高校電子文件歸檔問題和對策探討

李 霜 何 偉

（懷化學院，湖南 懷化 418008）

隨著網絡和信息技術的發展，響應“建設節約型校園”的號召，辦公自動化和無紙化辦公日益融入人們的日常工作中。面對著上級領導部門以及同級各部門下發的大量各類電子文件，高校檔案工作人員肩負著一項巨大、繁雜且亟須解決的任務：電子文件的歸檔。針對這一任務，作者結合在高校電子文件歸檔工作中的實踐，分析了目前高校電子文件歸檔過程中存在的問題，并在此基礎上探討相應的對策，以期為高校電子文件的歸檔工作探索一條有效的解決路徑。

一、電子文件的定義和特點

根據國家標準GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》中對電子文件的定義，電子文件是指“在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”，主要包括電子文本、電子圖片、音頻和視頻等等。與傳統的紙質文件不同，電子文件有其自身的特點，具體表現如下：①便捷性。電子文件的制定和傳播通過計算機和網絡設備實施，跨越了時間和地點的界限，有利于文件的流通和使用，進一步提高人們辦公的質量和效率。②設備依賴性。電子文件一旦離開了計算機設備以及相應的閱讀編輯軟件，其無法生成、傳遞、識別。③安全性較低。電子文件很容易引發人為的故意篡改，使其失去本意內容。且電子文件在網絡傳遞過程中容易遭受病毒的感染，導致文件部分損壞或全部損壞，造成不必要的損失。④保存環境要求。與紙質文件不同，電子文件對保存場地的面積要求不高，但由于電子文件一般都保存在磁盤、磁帶、光盤等，因此對環境的溫度和濕度、防磁性等條件要求較高。

電子文件的這些特點決定了電子文件歸檔是一個比較繁雜的過程，在高校檔案管理中起著舉重若輕的地位，其重要性不可忽視，因此提升高校檔案管理的層次的重要性不言而喻。

二、高校電子文件歸檔問題分析

近年來，雖然各高校加強了對電子文件的歸檔和管理工作，但目前仍處于初級探索和實踐階段，不夠成熟，存在一些急需解決的問題。

（一）檔案信息化基礎設施薄弱且滯后

相比較于歐美發達國家，國內除了一些專業的大型圖書館和檔案館，檔案信息化建設還處于初級階段，基礎設施相對薄弱和滯后。在部分高校，對于電子文件這一新興檔案類型，主管領導還存在著意識淡薄的觀念，對電子文件的歸檔不夠重視，缺乏電子文件管理的前瞻性。在相當長的一段時期內，沒有把檔案信息化基礎設施建設經費納入到學校財務年度預算中，導致依賴于信息化設備的電子文件歸檔工作無法全面正常開展。

（二）電子文件歸檔意識淡薄，沒有落實電子文件歸檔責任化

首先，電子文件是檔案管理中的“新型”文件，與傳統的紙質文件“可看可摸”特點不同，若不在相應的電子設備中打開，工作人員會忽略其存在。因此，在高校檔案工作中起初并沒受到檔案管理人員的重視，對電子文件的歸檔沒有明確的要求且沒有切實可行的操作規程和管理規范。

其次，對高校電子文件歸檔的認識有偏差。在各高校，部分檔案工作人員認為“檔案數字化”在一定程度上等同于或者可替代電子文件的歸檔。因此存在這么一個“共識”：大量紙質文件被掃描到計算機，并將其保存到硬盤中，就認為完成了歸檔過程。這是紙質文件的“數字化”過程，只是形成了電子文件，并沒有實現歸檔。電子文件的歸檔是指將有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件進行整理，并按照歸檔要求進行保存的過程。而“檔案數字化”過程是把各種傳統載體的檔案資源轉換成數字資源形態，用以實現資源共享為目的。因此，電子文件的歸檔和“檔案數字化”是兩個不同的過程，不能相互取代。

（三）部分檔案工作人員信息技術和業務能力相對滯后，無法勝任電子文件的歸檔工作

據作者調查研究發現，部分高校的檔案工作人員知識儲備相對薄弱，在從事檔案管理工作前，缺乏專業的計算機知識以及相關的檔案管理知識，且存在年齡結構相對不合理的現象。某些高校的檔案工作人員缺乏工作熱情，對新技術的認知和掌握能力不夠，無法熟練使用相應的電子檔案管理系統。對學校或各級檔案管理部門舉辦的各種檔案業務培訓活動，存在可去可不去的心理，不按時參加業務培訓，覺得有傳統的檔案管理知識再加上個人經驗就能勝任電子文件的歸檔工作，對電子文件的歸檔缺乏深刻認識。部分檔案工作人員的業務理論水平滯后于檔案管理的發展前沿，不能適應檔案管理現代化的需求。加上有些高校對檔案管理工作不太重視，忽視了檔案管理工作隊伍的建設，阻礙了高校檔案信息化建設的進程。

三、對高校電子文件歸檔的幾點對策

根據上文所分析的高校電子文件歸檔過程中存在的問題，高校檔案管理部門應乘著檔案信息化建設的這股東風，解放思想，加強檔案管理工作，重視電子文件的歸檔。本文結合作者在高校電子文件歸檔中的實踐，對目前存在的問題，提出了以下幾點對策。

（一）轉化檔案管理理念，重視高校電子文件歸檔工作，加強檔案信息化基礎設施建設

轉化檔案管理理念，不只局限在檔案工作人員，要在更廣泛的空間上宣傳檔案工作的重要性，比如在全校范圍內。只有這樣才能積極推動檔案信息化的建設，才能更好地實現電子文件的歸檔工作。首先，檔案工作人員要跳出固有的傳統紙質文件的歸檔理論，進一步認識電子文件這一新型的檔案文件形式，重視電子文件在新時期檔案信息化建設中的地位和作用，特別要了解電子文件對高校發展和建設的影響，這樣才能在電子文件歸檔工作中先人一步。其次，高校檔案各級主管領導更要有預見性的發現，重視電子文件歸檔的重要性，在行動上支持高校的電子文件歸檔工作，在每年的校財務預算上加大檔案信息化基礎設施建設的投入力度，保證充裕的建設經費。最后，高校檔案部門要在全校范圍內大力宣傳電子文件歸檔的重要性，加強與學校各職能部門的聯系，指導各部門檔案工作人員對本部門的電子文件歸檔工作，讓他們意識到電子文件歸檔是檔案工作的一部分，自覺的配合上一級檔案管理部門對各類電子文件的收集工作，確保電子文件的歸檔工作順利進行。

（二）制定高校電子文件歸檔的操作規程和規范，完善檔案管理制度

無以規矩不成方圓，凡事只有在規章制度下，才能提高辦事效率，高校電子文件歸檔工作也不例外。高校檔案部門要在征求基層檔案工作人員的意見下，在國家標準《電子文件歸檔與管理規范》的指導下，制定有效的適合本校檔案管理的電子文件歸檔的操作規程及規范，進一步完善檔案管理制度。在相關規章制度下，要求對電子文件的形成、整理、歸檔到電子檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計及開發利用都需有詳細的操作規程和規范，保障電子文件的歸檔工作，保證高校各職能部門在電子文件歸檔工作中有章可循，使高校檔案管理工作走向標準化、制度化和規范化。

（三）強化檔案工作人員的業務能力，定期開展檔案工作業務培訓，落實電子文件歸檔責任制

培訓是提高個人業務能力的一個重要途徑，高校以及各級檔案管理部門要定期為檔案工作人員舉辦各種提升個人檔案管理能力的培訓班，提供多元化的信息技術培訓。這可在一定程度上改變目前高校檔案工作人員專業知識能力和業務水平參差不齊的現狀，提高他們的從業能力和水平。使得檔案工作人員在檔案信息化建設中發揮自己更大的潛力，更好地掌握和理解電子檔案標準，夯實高校電子文件歸檔的理論基礎。學校檔案主管部門要制定相應的獎懲措施，將電子文件歸檔實行個人負責制，將電子文件歸檔工作作為檔案工作人員個人評優評先的一個重要指標，將電子文件歸檔工作真正落實到實處，培育高校電子文件歸檔工作的良好環境，促進電子文件歸檔進入一個良好的循環狀態，為高校檔案信息化建設的整體提升奠定堅實的基礎。

總之，高校電子文件歸檔是新時期高校檔案管理工作的重點，是檔案信息化建設不可或缺的一個組成部分。高校檔案工作人員要加強對電子文件歸檔工作的認識，努力提升自身的業務能力和工作技能，適應電子文件歸檔工作的要求，為高校檔案信息化建設添磚加瓦。