會計信息系統(tǒng)軟件選擇的影響因素和成本效率

陳碩 龍怡婷 冷希

摘要：文章基于財務軟件層面對北京卷煙廠進行案例研究，探究了企業(yè)信息系統(tǒng)軟件選擇的影響因素及其成本效率。研究發(fā)現(xiàn)行業(yè)因素、功能需求以及溝通成本均會影響企業(yè)信息系統(tǒng)軟件的選擇。進一步，對軟件選擇的成本效率分析發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)一個部門的內部，只使用一套高性能的財務軟件系統(tǒng)有利于節(jié)省成本，提高工作效率；而在企業(yè)的部門之間，則應該使用相互獨立的財務軟件，可以減少溝通成本和時間成本，提高效率。

關鍵詞：會計信息系統(tǒng)；軟件；成本效率；北京卷煙廠

一、 引言

隨著中國改革開放不斷與國際接軌，會計信息系統(tǒng)這一概念也逐漸廣泛應用到中國企業(yè)的財務管理當中。在我國的會計信息化進程中，會計領域的從業(yè)者已經(jīng)深切體會到信息技術帶來的便利性，手工記賬已經(jīng)不再能夠滿足企業(yè)的經(jīng)營和決策的信息需求。對于信息的需求使得會計信息系統(tǒng)（Accounting Information System）在企業(yè)中得到重視和廣泛的應用。隨著會計信息系統(tǒng)的推廣，財務軟件業(yè)也在蓬勃的發(fā)展。在全球經(jīng)濟一體化的浪潮下，我國的會計制度也在逐步的與國際接軌，因此我國的財務軟件業(yè)必然要朝著國際化方向發(fā)展（鄭玲，2006）。財政部在2014年11月出臺了關于財政部關于全面推進管理會計體系建設的指導意見。在該指導意見中，特意強調了要推進面向管理會計的信息系統(tǒng)建設。建立面向管理會計的信息系統(tǒng)，以信息化手段為支撐，實現(xiàn)會計與業(yè)務活動的有機融合，推動管理會計功能的有效發(fā)揮。

劉紅霞、孫寶文（2006）在2005年對中國財務軟件市場進行了調研，結果顯示雖然我國使用財務軟件的企業(yè)在調查樣本中占了幾乎一半的比例，但是我國的軟件業(yè)還存在很多不足。于增彪（2006）認為在我國國內的軟件公司缺乏知名的管理專家和會計專家，而國外的軟件公司又不能很好的適應中國企業(yè)，因此我國大多數(shù)企業(yè)并沒有建立可操作的管理控制系統(tǒng)。近年來，雖然我國對于會計信息系統(tǒng)和內部控制領域的文章已經(jīng)成果頗豐，但都是基于企業(yè)層面對于整個會計信息系統(tǒng)和內部控制進行分析，并沒有細化到財務軟件層面。而企業(yè)財務部包括其他部門使用的財務軟件是整個企業(yè)會計信息系統(tǒng)的基石，從軟件層面來分析企業(yè)的成本效率是十分有意義的，可以填補該領域的空白。

本文試圖回答以下幾個問題：探究企業(yè)選擇使用不同類型的財務軟件系統(tǒng)的影響因素是什么？軟件的使用數(shù)目對于企業(yè)效率的影響是怎樣的，是使用一套軟件的效率高還是使用多套軟件的效率高？在企業(yè)選擇使用多套財務軟件系統(tǒng)時會給企業(yè)帶來哪些額外的成本？本文的研究可以彌補從企業(yè)日常的軟件使用這種具體實務層面進行分析的空白，并且為后續(xù)研究奠定基礎，豐富該領域的文獻。

由于我國沒有關于不同企業(yè)軟件使用情況的數(shù)據(jù)庫，因此基于軟件層面的分析很難取得大量數(shù)據(jù)，無法進行大數(shù)據(jù)的實證分析。因此，本文選擇使用案例進行研究，不僅方便獲取數(shù)據(jù)，而且可以對于企業(yè)的軟件使用情況進行深入的分析。

本文所研究的對象是北京卷煙廠，研究結論不僅適用于案例企業(yè)，也適應于類似的制造業(yè)企業(yè)。文章研究發(fā)現(xiàn)行業(yè)因素、功能需求以及溝通成本均會影響企業(yè)信息系統(tǒng)軟件的選擇。進一步，對軟件選擇的成本效率分析發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)一個部門的內部，只使用一套高性能的財務軟件系統(tǒng)有利于節(jié)省成本，提高工作效率；而在企業(yè)的部門之間，則應該使用相互獨立的財務軟件，可以減少溝通成本和時間成本，提高效率。

二、 文獻回顧

企業(yè)財務軟件的使用是企業(yè)信息系統(tǒng)最為基礎的部分，因為財務軟件構成了企業(yè)的信息錄入和輸出部分，并且會根據(jù)錄入的信息為企業(yè)提供決策相關的盈利信息。我國早期的財務軟件主要解決記賬和報表處理，經(jīng)過了多年的發(fā)展，我國現(xiàn)階段的財務軟件實現(xiàn)了核算、報表、管理、預測、分析等功能，實現(xiàn)了質的飛躍（蘭國海、高陽，2007）。在企業(yè)內部對于同一科目運用多套財務軟件進行記錄的時候可以促進企業(yè)的內部控制，因為使用不同軟件記錄之后要進行對賬，軟件之間的記錄必須要能夠完全相符。（李端生、續(xù)慧泓，2005）認為信息需求是會計信息系統(tǒng)發(fā)展的直接動力。會計信息系統(tǒng)的內部控制需要與企業(yè)會計業(yè)務和流程相結合，在保證會計信息系統(tǒng)質量的同時提高企業(yè)經(jīng)營效率。現(xiàn)有的文獻主要研究了財務軟件的使用對于企業(yè)的影響，并沒有關注企業(yè)自身在對會計信息系統(tǒng)軟件進行選擇時的影響因素。本文的著重分析了企業(yè)自身在選擇會計信息系統(tǒng)軟件時會考慮哪些因素，并進一步分析不同軟件的選擇對企業(yè)成本效率的影響。

三、 背景介紹

本文研究的北京卷煙廠屬于制造業(yè)企業(yè)。相較于其他行業(yè)來說，制造業(yè)企業(yè)有獨特的物流系統(tǒng)。不同原材料和存貨出庫系統(tǒng)有單獨的核算模式，雖然存貨屬于財務部門的核算科目，但卻無法在財務部門的軟件上進行細分科目的記錄。因此，制造業(yè)企業(yè)對于財務軟件性能的要求高于其他類型的企業(yè)，更具有代表性。該廠生產的特制紅中南海、低焦油中南海等牌號卷煙暢銷國內，并遠銷海外。2000該廠通過了ISO9001質量體系認證，被列入中國煙草總公司34家“十五”期間重點支持的煙草企業(yè)之一。隨著企業(yè)的飛速發(fā)展，對于北京卷煙廠來說，一套財務部門的基礎財務軟件并不能夠滿足企業(yè)的日常核算需求。因此，該廠除了財務部門有獨立核算的財務軟件之外，在產品部還擁有存貨會計，使用專門的存貨核算系統(tǒng)，另外還有資金系統(tǒng)。細分的軟件系統(tǒng)可以使得企業(yè)的賬務記錄和成本核算更加精確，員工的工作效率大幅提高，溝通成本和使用維護費用也在增加。

1. 部門介紹。北京卷煙廠的主要財務軟件使用方包括兩個部門，財務部門和產品部門。該廠的財務部門一共有12人，其中出納3人，會計6人，財務主管3人。出納的主要職責是日常費用報銷、委托收款辦理、支票的收支、發(fā)票開具等；會計的日常工作是稅務核算、存貨核算、成本核算、固定資產及無形資產核算、薪酬核算、往來賬款管理、預算核算、稽核核算、報表編制；財務主管負責財務預算控制和考核、年度會計決算、財務預測和財務分析等。另一個主要的軟件使用方是產品部，該部主要負責各種原材料、在產品及產成品的采購入庫及發(fā)貨出庫。該廠的其他主要部門分別是制絲車間、卷包車間、膨脹煙絲車間、技術中心、營銷中心、海外營銷中心、動力中心、企業(yè)管理部、人力資源部、審計部、廠部辦公室、安保部、行政房管部、黨委工作部、廠工會。

2. 軟件使用情況。圖1詳細描繪了部門軟件的使用情況，如圖1所示，在2009年之前，財務部門的內部使用了兩套財務軟件，一套是用友，一套是金蝶。用友財務系統(tǒng)主要是用來進行日常賬目記錄的，包括普通報銷單、普通借款單、項目報銷單、項目借款單、憑證生成、制單等節(jié)點。該廠的用友系統(tǒng)除了基本的記賬功能之外，還有一個專門的合同管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要負責記錄每一筆的合同花費。由于該廠經(jīng)常需要簽訂各種不同的購貨以及銷售合同，因此詳細的記錄每一筆的合同費用也是十分有必要的。合同類型包括采購合同、銷售合同、招標合同、基建合同、維修合同、項目合同等。該合同管理系統(tǒng)包含合同導入、合同分類、付款進度分析、費用指標管理等功能。金蝶系統(tǒng)主要用于記錄付款業(yè)務，是一款專門的付款軟件。金蝶軟件用具記錄現(xiàn)金及銀行存款的收付款業(yè)務，主要適用于中小企業(yè)的財務核算，系統(tǒng)功能較為單一，模塊簡單易于操作，但是精細化程度不高。

這兩款軟件在企業(yè)發(fā)展初期可以滿足企業(yè)的基本核算需求，但是隨著企業(yè)不斷發(fā)展壯大，對于會計核算精細化的要求也越來越高。金蝶軟件的付款模塊和核算模塊已經(jīng)逐漸不能滿足企業(yè)在核算中的需求。因此在2009年到2012年，財務部門內部只使用用友一套軟件，以用友接替了金蝶。

隨著整個煙草行業(yè)的發(fā)展，煙草行業(yè)在不斷地進行改革和創(chuàng)新，對于整個煙草行業(yè)的監(jiān)督和規(guī)范也在不斷地進行完善。現(xiàn)階段財務部門使用的財務軟件包括用友和融通。融通是一款負責記錄記錄付款的專門系統(tǒng)。該廠上級單位對資金進行統(tǒng)一監(jiān)管，所以需要一款具有專門記賬功能的軟件進行輔助記錄。該系統(tǒng)的模塊包括授權支付列表、票據(jù)管理、歷史明細、銀企對賬等節(jié)點。

除了財務部門外，該廠的另一個主要軟件使用部門是產品部。產品部門有專門的存貨會計，負責記錄存貨的明細賬，包括8mg中南海、金裝8mg中南海、5mg中南海、3mg中南海、1mg中南海、藍色風尚、藍色時光、軟紅中、紅太陽、酷爽風尚、出口日本、出口迪拜、出口香港、出口澳門等二十余種類別。該廠對于存貨的記錄由財務部門和產品部門共同負責。財務部使用用友系統(tǒng)記錄對于存貨的金額進行總賬的記錄，包括原材料、在產品、產成品下的二級核算科目，并沒有細分到具體型號的煙葉、煙絲等。而產品部門負責記錄存貨的明細賬。該廠對于存貨的記錄分為兩個部門，兩套系統(tǒng)，而不是由財務部門全權負責。因為財務部門的核算時需要按照人工成本、制造費用、管理費用等將發(fā)生的支出分攤到成本中，而產品部門則按照產品分類明細進行記賬。現(xiàn)在，財務部門對使用的用友軟件進行了升級，存貨的明細賬進行了擴展。財務部門已經(jīng)不再只記錄存貨科目的總賬，而是同時記錄明細賬。

四、 主要發(fā)現(xiàn)

1. 軟件選擇的影響因素。

（1）功能需求。隨著企業(yè)不斷發(fā)展壯大，對于會計核算精細化的要求也越來越高。金蝶軟件的付款模塊和核算模塊已經(jīng)逐漸不能滿足企業(yè)在核算中的需求。因此企業(yè)將金蝶軟件替換為用友軟件，使會計電算化系統(tǒng)由簡單的付款及核算功能，轉變?yōu)樵谀甓阮A算控制及考核下的綜合電算化功能。財務核算以年度預算控制為樞紐，將企業(yè)的開支通過年度預算填制、月度預算填制、報銷單據(jù)填制等節(jié)點進行時間及指標的網(wǎng)格化控制，將會計核算的精細化管理延伸到各個部門中，使企業(yè)資金規(guī)劃更加明確。

（2）溝通成本。不同部門的員工雖然同屬于一個單位，但是由于不在一個辦公室辦公，因此彼此之間并不是十分熟悉，缺乏溝通。當財務部門需要用到有關明細賬的數(shù)據(jù)時，不能從自己的財務系統(tǒng)中調取，而是要到產品部問詢。而由于溝通不暢，經(jīng)常會出現(xiàn)產品部提供的明細賬并不是財務部門需要的數(shù)據(jù)，因此還需要進行再次的溝通和數(shù)據(jù)調取工作。為了解決溝通不暢的問題，財務部門在記錄存貨科目的總賬的時候同時記錄明細賬，并且明細賬的細化程度與產品部門相同。當財務部需要明細賬的數(shù)據(jù)時可以從自己的系統(tǒng)中調取，不再需要去產品部進行詢問。

（3）行業(yè)因素。行業(yè)不僅要求企業(yè)對于員工進行職業(yè)技能培訓，還要進行職業(yè)道德教育的考核。為了完善行業(yè)的內部監(jiān)督和內部控制，能夠實時監(jiān)測各個下屬企業(yè)的賬目系統(tǒng)，可以隨時查閱下屬公司的明細賬目，上級單位于2009年下發(fā)了《會計基礎工作規(guī)范化規(guī)定》，要求所屬公司統(tǒng)一采用用友財務軟件進行付款及核算業(yè)務；于2013年該廠應行業(yè)要求，統(tǒng)一采用融通軟件進行付款業(yè)務。總公司可以通過融通軟件調取各個下屬機構的實時數(shù)據(jù)。因此，該廠全面使用用友和融通，用友系統(tǒng)繼續(xù)記錄企業(yè)的日常業(yè)務，用融通系統(tǒng)接替了金蝶系統(tǒng)記錄企業(yè)的付款業(yè)務。

2. 成本效率分析。

（1）部門內部。從本文之前的介紹可以看出，該廠財務部門內部財務軟件的使用經(jīng)歷了從兩套到一套再到兩套的過程。在2009年～2012年，財務部門內部只使用用友這一套財務軟件。此舉不僅節(jié)省了軟件費用，而且由于軟件的升級而提高了工作效率。因為每一套財務軟件的使用除了需要花費軟件的購買成本之外，還需要對于軟件進行維護，因此需要花費軟件的維護成本。在2013年，該廠現(xiàn)在由于行業(yè)規(guī)定使用了用友和融通兩套系統(tǒng)。企業(yè)除了需要購買額外的融通系統(tǒng)，還需要負擔定期維護和升級的費用。對于該廠來說，在購買了軟件之后，軟件公司會派駐一批專門的軟件維護和升級人員在公司內部駐扎，而這批人員的勞務費用需要該廠來承擔。在使用融通軟件之前，該廠只需要對用友的派駐員工承擔費用。在使用融通軟件之后，該廠需要額外再負擔一批派駐員工的費用，成本大幅增加。因此，在一個部門的內部，只使用一套高性能的財務軟件系統(tǒng)有利于節(jié)省成本，提高工作效率。

（2）部門之間。該廠對于存貨的記錄由財務部門和產品部門共同負責，這樣雖然可以原材料的使用記錄的更加完整和清晰，但是卻會給員工帶來額外的時間成本。該廠內部制度規(guī)定存貨要在每個月末進行盤點和數(shù)字核對。由于財務部門記錄總賬而產品部門記錄明細賬，記賬系統(tǒng)不同導致經(jīng)常會出現(xiàn)月末數(shù)字核對不上的情況。這種情況是經(jīng)常性的發(fā)生而不是偶爾出現(xiàn)，因此為了是總賬和明細賬的數(shù)字記錄能夠相符和一直，兩個部門的員工在月末都需要進行加班。結合文章之前的分析，跨部門的軟件使用還會帶來額外的溝通成本。因此，在部門之間共用一套數(shù)據(jù)，使用的軟件功能互補的情況下會帶來額外的時間成本和溝通。部門之間所使用的軟件應該相互獨立，各自核算自己部門所需要的數(shù)據(jù)，減少溝通和時間成本，提高效率。但是這樣的情況并不是最優(yōu)的。財務部門和產品部門存在一定程度的重復勞動，若有軟件能夠同時滿足財務部門和產品部門的信息需求，則能夠進一步提高效率。

五、 結論

本文選擇基于財務軟件層面對北京卷煙廠進行案例研究，分析影響該廠對于軟件選擇的因素，分別是行業(yè)因素、功能需求和溝通成本。由于行業(yè)規(guī)定，企業(yè)用用友財務軟件進行日常核算，用融通軟件進行付款業(yè)務。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，金蝶軟件已經(jīng)不再滿足企業(yè)的核算需求，該廠將金蝶軟件替換為用友軟件。為了節(jié)省溝通成本，財務部門在記錄存貨科目的總賬的時候同時記錄明細賬，并且明細賬的細化程度與產品部門相同。其次，本文分析采用財務軟件的數(shù)目和成本效率的關系。在部門之間，應該使用相互獨立的財務軟件，可以減少溝通成本和時間成本，提高效率。在一個部門的內部，只使用一套高性能的財務軟件系統(tǒng)有利于節(jié)省成本，提高工作效率。目前我國對于會計信息系統(tǒng)和內部控制領域的文章都是基于企業(yè)層面的，并沒有細化到財務軟件層面。因此本文的研究可以彌補從企業(yè)日常的軟件使用這種具體實務層面進行分析的空白，并且為后續(xù)研究奠定基礎。

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作者簡介：陳碩（1989-），女，漢族，河南省開封市人，北京大學光華管理學院會計系博士生，研究方向為會計與資本市場；龍怡婷（1990-），女，漢族，湖南省橫山縣人，中國財政科學研究院會計學博士生，研究方向為會計理論；冷希（1988-），女，漢族，北京市人，上海煙草集團北京卷煙廠出納，研究方向為財務會計。