煤礦企業檔案管理工作現狀與應對途徑分析

閔敬敬（兗礦集團有限公司東灘煤礦，山東 濟寧 273512）

現階段，煤礦企業在檔案管理工作開展中，還存在很多的不完善之處，尤其是在對于煤礦工人的職業健康和安全培訓檔案管理上嚴重缺失，導致煤礦企業在開展相關的煤炭開采和礦產勘探中，容易出現一些安全事故，嚴重危及相關工作人員的生命健康，也給煤礦企業的經營帶來一定的不利影響，不利于企業經營效益的提高。煤礦企業迫切需要進一步提升檔案管理工作重視度，提高管理工作效率。

1.目前煤礦企業檔案管理工作現狀

1.1 檔案管理重視度不足，導致各項檔案管理工作滯后

目前，煤礦企業的工作重心是在煤炭、礦產的開采和生產加工上，對于企業的管理也主要集中在對于企業人力資源的管理以及生產加工的管理，而對于煤礦企業的檔案管理工作上，企業重視度不夠，沒有認識到檔案管理對于企業生產發展的重要影響，因此，在檔案管理工作上，表現出檔案管理門類不齊全，檔案管理積極性不高的現狀，各項檔案管理工作嚴重滯后。

1.2 檔案管理方法落后，管理效率低下

現階段，煤礦企業的檔案管理中，更多的采取的是人力管理的方法，對于企業的相關重要檔案，將相關的資料收集在一起，并對這些資料進行管理，一般針對某個工程項目會安排相應的檔案柜和檔案盒，將關于此工程的檔案放在一起，但是這種人為的紙質的檔案管理方式下，企業的相關檔案容易丟失，也會出現一些錯漏的情況，在企業需要用到相關檔案時，還需要專門進行翻找，容易造成檔案資料的混亂，如果臨時取走部分檔案忘了及時還回，就會導致檔案丟失，這些問題都嚴重影響了企業檔案管理的完整性和可靠性。

1.3 忽視員工檔案管理，檔案管理內容單一

目前煤礦企業的檔案管理集中在對于企業工程項目的檔案管理工作上，檔案管理的內容十分單一，忽視了企業要員工的相關檔案管理工作。因為從事煤炭礦業的開采和生產加工工作，需要近距離、長時間在比較惡劣的環境下工作，煤礦粉塵、礦物質輻射等等都可能對于人員的身體產生一定的危害，如果企業不關注從業人員的職業健康，很可能造成職業病的惡化發展趨勢形成。此外，企業對于從業人員的生產技術和安全培訓檔案管理的不善，也不利于煤礦企業為員工制定有效的培訓計劃，容易造成煤礦工作中安全事故的發生，給煤礦企業帶來嚴重的打擊，影響企業的高效、可持續發展。

2.煤礦企業檔案管理的有效對策

2.1 提升檔案管理重視度，制定完善的檔案管理制度

當前煤礦企業要全面推進深化部門業務檔案管理工作，切實提高檔案管理工作效能。 可以借鑒學習標桿企業相關業務檔案管理的模式，結合企業檔案管理的要求以及運營管理部在新形勢下的業務需求，重新疏理、研究、討論并完善適用于新形勢下的部門業務檔案管理制度和辦法。針對煤礦企業檔案管理工作，要指定專人負責落實檔案管理各項工作，明確職責，并通過大討論、大反思活動，進一步強化檔案管理的工作責任意識、檔案保密意識和流程規范意識。煤礦企業要探究在辦公場地有限的情況下，克服困難、想方設法安排出合理的檔案存放區，確保“專區專柜”的檔案保管硬件環境的辦法。

2.2 優化檔案管理方法，創新應用信息化管理系統

當前，信息化管理已經成為管理發展的新趨勢，信息化管理對于提升管理效率，簡化管理流程等具有重要作用。煤礦企業的檔案管理工作也要嘗試運用信息化管理需要進行創新形式的管理。要結合企業生產和加工等工作的特點，基于部門過去的歷史檔案情況，創造性地運用Excel軟件的表格構建和超鏈接功能，重構部門紙質檔案與電子版檔案的聯動管理模式，實現紙質檔案“一鍵定位”和電子版檔案“一鍵查閱”的快速檢索方式，進一步簡化和規范檔案登記、借閱的操作流程，大大提高檔案調閱和歸檔的效率。

2.3 重視員工檔案管理，加強管理人員培訓

為切實做好各專業資料的完善、備檔工作，進一步提高內業資料的管理質量，更好地為礦井安全生產工作奠定堅實的基礎，煤礦企業除了要制定措施制度，積極強化企業相關檔案資料管理工作，強化企業檔案資料整改工作的落實。積極召開檔案資料管理專題分析會，對所查隱患資料通過逐條梳理的方式，層層落實責任單位及責任人。此外，煤礦企業還要不斷強化前線工作人員崗位職責培訓、技能培訓以及安全培訓等檔案管理工作，進一步增強業務技能水平，提升人員檔案管理效能。當前，政府和國家煤礦安全監察局的高度重視緊抓《職業病防治法》、《煤礦作業場所職業病危害防治規定》、《煤礦安全規程》等法律法規的嚴格落實，持續推動煤礦企業落實主體責任，深化以粉塵防治為重點的源頭治理，加大職業健康防護宣傳力度，在此背景下，煤礦企業要不斷完善員工職業健康檔案管理工作，為企業的安全高效生產提供有效保障。

要實現企業檔案管理效率的提升，關鍵在于管理人員自身的管理素質高低。對此，企業要定期對技術人員檔案資料的編制、審核等進行集中培訓，杜絕檔案管理人員檔案管理缺失等行為。例如，為進一步加強全省煤礦安全培訓檔案管理工作，提高檔案管理水平，省煤管辦在地區煤礦企業安全培訓中心召開全省煤礦安全培訓檔案管理規范現場會。就《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局第10號令)及《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2015)等企業檔案管理標準規范進行詳細解讀。介紹相關信息管理系統、檔案快速制作系統、檔案快速批量編輯系統的操作方法和運用技巧等。當前，各煤礦企業要高度重視安全培訓檔案管理工作，建立健全檔案管理制度、完善規范檔案存放內容，以科學化、信息化手段提高檔案管理水平，充分發揮好安全培訓檔案對煤礦安全生產工作的指導、服務作用。針對企業負責安全培訓主管業務人員、各培訓機構檔案管理人員、省骨干煤礦企業直管生產礦井檔案管理人員、各地方煤礦企業生產礦井檔案管理人員等開展定期的專題培訓工作，切實提升檔案管理的能力。只有這樣，才能確保企業的檔案管理工作取得明顯成效，企業各項工作才得以順利、高效開展。

現階段，煤礦企業檔案管理工作中還存在一些不足之處，影響了企業檔案管理效益的提升，不利于企業發展進步，對此，煤礦企業要積極完善檔案管理措施，建立完善的管理制度，提升信息化管理水平，重視員工檔案管理，加強管理人員培訓等，切實提升檔案管理工作效率。