企業是基礎檔案產生和管理的前沿陣地，檔案實踐開展豐富，企業檔案的內容集教育、科研、管理于一體，是社會主義現代化建設不可缺少的豐富的信息資源。

一、當前企業檔案信息的開發利用上存在的問題

目前一些企業對企業檔案信息這一潛在的資源認識不足,觀念陳舊,與市場經濟的發展不相適應。傳統檔案信息表現出了一定程度上的不足和滯后,主要是:

（一）檔案管理意識淡薄

企業領導對企業檔案工作重視程度不夠缺乏檔案管理意識、企業檔案部門和檔案工作者的思想觀念仍然停留在建檔、管檔、你查我找的水平上忽視了企業檔案信息資源的開發利用,導致許多珍貴的、利用價值高的檔案材料不能發揮應有的作用;少數檔案工作者認為企業檔案開發創造不出明顯的經濟效益,這種思想觀念下的企業檔案管理導致企業檔案工作不能適應現代企業發展,檔案信息的利用也達不到應有的效果,這是檔案信息開發利用過程中必須解決的一個重要問題。

（二）室藏檔案不夠豐富、結構較單一,利用方式陳舊

工作上不規范、歸檔制度不健全,企業普遍對文書、財會檔案收集的比較齊全而對于收集難度較大的基本建設、科研檔案等形成周期長比較分散的資料收集不夠齊全,含有較高價值的檔案材料未能及時收集歸檔影響了檔案信息資源的開發利用;面臨著科技進步、經濟建設、企業迅速發展的挑戰。企業檔案多數以提供原始檔案、利用效果匯編、文件匯編、目錄匯集等方式進行檔案信息的開發和利用,方式陳舊。這種對檔案信息的利用開發方式缺乏對信息的再加工、缺乏專題編研,是機械的提供利用。企業檔案資料中的信息未能得到良好的認識,導致企業檔案信息利用效率低。這是當前企業檔案信息開發利用中的一個突出的問題。

（三）在運行機制上

企業檔案信息的開發利用、提供服務要講經濟效益,企業檔案信息在企業內、外可視為商品,受競爭規律的制約;企業檔案信息利用者利用檔案的目的是為了決策、設計、生產各環節,落腳點之一是取得經濟效益,因此,企業檔案信息提供者就應該建立在本職崗位為企業創造經濟效益的意識。然而,這個道理未被大多數人所認識,未從思想上認識企業檔案信息的經濟價值,沒有認識到企業檔案信息是企業無形資產。

（四）缺乏檔案管理專業人才

現在企業檔案管理人員的學歷普遍提高,但是檔案專業,綜合素質較高的人員很少。業務素質偏低與現代化的檔案管理脫節,在一定程度上制約企業檔案信息的開發利用工作。

二、加強檔案編研工作，提高檔案的利用度

加強企業檔案的收集和編研工作，是積極為企業發展和社會服務的前提。檔案收集和編研工作是企業檔案管理的基礎，館藏豐富是開發利用企業檔案信息資源的前提，收藏和利用之間存在著相輔相成的辯證統一關系。為此，要大理加強檔案的館藏建設和編研工作，多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料。做到館藏質量優良、結構合理、分類齊全，為檔案編研提供較為詳實的基礎材料，使企業檔案信息資源的開發連續不斷，及時出成果。企業檔案要形成以收集整理為基礎，開發利用為重點，現代化管理為目標的多層次、全方位服務的新格局，充分利用企業檔案得天獨厚的信息資源，為本企業內檔案利用者提供翔實的論證材料。

三、以效益為導向，使企業檔案信息資源的開發利用走向市場

企業檔案信息是無形資產，是企業檔案人員的經驗的總結，智慧的結晶，凝結了檔案工作者的勞動。因此，在提供服務時必須講經濟效益，要有償轉讓，要根據《檔案法》有關法律條文和物價部門的規定，收取一定的服務費用，讓企業檔案信息帶來客觀的經濟利益。使企業檔案工作直接融入市場，服務于市場經濟，躋身于經濟中心工作的前臺位置，承擔起為黨和政府宏觀決策服務，為企業發展決策服務，為區域經濟的發展壯大充當參謀事與助理決策的重要角色，是企業檔案信息資源的開發利用的重點，是做好企業檔案信息資源開發利用的有效途徑。

檔案信息作為商品進入市場，要受競爭規律的制約，可以調動檔案人員的工作積極性，把開發利用企業檔案信息資源的各項工作做得更好，提高利用效率，更好地為社會經濟活動提供服務，充分利用檔案的潛在價值創造出經濟效益和社會效益。

四、大力宣傳檔案工作，提高全社會開發利用企業檔案信息資源的意識

企業檔案信息資源的開發利用需要全社會的積極支持和參與，才能促進工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳，擴大檔案工作的影響，使檔案走向社會，提高和強化全社會檔案利用的意識。企業檔案工作者要理直氣壯、深入細致地向社會宣傳檔案工作，要開展廣泛的輿論宣傳和暢通的信息交流。借助電視、報刊、互聯網等媒體，宣傳檔案法律法規，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。

要有重點地進行宣傳。加強館藏內容的宣傳是開發利用企業檔案信息資源的關鍵。可以根據當地的中心工作，采取編印館藏、文件目錄、專題、舉辦展覽等多種形式，將一些館藏檔案信息主動介紹給用戶，宣傳檔案在經濟和社會各項事業發展中的價值和作用。為檔案信息的開發創造良好的外部環境。對檔案開放利用的重點對象如史學研究者、科研工作人員、行政管理人員等進行重點宣傳。適時地向各級領導宣傳檔案工作，爭取他們的重視，使他們對檔案工作有全面的認識，使他們心目中有檔案工作的位置，以取得他們的關心與支持，以便于開展各項工作。