工程質量監督站的檔案管理工作淺析

（盤山縣建設工程安全監察站, 遼寧 盤錦 盤山縣 124000）

引言

在現今信息化迅速發展的時代背景下，各行各業的生產信息量越來越大，使得檔案管理部門每天的工作量也在不斷增加，且由于檔案管理部門每天錄入的檔案信息豐富多樣，從而也使得檔案管理部門的工作更具多元性。同時，由于檔案管理工作關系到各行各業發展狀況的記錄，其工作較為重要，這樣也使得對檔案管理規范化和專業化工作的要求越來越高。然而隨著信息化技術被大面積引用到檔案管理工作中，很大程度上減少了檔案管理工作上的資金投入。

一、檔案管理在工程質量監督中的重要作用

隨著社會經濟的不斷增長，工程建設行業發展尤為迅速，但同時受多方面因素的影響，導致市政工程中依然存在著諸多質量方面的問題，類似豆腐渣工程及工程事故等問題是目前最為嚴重的。在進行建設項目實施過程中，前期的建設規劃、工程設計、項目實施以及后期的維修護理工作是影響一個建設項目質量的重要原因。而對建設項目實際上影響最大的是項目實施階段，該階段的工作質量直接決定著后期建筑完工時的質量問題。

其中，檔案是記錄工程實施時各環節工作細節的重要資料，是保障工程質量的重要依據。同時，在工程項目實施過程中，要想對項目施工工作計劃或者施工技術進行整改，也都需要參考檔案庫中的資料，從而確保整改后的工作計劃更科學合理。由此可見，檔案在工程質量監督中有著不可取代的重要地位，其影響著工程項目實施時各環節工作的方方面面。是以，加大檔案管理的重視力度是目前各建設單位的首要任務之一。

二、工程質量監督站中檔案管理工作上現存的問題

2.1 管理人員對工程建設檔案管理重要性的認知度不高

在各行業間激烈競爭的環境中，檔案管理工作的好壞直接影響著行業之間的競爭程度。但對于像幕后工作者一樣的檔案管理工作而言，其不如臺前工作的行業能夠獲得那么高的關注度，也不如那些行業能獲得顯著的成效。因此，隨著時間的推移，檔案管理行業中的各層管理人員普遍出現工作懈怠的狀況，例如工作積極性不高、管理設施不完整等的現象。另外，還有部分管理人員產生了檔案管理工作不必拘謹的錯誤觀念，導致相關管理人員工作態度散漫，進而造成了我國工程建設行業檔案管理工作的發展停滯不前。

2.2 檔案管理能力較低，方法不適合時代的發展

就我國工程建設行業檔案管理的現狀來看，造成我國檔案管理能力不足的原因有以下幾方面：（1）管理制度改革后，人員調動現象較為普遍，且這些新聘入的工作人員中有不少人并未受過專業的檔案管理培訓便開始投入到日常管理工作中，如此則造成了檔案管理相關內容了解不全面的現象出現；（2）我國目前檔案管理行業中，有不少管理人員并非專門的管理工作者，他們當中大部分在其它崗位也還留有職務，時常出現投入精力不夠的狀況，從而導致檔案管理發展的進度遲遲不前，對我國檔案管理能力的提升造成抑制；（3）對于檔案管理的發展而言，其設施的好壞是最基本的，然而我國檔案管理部門卻本著“因陋就簡”的原則，對單位中一些基礎設施均采取能簡則簡的態度，進而對我國檔案管理水平的提升造成嚴重阻礙；（4）再者就是檔案管理的方法不夠先進，無法適應當今時代的發展，從而給檔案管理的工作帶來了一定的困擾。

2.3 檔案收集工作的力度不強且不夠規范

在我國工程建設行業檔案管理的發展中，影響其發展的因素之一是檔案收集制度。然而就目前發展情況而言，我國在檔案收集工作方面的制度依然不夠完整，且由于工作人員的懈怠，使得僅有的制度也未能得到很好的利用。如此一來，則導致收集的檔案缺乏平整性和規范性，有些甚至無法長久保存。

2.4 檔案管理方式不夠先進，缺乏科學性

從我國檔案管理的發展現狀來看，其管理方式較為老套。即便是在現今科學技術不斷發展的環境中，我國工程建設行業內，檔案管理部門仍存在著使用傳統的紙質化檔案管理，這些不僅降低了檔案管理的工作效率，還阻礙了節約資源工作的順利進行。

三、工程質量監督中檔案管理現狀的改善建議

3.1 建立健全的工程檔案管理體系

為解決工程建設檔案管理工作中存在的問題，首先需要做的就是對現存的檔案管理體系進行完善。因為健全的檔案管理體系是檔案管理部門得以正常運行以及發展的根本條件，其關系著整個檔案管理部門工作能否井井有條的進行，且其牽連著部門中大大小小的所有事務。所以，我國當前首要做的便是改善原有的檔案管理制度，以此建立健全的管理體系，在此之后才能從其它細節方面加以工作整頓，從而確保檔案管理部門中每項工作能夠有秩序的進行。

3.2 完善檔案管理設施

對于檔案管理工作的好壞而言，其基礎便是管理設施要完全跟上。首先需要的是一個良好的工作環境，其次還要根據部門條件適當添置相關管理設備，如此一來則可以確保管理工作在基礎上獲得保障，并從根本上得以發展。另外，部門還需要注意舊檔案的維護工作，必要的話給舊檔案進行定期檢查，以防存放時間過長，對紙質檔案的內容、表層等造成影響。

3.3 重視檔案管理人員的建設

就實際情況而言，檔案管理工作具有較強的決策性，其在很大程度上決定著工程項目質量的高低，所以在工程檔案管理建設工作中，管理部門要著重注意管理人員工作素質的培養，嚴格聘選合格的管理人員。除此之外，還需要制定一定的獎懲和工作考察制度，對工作認真者給予表揚，對工作懈怠者按其情形嚴重程度給予適合的懲罰，情節嚴重者直接給予開除處理。如此一來，檔案管理人員則會嚴格要求自身，以防犯錯。

綜上所述，在現今這樣信息迅速發展的時代背景下，為我國工程建設行業帶來發展機遇的同時也帶來了一定的挑戰。檔案庫作為工程項目信息的儲存空間，其管理工作的嚴格程度將對工程質量造成極大的影響。因此在工程質量監督工作中，各工程檔案管理部門必須對檔案管理方面的工作加以重視，對各方面管理制度都做出相應的改善，建立健全的檔案管理制度，使得檔案管理工作更具規范化、效率化。

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