新媒體時代電子檔案管理存在的問題及對策

（湖北交通職業技術學院，湖北 武漢 430079）

一、引言

電子檔案以現代信息技術和計算機技術為依托，在檔案的存儲、輸出等方面具有紙質檔案無法比擬的優勢，正在飛速發展，給我們的工作帶來了更多的便捷。然而在電子檔案飛速發展的同時，由于諸多因素可能會導致其發展速度減緩、發展質量降低等情況的出現，電子檔案的發展為檔案管理者提出了更為嚴峻的挑戰。

二、新媒體時代電子檔案管理中出現的問題

（一）觀念陳舊，對電子檔案重視程度不夠

當前，由于我們正處于大數據時代的早期，掌握敏銳的思維方式和領先的技能優勢顯得尤為重要。但我國長期以來都以傳統的紙質檔案為主，因此許多檔案管理人員并未根據工作環境的轉變而及時地轉變觀念，反而可能會因為傳統紙質檔案管理封閉落后的觀念而對新興的電子檔案產生抗拒的心理。另外，部分領導和干部，對新媒體時代產生的電子檔案的認識不足，狹隘地認為檔案管理工作只是保管的事務性工作，對于檔案管理工作在整個組織單位中的重要性認識不足。這些都會導致對電子檔案的觀念更新不及時，從而對電子檔案的信息化建設與發展產生消極的影響。

（二）大數據管理范圍不全面，難以統籌協調

新媒體時代下，電子檔案的數據來源于多個部門和多種途徑，然而對于此變化，檔案管理部門很難積極做出應對，對電子檔案的大數據進行統籌規劃。且對于電子檔案中日常的管理和劃分，檔案管理人員也并沒有做出合理的分配。另外各職能部門常常各自為政，協作配合不夠，制度管理體系不夠健全，導致了電子檔案的保存不夠完整和連續，從一定程度上影響了電子檔案的管理和發展，易產生漏洞。

（三）電子檔案的安全隱患嚴重

由于新媒體時代下新興技術發展迅速，電子檔案對網絡的依賴性較強，而互聯網具有極強的開放性和自由性，隨著信息化時代的到來，電子檔案在深入發展其存儲、傳輸等信息化技術的同時，也極有可能存在著被竊聽、盜取或者感染病毒的可能性，如果電子檔案經常由互聯網進行大量的發布、瀏覽等，就極有可能會經常出現人為的破壞和修改等情況，由此可見，電子檔案的安全隱患問題也十分嚴重。

三、新媒體時代加強電子檔案管理的有效對策

（一）轉變大數據管理觀念

首先，我們要立足全局，從新媒體時代大數據的背景下來深入了解電子檔案的優勢。檔案管理部門要積極轉變觀念，建立大數據、大檔案、大資源思想意識，從傳統的檔案資料管理轉變為數據管理、資源管理，收集和保存各種渠道產生的數據和資源，從而促進電子檔案的完善和發展。

（二）規范制度，制定大數據戰略

在新媒體背景下，各國已經紛紛制定了符合本國發展的大數據戰略。而隨著電子檔案的快速發展和在實際工作與生活中的運用，我國的檔案管理部門已經開始對電子檔案管理進行深入的研究和探討，制定了一系列相關的管理制度與條例，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，為電子檔案的規范化管理奠定了基礎。

（三）加強對檔案管理人員的培訓

對于很多檔案管理人員來說，電子檔案的管理和操作還是十分陌生和生疏的，因此要在其轉變觀念的基礎上，對檔案管理人員進行定期的培訓，積極開展電子檔案的學習與研究工作，另外，檔案管理人員也應該積極學習先進的電子檔案管理技術和知識，不斷地加強自身的專業素質，才能在新媒體時代適應檔案管理的新要求，從而促進電子檔案的建設和發展。

（四）完善電子檔案管理的技術手段

針對電子檔案管理過程中出現的安全隱患問題，我們必須在電子檔案的存儲、傳輸、應用等環節嚴格把關，提前做好各類準備工作，積極引進先進的科學技術，依靠不斷發展的科學技術對人為破壞、病毒侵擾等進行嚴格的防范，不斷地完善電子檔案管理的技術手段，防止電子檔案中的信息出現泄漏、損毀等情況，從而導致信息的流失，影響電子檔案管理的發展。

四、結語

檔案管理是國家文獻系統的重要組成部分，而電子檔案作為新媒體時代的信息化產物，更加有著不可估量的重要作用。加強對電子檔案的規范和管理，能有力地推動社會的進步和發展。本文依據電子檔案在發展過程中產生的問題，提出了針對性的對策，希望能為電子檔案的發展起到一定的積極作用。