數字檔案室建設概述

朱輝秋 王 昊 戴娜娜

南京市鼓樓區人民檢察院 江蘇南京 210015

一、數字檔案室的概念

數字檔案室是指黨政機關、企事業單位等相關組織在其履行職能過程中，運用現代化技術手段對電子檔案和傳統載體檔案數字信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的綜合檔案信息集成管理平臺。

不少人認為數字檔案室就是簡單的對紙質檔案的數字加工，這是一個誤區，其實紙質檔案加工只是數字檔案室建設的一部分，它是通過多部門的協同，從檔案管理體制、標準規范、采集、管理模式等方面全面變革，建立一套新的檔案管理模式。

二、數字檔案室的優點

與傳統檔案管理模式相比，數字檔案室具有許多優勢。比如有一些檔案因為翻閱量大、利用較為頻繁，時間久了，檔案會出現殘破的問題，這對檔案資料保護提出了嚴重的挑戰，而數字檔案室即可可有效解決這一問題。在數字檔案室建設完成后，以后查閱檔案時只需獲取相關授權后，即可在網絡上查看檔案，而不再需要翻閱檔案原件。用戶不再需要“登門造訪”，大大加快信息交流與反饋速度。且以前是以檔案為中心，轉變為以用戶為中心，以動態分布的方式提供信息，提高獲取檔案的效率。

三、數字檔案室建設原則

數字檔案室的建設應堅持“資源優先、標準規范、統籌整體、確保安全”四原則。即著眼于檔案資源建設，保證及時、規整、有效歸檔，以資源建設質量為出發點。統籌協調文件管理與檔案管理、業務工作與檔案工作、檔案時與綜合檔案室之間關系。將數字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設緊密結合起來，整體推進。同時建立相關安全管理制度，分級保護，配備相應應急設施，確保數字檔案室安全運行。

四、數字檔案室建設要求

數字檔案室的建設是多部門協同開展的，包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，涉及到機關檔案部門、業務部門和信息化部門等。

硬件要求。主要需要用于檔案數字化的專用場地、用于信息數據存儲管理和應用運行的服務器、用于各類用戶訪問的終端設備、各種輸入輸出、掃描設備等、用于數據備份和歸檔移交的光盤刻錄機等，以確保數據采集、處理的準確高效。

軟件方面。可根據自身情況選購配套性好、安全性高、穩定性好的主流操作系統。選擇與本單位信息管理實際標準相符的數據管理系統，選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現檔案資料管理與辦公自動化的無縫銜接。

數字化標準要求。依據國家檔案局相關標準進行科學加工和整理。

五、建設數字檔案室的幾點建議

（一）領導重視，建立相應協調機制。在如今越來越重視效率的情況下，數字檔案室的建立對機關單位辦公提供極大的便利。所以應當加強檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數字化建設工作重要性的認識。目前存在的問題是相關專業的人才短缺，這就需要建立檔案機構、信息技術中心、業務部門之間的協作機制，以彌補人才不足。同時也要加大相關人才培養，適應新形勢下的工作。

（二）加大投入，保障經費需求。目前數字檔案室建設的一大攔路虎即經費不足，主要還是重視程度不夠，因此就需要加大宣傳力度，讓領帶重視起來，增大相關經費投入和政策。同時利用有限的資源有序開展相關建設工作，優先利用率高的、涉及切實利益的檔案數字化工作，從小到大，有計劃有重點的進行。

（三）明確職責，規范制度。建立完善的出入庫管理制度，強化工作職責，優化管理和使用環境。

（四）加強數字化加工安全和質量監控。提前做好卷宗質量檢查，審核其規范程度，保證數字化時的標準化作業，避免隨意性。同時應安排人員進行不定期抽查，保證數字檔案與原始檔案的一致性。

數字檔案室的建立是實現檔案信息化的必然要求，對單位各項工作的開展有著重要的意義。隨著時代的發展，電子政務已成為發展趨勢，檔案數字化工作承擔著檔案管理現代化的職責，提供在線信息服務，已成為機關工作的基礎一環，因此檔案管理工作想要更上一層樓，數字檔案室的建設必不可缺。