檔案數字化與信息化建設的重要性分析

王智一 西安寶葫蘆信息科技有限公司

目前信息時代的發展背景下，大數據與云計算為檔案信息管理提供了多種可能性，互聯網與手機移動APP等新媒體方式的發展為信息化的建設提供了極大便利。

一、檔案數字化與信息化建設優勢分析

(一)提升檔案管理的效率

傳統檔案管理主要采取紙質檔案管理的形式，需要有一定的存儲空間，同時還需要對大量的紙質信息進行防潮、防火與防蟲保護，增加了企業的工作量，而采用數字化管理方式則能夠省去這些紙質檔案的保管工作，提升了工作效率。同時進行信息化管理還能夠打破檔案保存過程中的一些限制條件，具有及時性與同步性的特征，是檔案管理的一種重要創新發展。

(二)提升檔案保存管理工作的全面性

傳統的紙質保存方式比較零散，導致檔案管理工作出現漏檔與不全面的問題，采用檔案的數字化建設能夠對這一情況進行有效改觀。將文件的材料內容輸入到網絡系統之中，并且對檔案的信息內容進行統一立卷編碼保存，能夠實現將全部的檔案齊全歸檔。在進行查閱的過程中也比較方，在多媒體信息技術的發展背景下提升了存檔的統一性與專業性。這就對企業的信息化建設提出了更好的要求，要求企業的信息技術能夠支持檔案管理與查詢工作的需要，借助于檢索工具能夠實現類似文件的連接性查閱。使用者能夠利用計算機的信息輸入查詢到所需要的相關信息，滿足了企業檔案管理工作的需求，增加了企業的便利，提升了企業的工作效率與綜合競爭力。

二、檔案數字化與信息化建設的策略分析

鑒于檔案數字化與信息化建設優勢作用，企業應當積極加強檔案數字化與信息化建設，主要采用的策略包括加強企業的信息化建設與改革，建立完善的檔案數字化與信息化建設管理制度以及加強企業的制度信息化軟硬件設施發展下文從這三個方面進行了相應分析。

(一)加強企業的信息化建設與改革

檔案數字化與信息化建設是一個系統性綜合性的工程，因此在發展過程中離不開企業領導層的重視與支持，要求企業領導人具有數字化管理方面的認知，高度重視企業檔案數字化與信息化建設，從而從企業的發展政策與財政資金上支持企業的信息化建設，為數字化模式的運營提供強勁的財政支持。積極引進這方面的先進技術促進企業檔案數字化與信息化建設，為其發展提供良好的技術支撐。并為企業檔案數字信息化建設培養專業人才，檔案信息化建設與運營是在專業信息技術人員的操作之下完成的，與專業人員的業務素質之間有著緊密的聯系，因此應當充分加強信息技術人才的引進與與培養，將信息技術的建設與檔案管理工作的開展相結合，要求企業的技術人員既掌握精良的信息技術，也能夠將其與企業的檔案管理工作相結合，從而為企業的檔案數字化與信息化建設服務。

(二)建立完善的檔案數字化與信息化建設管理制度

企業一切管理工作的開展都需要相應規章制度的約束與規范，因此在進行檔案數字化與信息化建設的過程中應當建設相應的管理制度，要求企業的檔案管理工作能夠實現統一化與嚴格化發展。企業檔案管理工作的開展過程中具有多項工作內容，涉及到多個部門的工作項目內容，如何對這些大量的信息內容進行歸檔是企業應當重點考慮的問題，這有賴于企業檔案數字化與信息化建設管理制度的建立與完善。

(三)加強企業的制度信息化軟硬件設施發展

檔案數字化與信息化建設過程中離不開企業硬件與軟件的建設與發展。這是企業信息化建設的重要基礎條件，在軟件的引進與設計過程中應當與檔案管理人員加強溝通，使得軟件的設計能夠滿足檔案管理工作開展的需要，因此要求軟件的設計人員應當充分了解企業的ERP運營情況，并對各個部門的檔案信息具有一定的認知，使得設計或者引進的硬件與軟件能夠充分滿足檔案工作開展的需要，這在檔案設計工作開展的前提階段具有非常重要的基礎性作用。在硬件的選擇與設計上應當充分注重設備的穩定性，充分比較各個不同的設備，最終再次基礎上進行篩選。在目前快速發展的背景下，信息技術為人們的生活與企業的發展提供了多多種可能性與發展方式，大數據與云計算的運用促進了信息的多樣化發展，也給企業的檔案管理工作提供了多種可能性與存儲方式。因此這就要求企業加強對云計算與大數據等先進技術的充分開發與運用。多媒體操作方式的運用也為企業檔案信息的查詢提供了多種可能性，因此要求企業加強對互聯網運營與移動APP等多媒體工具的有效開發與利用，從而輔助于企業檔案信息化建設與用戶的查詢。

三、結束語

企業工作的開展離不開檔案管理工作，從而對大量的檔案信息進行科學歸納以便能夠實現有效檢索。檔案管理工作的開展是一項繁瑣、綜合而系統性的工程，在開展過程中要求工作人員具有信息技術與檔案管理等專業性的知識，從而促進企業檔案管理工作的有效開展。