談檔案管理信息化建設

劉如慧（秦皇島市第一醫院，河北 秦皇島 066000）

傳統檔案管理方式下，檔案信息基本以紙張為記錄載體，通過人工管理的方式進行保存和利用，但是隨著社會的發展進步，信息的爆炸式增長使傳統的檔案管理方式越來越不能適應社會發展的需要，信息化管理模式已成為檔案管理的未來趨勢。本文就檔案管理的信息化建設進行探究，為檔案管理事業的發展提供參考。

一、檔案信息化建設的必要性

隨著中國現代信息技術和網絡技術的發展，各個領域的生活都加強了信息技術的應用。在信息社會發展的過程中，當前的檔案管理工作還必須適應時代的演變，遵循檔案信息管理的要求，切實提高檔案管理的效率。一方面，在歸檔信息結構中，電子文檔的電子管理是必要的。近年來，隨著計算機技術的飛速發展，許多地方正在使用計算機技術來處理工作中的文檔。如何在管理文件的過程中使用先進的技術處理電子文檔，有效地促進文件信息管理，它是檔案信息管理順利實施的基本保證，也是文檔管理人員必須關注的問題。另一方面，檔案信息的建設主要是知識資源的客觀管理。知識資源在文檔管理過程中非常重要。文檔管理人員必須注重知識資源的管理，因為文檔管理是知識資源管理的內容。加強檔案管理可以有效促進知識產權管理，有必要加強檔案管理信息化方面的建設。

二、檔案信息管理的益處

檔案文件信息化，可以有效實現遠程服務，資源共享，提高文件信息利用的及時性。檔案工作者管理文件必須熟悉計算機的基本原理，以便最大限度地發揮信息的作用。在文件管理中引入信息技術和網絡可以為管理人員工作帶來極大的便利。

（1）檔案管理不再費時費力。傳統檔案管理模式必須通過手動收集，重新組織，管理和提供單位使用。工作量大，效率極低，需要時間和精力。信息技術實施后，文件管理自動化，實時化，網絡化，數據可以在一條記錄中多次使用，數據共享可以在文件管理中完成，提高了工作效率。輸入數據后，收發文件和匯總表可以輕松打印相關內容，并可以打印后端，如封面，文件目錄，文件測試列表等。檔案中的信息需要統計信息和表格報告，由計算機處理以提高管理人員的效率。

（2）檢索查詢方便。傳統的檔案搜索方式，是由管理人員從目錄中查找必要的文件，然后在倉庫中查找記錄，既費時又麻煩。在實現管理信息化之后，可以實現實時查詢，管理員可以自如選擇模糊查詢，組合查詢和分類查詢等最佳查詢模式，大大減輕了員工的負擔。

（3）提高整個部門的工作效率。在實施信息化管理后，部門負責人不再需要繁重的體力勞動，不再需要編目和文件保護。而是可以更好地參與歸檔和編輯檔案以及改進職能等工作，有效實現了工作效率的提高。

（4）有效的提供服務。檔案管理信息化，技術人員可以訪問自己計算機上的文件，從而提高工作效率。同時，電子檔案的使用有利于管理人員和科技人員的使用，是的檔案信息數據被有效的利用于管理決策和生產建設中，提高了單位的整體效率和競爭力。

三、推進檔案信息化建設的一些建議

在檔案信息管理的實際工作中，可以建立健全管理模式，引入先進的管理技術和管理經驗作為相關指導，提高檔案現代化的發展速度。同時，也推動科學技術的發展和檔案管理水平的提高。為提高檔案管理效率，檔案管理人員要不斷提高自身的綜合素質，改變傳統的管理模式以適應社會發展進步的需求。筆者就此提出了以下幾點建議：

（1）提高檔案管理人員的服務意識

為了建立良好的檔案信息管理系統，有必要改進和完善檔案的管理模式，采用先進的信息技術和科學的理念，同時提高管理人員的服務意識和能力。首先，我們需要改進檔案工作者的工作，轉變傳統的工作習慣，熟悉電子文檔和自動化系統的使用。例如，有一些有價值的書面材料，經過很長一段時間，它們很容易破損和老化。傳統的文檔保管方式已經不能滿足文件的保存需要。這要求管理者具有一定的專業素質，利用現代化的方式存儲和存儲介質進行保存。其次，管理層應當重視檔案工作。領導者的關注是做好工作的重要條件。它在人員和硬件設施配備中發揮著重要作用。同時領導的關注也可以增加管理員的工作積極性。突破檔案信息建設和管理的瓶頸。最后，關于管理人員的專業性。需要定期的開展檔案信息化方面的培訓，提高他們的工作責任感，實施有力的管理措施，對員工形成約束力，并確保文件信息的安全性。

（2）提高檔案信息化技術的水平

在檔案管理中心，我們需要配置各種硬件設施，同時引入高端信息技術，找到合適的管理軟件來管理文件。我們可以建立一個功能完整的檔案管理系統，將重要的檔案信息資源向系統資源數據庫轉移。轉換過程中必須嚴格執行文檔信息化轉換程序，利用高科技資源有效提高工作效率，防止人力資源的浪費。檔案信息建設完成后，必須通過科學的分類管理實現資源共享。有些文件可以公開，但有些機密文件只能限定部分人員使用。因此，必須對系統的訪問權限進行限制，特別是對于機密文件，必須要確定咨詢的人的身份。同時，要不斷優化檔案管理系統的開發技術，使系統功能更加的完善，操作更加便捷，使人們可以越來越快地使用管理系統，實現檔案的科學有效管理。

（3）加強檔案信息化的管理

計算機管理軟件的廣泛應用實現了文件信息管理的現代化，促進了電子文件的快速發展。但是，隨著網絡技術和信息技術的不斷發展，黑客技術和病毒等對電子文件的安全性造成不小的威脅，許多電子文件的完整性和真實性難以得到保障。如果要使這些文件得到有效的管理和存儲，則必須加強電子檔案信息的安全保護。一是選擇正規的檔案管理軟件，定期對管理系統進行更新，強化防火墻設置，定期實施病毒查殺。二是實施文件分類管理，核心重要文件應當設置較高的訪問權限，防止信息泄露，同時可以采用加密技術，對重要檔案信息進行加密，以保證文件信息的安全。三是檔案管理人員應當參與檔案信息系統的開發，檔案工作者應該掌握檔案管理軟件的各個方面，只有對管理軟件有一個很好的理解，并善于使用這些軟件，才能方便更好地獲取和整合信息材料。

四、結束語

計算機的應用和普及以及網絡技術的不斷發展促進了檔案管理工作的發展，為文獻管理的發展提供了更好的空間，有效地促進了文獻管理，這也為更好的提供檔案信息服務提供了幫助，為國家和社會的經濟發展提供了助力。檔案信息化建設是一項長期的工作，它需要伴隨技術的進步而不斷的發展，這其中不僅需要檔案工作者的努力也需要領導層的重視，只有真正看到檔案信息化建設的意義和作用并堅持的開展和實施，才能使檔案事業得到進一步發展。