淺談新時期農村會計檔案管理

完整的農村會計檔案對于實現農民增收，維護社會穩定，促進農村經濟發展，推動我國新農村建設，實現十九大提出的振興鄉村戰略起著推動和促進作用。

隨著信息技術在農村的廣泛應用，農村會計檔案的內容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發生了較大變化，其收集、整理、保管、利用、移交及銷毀等工作都有其自身的特點與規律，管理當中即凸顯專業性，國家對會計檔案的管理也提出了更新的要求，這就要求農村會計檔案管理人員必須與時俱進地掌握會計檔案管理規范，熟練地應用計算機、網絡技術等現代科學技術管理會計檔案，但是現實工作中，農村會計檔案管理工作還存在諸多問題。

一、農村會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案管理人員缺乏系統培訓

現在的農村年輕人大多外出務工，會計檔案管理人才缺乏，承擔會計檔案管理工作的人員大部分是兼職，年齡大、學歷低、學習能力跟不上，難以全面管理會計檔案，尤其是難以適用計算機、網絡技術進行會計檔案管理，又沒有經過系統的專業培訓，對會計檔案歸檔范圍認識不清，造成會計檔案管理不完整。只簡單地認為各種會計憑證、會計賬薄、各類會計報表就是會計檔案的全部內容，因此導致會計資料流失，給日后的工作留下隱患。

（二）會計檔案管理環節不規范

1.收集不齊全。涉及農民個人利益的經濟合同、林權、山地等改革、醫療保險、勞動就業、農補、黨員補助等方面有關檔案沒有作為會計檔案收集與歸檔；涉及對口扶貧、農村危舊房改造、宜居工程、飲水工程等重點工作、重點工程形成的檔案沒有作為會計檔案歸檔；照片、音像、實物、光盤、U盤、硬盤等特殊載體檔案沒有作為會計檔案歸檔；反映村集體經濟組織各項經濟工作活動軌跡等政策文件、會議紀要等大多數在村干部手里,沒有作為會計檔案歸檔。

2.整理不規范。不修剪或修剪不整齊、不均勻；折疊、粘貼不正確、不規則、不牢固，隨時都有掉頁的可能；紙質頁面涂太多的普通膠水，導致結團、成硬塊，甚至損壞會計憑證等。

3.會計檔案保管場所差，存在安全隱患。沒有專門保存會計檔案的庫房，會計檔案存放在黑暗潮濕的地下室等；辦公室與檔案室合用；沒有配備必要的防盜、防火、防漬設施；個別農村會計檔案甚至保存在村干部或財會人員家里。

4.會計檔案裝具不達標。沒有專門的會計檔案裝具，會計檔案隨意堆放在麻袋、紙箱或辦公櫥柜上端等；使用的會計檔案裝具（會計檔案盒、會計檔案柜、會計檔案架）不符合會計檔案規范管理要求，會計檔案受潮、發霉或被鼠咬、蟲蛀等情況時有發生，降低了會計檔案的壽命。

5.會計檔案的利用手續不完善。借閱、復制和摘錄會計檔案不履行登記和歸還，甚至損壞或據為己有等。

（三）農村會計檔案管理制度不健全

有些村集體經濟組織重資金管理，輕會計檔案整理，沒有建立科學的管理制度，使村集體經濟組織會計檔案管理工作無章可循，導致會計檔案管理過程中分工不明，責任不清，保管不規范、不標準。村干部換屆時，甚至發生不移交會計檔案，毀損、丟失會計檔案等情況。

農村會計檔案的管理工作是會計后續環節，國家有專門的技術規范與技術標準，現實當中的不規范之處直接影響村集體經濟組織會計工作質量與水平。村集體經濟組織應高度重視會計性管理工作，依據相關的法律法規和技術標準規范會計檔案。

二、農村會計檔案管理工作的應對措施

（一）健全制度，加強培訓

嚴格執照2016年頒布的《會計檔案管理辦法》，結合村集體或農民專業合作社實際，制定一套切實可行的管理制度，明確責任和處理處罰手段，農村會計檔案管理人員，尤其是單位負責人，要加強培訓學習，強化村干部檔案管理能力，使其了解檔案整理的方法和程序，掌握運用計算機、網絡技術進行會計檔案管理能力，使新時期農村檔案管理工作順利開展，從思想上，業務上練就依法管理的本領，使會計檔案管理從“根本”上得到保障。

（二）制定流程，細化管理

1.加強檔案的收集與整理，做到檔案的及時歸集，檔案人歸檔范圍要明確，當前國家正在推進電子發票工作，符合相關要求的電子發票可以作為外部接收的會計資料予以歸檔。日常產生的有價值的檔案應及時交與檔案管理人員進行統一管理。

2.檔案管理人員要按照檔案的歸檔范圍和要求，負責定期將歸檔的會計資料立卷，便于查閱。

3.設立專門的村級檔案室，并確立檔案的專人管理，明確檔案管理職責。

4.加強檔案室安全防范工作，采取可靠的安全防范措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全，切實做好防火、防盜、防水等檔案保護工作。

5.完善農村的檔案查閱制度。因工作需要查閱、復制、借出的會計檔案時，應持有單位介紹信，填寫會計檔案查閱、復制、借出審批表，并經相關負責人批準后，方可辦理查閱、復制、借出手續。

6.會計檔案移交時，要按規定辦理移交手續，并編制檔案的移交清冊，交接雙方和負責人均應在場，移交雙方應當認真核對，執照《移交清冊》所列內容逐項交接，并檢查檔案質量，經雙方確認無誤后在移交清冊上蓋章或簽字并加蓋移交雙方的公章。

（三）依據辦法，科學管理

2016年新修定的《會計檔案管理辦法》由原來的21條增加到31條；完善了會計檔案的定義和范圍；增加并明確了電子會計檔案的管理要求；完善了會計檔案的銷毀程序；明確了會計檔案出境的管理要求；調整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。

要明確會計檔案管理人員法律要求、技術標準及會計檔案制度。在實際操作中，對超過保管期限的財務檔案，進行鑒定并形成會計檔案鑒定意見書后，編制“檔案銷毀清冊”，經相關領導審查，報上級部門批準后，進行銷毀。在銷毀財務檔案時，應注意：1.對于其中應了未了的債權債務原始憑證，紙質會計檔案應抽出另行整理立卷，電子會計檔案單獨轉存，單獨抽立卷或轉存人會計檔案應在會計檔案鑒定意見書、會計檔案清冊中列明，保存至結清為止；2.銷毀檔案時，應由單位檔案、財會部門、審記、紀檢監察機構人員共同進行，并在銷毀清冊上簽字。