聲像檔案管理工作的重要性及改進措施

游 利

（中國核動力研究設計院檔案館，四川 成都 610213）

傳統的聲像檔案主體通過唱片、磁帶、照片和錄像帶等載體進行存儲。隨著新時代數據技術的快速發展，聲像檔案也逐漸顯示出了數字化的趨勢，這類聲像檔案的管理不再依靠物理介質，其管理模式得到了徹底的改變。與傳統管理模式相比，有著更大的發展空間及優勢。

一、加強企業聲像檔案管理工作的重要性

首先，企業的聲像檔案可以展示出企業發展的歷程，為企業的文化建設提供大量的素材，可以體現企業的底蘊，促進企業的文化建設。其次，聲像檔案還可以促進企業的科技進步及不斷的創新發展。一方面，聲像資源反映了企業的歷史，另一方面，聲像資源還可以提升企業員工的職業素養。企業可以利用聲像檔案對員工進行培訓，全面提升員工的素質。再次，企業聲像資料可以為企業的發展做出貢獻，展示企業獨特的價值。企業可以利用有趣生動的聲像檔案為企業的管理服務，為企業員工服務，提升聲像檔案的利用率，更好地為企業服務。

二、聲像檔案管理的現狀

（一）檔案意識不強

企業檔案管理混亂的主要原因是對檔案的管理意識不足。相較于傳統的檔案，聲像檔案具有較強的歸檔要求及時效性，但是大部分的企業都不太注重檔案的管理，對現有的聲像檔案沒有及時整理及歸檔，缺乏嚴重的檔案管理意識，導致丟失了很多重要的檔案。

（二）設備陳舊，聲像檔案保管效果差

科學技術在不斷地發展，多媒體也被很多領域廣泛的運用，對于聲像領域來說，攝像機、數碼相機也在我們的生活及工作中無處不在，但是很多實際的企業在工作中還是沿用老方法對聲像檔案進行管理，沒有注意恒濕、恒溫、防潮濕等要求，使得聲像檔案保存時間短。

（三）聲像管理手段落后

對于電視臺等特殊企業的檔案管理，聲像檔案資料需要跟緊當下形勢，在能夠凸顯具有影響力的社會事件，主要以音像資料為媒體，要主動為電視的宣傳工作服務。各個企業之間的聲像檔案管理存在一定的差異，管理水平的落后會直接影響聲像檔案保存的成效。

（四）聲像檔案管理制度不健全

對于大部分的企業來說，管理制度都不夠完善，缺乏一些必要的管理制度，或者是有的單位雖有管理制度，但是沒有落實到實處，沒有有效的保障，出現隨時移交的現象，各部門分散的保管著聲像資料，此外，還會存在一定的無歸檔現象，無章可循的處理狀態及散亂的保管現象。

三、新時代采用數字技術對聲像檔案進行管理的相關措施

（一）數字化采集

時代在不斷進步與發展，我們完全可以利用數字技術去采集傳統的檔案資料，比如，在管理照片檔案時，利用計算機、激光掃描儀等設備把照片掃描到電腦上，再把采集到的資料進行分類、編碼、存儲。此外，對于膠片類的聲像檔案，我們可以利用互聯網技術，把從網絡中采集到的聲像資料進行分類，從而實現數字化的管理。

（二）采用統一的標準進行編碼

對企業現有的聲像檔案按照統一的標準進行統一編碼，這樣企業的工作人員可以更好地提取調用聲像檔案，縮短查找檔案的時間。聲像檔案管理的程度復雜、工作量巨大、耗時長，因此我們要嚴格按照標準進行統一，還要提升檔案管理工作者的使命感及責任感。這樣才能從根本上提升檔案管理的質量，達到檔案為企業服務的最終目標。

（三）構建在線的數據庫

當前是大數據時代，我們需要最大限度地滿足資源共享，從而提升服務于交流的效率。因此，在新時代的聲像檔案管理體系中構建一套完善的在線數據庫就變得十分重要。我們可以根據聲像檔案的特點把其分為三類：圖片、視頻及音頻。其次，由于每個企業的所在的行業領域不同，承擔的社會職能也不一樣，各企業在構建聲像檔案在線數據庫時，務必要結合企業的實際情況，嚴格按照規范及管理標準，才能夠提升聲像檔案管理的科學性、有效性及規范性，才能科學有效地順應當下大數據時代的資源共享的時代特性。

（四）對在線的聲像檔案要更好地進行選擇性的設置

新時期企業在不斷的發展，在這過程會產生大量的聲像檔案，會占據大量的空間，因此，為了保證聲像資源能夠正常地進行存儲，就需要保證企業要有足夠的存儲空間。此外，還要多方面的分析數據庫的利用率，根據其利用率的不同選擇合理有效的存儲方式，聲像管理的過程中，我們可以增加存儲空間的利用率，最大限度地緩解數據庫及存儲空間的壓力。

四、總結

總而言之，聲像檔案工作的開展，是要通過具體的工作內容來做出相應的改善措施，才能提升工作效率，相關的檔案管理工作人員更要保持工作的積極性與責任心，要最大限度地保障檔案工作的正常開展。為了迎接新世紀的挑戰，企業只有不斷地掌握新技能、不斷地學習和吸收相關新技術，不斷地提升自己，融入社會的大舞臺，這樣才能使聲像檔案管理的工作更加的完善，不斷進步，為企業及人們提供更加科學有效的服務。