淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

王青　果帥珂　李小翠　王敏　宋昕　李汝恬

[摘要]檔案管理是各個(gè)企事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容，能夠利用文字、圖像、聲音、視頻等多種信息為企事業(yè)單位的重要決策提供有力依據(jù)，使企事業(yè)單位的運(yùn)行效率和經(jīng)濟(jì)效益得到有效提高，對(duì)企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著至關(guān)重要的影響作用。然而在信息時(shí)代的發(fā)展背景下，我國(guó)對(duì)檔案管理工作提出更高要求，這就需要采取有效措施對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理工作得以順利進(jìn)行，為檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代 檔案管理 創(chuàng)新

隨著我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理工作面臨著諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，想要保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，就必須要對(duì)檔案管理工作的思想理念、服務(wù)手段、管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)揮信息化平臺(tái)的功能作用，使檔案管理工作更具有靈活性、便捷性和全面性，使檔案信息的作用得到充分發(fā)揮，從而有效提高檔案管理工作的整體效果，為企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供更好的信息服務(wù)。

1信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

在信息時(shí)代背景下，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，使檔案管理工作的信息化程度得到顯著提升，使傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變到現(xiàn)代化檔案管理模式，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的數(shù)字化、檔案信息的自動(dòng)存檔和檔案信息的高效傳輸和共享，不再需要進(jìn)行手工檔案記錄、歸檔整理和檔案服務(wù)，有效提高了檔案信息的利用率。同時(shí)，在信息時(shí)代背景下，我國(guó)人民對(duì)檔案信息的需求日益提升，高效的信息利用能夠有效提高企事業(yè)單位的競(jìng)爭(zhēng)力，使企事業(yè)單位能夠占據(jù)主動(dòng)位置，有效減少了企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。此外，在信息化的檔案管理工作中，無(wú)論是檔案管理或是檔案使用都更加便捷和效率，使被動(dòng)式的檔案服務(wù)模式轉(zhuǎn)變到主動(dòng)式的檔案服務(wù)模式，不僅提高了檔案資源的利用價(jià)值，也有效降低了檔案管理及服務(wù)的人力成本。因此，在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的創(chuàng)新是必然趨勢(shì)，是確保檔案管理工作能夠適應(yīng)于企事業(yè)單位發(fā)展的重要途徑。

2信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1檔案管理理念的創(chuàng)新

在檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，首先就要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，并采取有效方式對(duì)檔案管理工作進(jìn)行思想引導(dǎo)，使檔案管理工作能夠朝著現(xiàn)代化、質(zhì)量化和數(shù)字化的方向發(fā)展，從而為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員需要將科學(xué)發(fā)展觀念作為檔案管理工作的指導(dǎo)思想，正確認(rèn)識(shí)到檔案管理過(guò)程中信息化技術(shù)對(duì)工作效率和工作質(zhì)量的影響作用，有效發(fā)揮信息化技術(shù)的功能作用，使檔案管理工作更具有合理性、科學(xué)性及高效性。此外，檔案管理人員也要通過(guò)多種渠道培養(yǎng)良好的創(chuàng)新意識(shí)，使檔案管理工作的理念、技術(shù)和方法都能夠與時(shí)俱進(jìn)，從而有效提高檔案管理工作的實(shí)效性。

2.2檔案管理模式的創(chuàng)新

在檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新能夠有效提高檔案管理工作的整體水平，使檔案管理工作滿足于我國(guó)人民的各項(xiàng)需求，有效確保檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。首先，我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式過(guò)于分散，在系統(tǒng)建設(shè)方面無(wú)法滿足于各個(gè)層次的信息服務(wù)需求，這就需要對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整合和管理，做好檔案?jìng)浞莨ぷ鳎Y(jié)合各個(gè)企事業(yè)單位的信息服務(wù)需求制定檔案模塊，采取多種措施對(duì)檔案管理程序進(jìn)行簡(jiǎn)化，有效促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次，為確保檔案管理工作的規(guī)范性，應(yīng)及時(shí)明確檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定和細(xì)則，不斷規(guī)范檔案管理制度的建設(shè)，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的更新，從而有效提高檔案管理工作的整體效果，使檔案管理模式得到有效優(yōu)化和改進(jìn)。

2.3建立信息化檔案管理系統(tǒng)

在檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，建立信息化檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、統(tǒng)一處理和統(tǒng)一服務(wù)的主要途徑，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展有著至關(guān)重要的影響作用。首先，檔案管理人員需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建一個(gè)具備信息存儲(chǔ)、信息處理、信息傳輸及信息共享等多種功能的信息化檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案管理工作的需求和發(fā)展方向?qū)ο到y(tǒng)功能進(jìn)行細(xì)化和完善，使信息化檔案管理系統(tǒng)能夠滿足于檔案管理和檔案服務(wù)的各項(xiàng)要求，有效確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次，檔案管理人員需要利用信息化檔案管理系統(tǒng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，不斷加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新和補(bǔ)充，確保檔案信息具有準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性，為檔案管理和檔案服務(wù)的有序進(jìn)行奠定良好基礎(chǔ)。最后，檔案管理人員需要根據(jù)各個(gè)企事業(yè)單位和部門的實(shí)際需求設(shè)置檔案使用權(quán)限，根據(jù)檔案信息的保密等級(jí)進(jìn)行檔案資源的共享服務(wù)和傳輸服務(wù)，從而有效提高檔案管理工作的整體效果。

2.4創(chuàng)新檔案服務(wù)及方法

檔案管理工作的主要目的就是使檔案資源的歷史價(jià)值得到充分發(fā)揮，為企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有利依據(jù)，為相關(guān)人員提供豐富的學(xué)習(xí)資源。但是傳統(tǒng)的檔案服務(wù)很難發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，甚至有些檔案資源被棄之不理，嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)工作的有效進(jìn)行。在這種情況下，檔案管理人員就需要對(duì)檔案服務(wù)方法進(jìn)行創(chuàng)新，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建在線服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)在線咨詢解決檔案查詢問(wèn)題、檔案使用問(wèn)題，通過(guò)在線反饋掌握檔案管理問(wèn)題和檔案服務(wù)問(wèn)題，既能夠提高檔案管理和檔案服務(wù)的整體效果，也能夠?yàn)闄n案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供有利依據(jù)。同時(shí)，檔案管理人員還可以根據(jù)各個(gè)服務(wù)對(duì)象的需求開(kāi)展個(gè)性化檔案服務(wù)，通過(guò)用戶信息管理進(jìn)行檔案查詢的導(dǎo)航和推薦，從而有效提高檔案服務(wù)的工作效益。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理理念的創(chuàng)新、檔案管理模式的創(chuàng)新、建立信息化檔案管理系統(tǒng)、創(chuàng)新檔案服務(wù)及方法，從多方面提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。