淺談醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)

王夢怡

(無錫市第九人民醫(yī)院人事科，江蘇省無錫市 214062)

隨著新醫(yī)改的深入，各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)都在探索新的發(fā)展模式，醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人才是醫(yī)療行業(yè)的核心競爭力，這就決定了醫(yī)院人力資源的科學(xué)化、合理化、人性化利用與配置將會(huì)成為醫(yī)院發(fā)展的堅(jiān)實(shí)動(dòng)力[1]。《國家中長期人才發(fā)展規(guī)劃綱要(2010—2020)》就確立了“服務(wù)發(fā)展、人才優(yōu)先、以用為本、創(chuàng)新機(jī)制、高端引領(lǐng)、整體開發(fā)”的人才發(fā)展指導(dǎo)方針，人才是醫(yī)院發(fā)展的第一資源。“人力是資源之根本”[2]，借助信息技術(shù)構(gòu)建人力資源信息管理系統(tǒng)，對醫(yī)療人才的發(fā)掘、培養(yǎng)全過程進(jìn)行數(shù)字化管理，優(yōu)化人力資源管理業(yè)務(wù)流程，提高醫(yī)院人力資源的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平和效率，從而建立結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍，對醫(yī)院的整體運(yùn)作與穩(wěn)定發(fā)展意義重大[3]。

1 醫(yī)院HRMS現(xiàn)狀與問題

人力資源管理信息系統(tǒng)(HRMS)在企業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，并且功能也正在日臻完善[4]。近年來隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展與醫(yī)院人力資源精細(xì)化管理的要求，醫(yī)院的人事部門相續(xù)上線了人力資源管理信息系統(tǒng)，但大都還處于起步階段，醫(yī)院人力資源管理信息化仍然是醫(yī)院信息化建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)，并未給予足夠的重視。目前醫(yī)院HRMS的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(1) 醫(yī)院HRMS大多僅限于人事檔案、人力資源基本信息、工資福利等方面的信息管理，缺少現(xiàn)代人力資源管理理念，很少涵蓋現(xiàn)代人力資源管理的主要內(nèi)容，如招聘、培訓(xùn)、崗位、考勤、績效、合同等方面的管理，并沒有達(dá)到真正意義上的人力資源管理。

(2) 醫(yī)院HRMS與醫(yī)院信息平臺的集成度低，缺少與HIS、HRP、OA等子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，人力資源信息基本處于“孤島”狀態(tài)，數(shù)據(jù)利用率低。

(3) 醫(yī)院人力資源管理工作重復(fù)，人事檔案數(shù)據(jù)不一致，人力資源管理效率低下。

為此，充分利用信息技術(shù)和現(xiàn)代人力資源管理理念構(gòu)建醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的規(guī)范化、科學(xué)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化管理，大力加強(qiáng)信息化條件下人力資源管理模式和管理信息平臺研究勢在必行。

2 醫(yī)院HRMS建設(shè)價(jià)值

醫(yī)院人力資源管理(Human Resource Management，簡稱HRM)是指根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的戰(zhàn)略要求，有計(jì)劃地對人力資源進(jìn)行有效管理與合理配置，通過對醫(yī)院員工的招聘、培訓(xùn)、使用、考核、激勵(lì)、調(diào)整等一系列過程管理，調(diào)動(dòng)員工的積極性，發(fā)揮員工的潛能，為醫(yī)院和社會(huì)創(chuàng)造更多的價(jià)值[5]。醫(yī)院建設(shè)HRMS的價(jià)值體現(xiàn)在：為醫(yī)院人力資源精細(xì)化管理提供新方法、新思路；提高人事管理部門的管理效率；通過信息系統(tǒng)規(guī)范人力資源管理業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)職工招聘、入職、薪酬、福利、調(diào)動(dòng)、晉升、婚育、離退的職業(yè)全生命周期管理。借助HRMS努力實(shí)現(xiàn)使醫(yī)院每一位員工都能夠人盡其用，發(fā)揮最大的潛能來為患者、為醫(yī)院發(fā)展提供有效服務(wù)，使員工成長與醫(yī)院發(fā)展協(xié)同進(jìn)行。

3 醫(yī)院HRS建設(shè)的主要設(shè)想

3.1 醫(yī)院HRMS基本功能與拓展功能

醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、逐步完善、不斷提升，系統(tǒng)的基本功能包括：招聘錄用管理、人事檔案管理、員工考勤管理、薪酬福利管理、績效考核管理、合同管理等。系統(tǒng)的擴(kuò)展功能可以有預(yù)警提醒、統(tǒng)計(jì)分析、決策支持等。醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)功能模塊如圖1。

圖1 醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)功能模塊組成

3.1.1 招聘錄用管理。招聘錄用管理模塊，具有招聘需求申請、審批、發(fā)布功能，并可設(shè)置招聘模板；應(yīng)聘者可在線投遞簡歷，申請職位；系統(tǒng)能夠?qū)啔v信息自動(dòng)篩選與分析，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的人才庫管理；應(yīng)聘者被錄用后，其基本信息能夠自動(dòng)轉(zhuǎn)入醫(yī)院HIS人員字典庫；可擴(kuò)展的功能有人才測評、專業(yè)測試、分析比較等功能，以提高人力資源招聘質(zhì)量與工作效率。

3.1.2 人事檔案管理。醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要部分，同時(shí)也是醫(yī)院管理重要組成部分之一[6]。人事檔案管理模塊真實(shí)地記錄著醫(yī)院每位醫(yī)護(hù)人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、思想政治情況、醫(yī)療業(yè)務(wù)能力、繼續(xù)教育、科研能力、醫(yī)德行為、工資狀況、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的情況，是個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)記載，是醫(yī)院錄用人才、考核人才、提拔人才的重要依據(jù)。醫(yī)護(hù)人員轉(zhuǎn)正定級、申報(bào)職稱、職務(wù)晉升、人才培養(yǎng)時(shí)，都需要使用人事檔案。人力資源信息系統(tǒng)將人事檔案作為一個(gè)系統(tǒng)體系來管理，使管理更完整，更準(zhǔn)確，更及時(shí)。

3.1.3 員工考勤管理。傳統(tǒng)考勤管理模式下，每月月底前各科室的考勤員將本科室的考勤數(shù)據(jù)表上報(bào)到人事科，再由人事科考勤專員匯總，然后根據(jù)考勤結(jié)果核算工資獎(jiǎng)金，這種模式就顯得效率低下，且容易出錯(cuò)，已經(jīng)完全不適應(yīng)新的考勤管理需求。考勤管理模塊，定義考勤規(guī)則，對公休日、節(jié)假日、調(diào)休、倒休進(jìn)行在線記錄；員工可在線向上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門提出加班、休假、公出等各類申請，上級領(lǐng)導(dǎo)也可在線審批，人事管理部門在線審核確認(rèn)；系統(tǒng)可以按人員和部門生成日、周、月或某時(shí)間段內(nèi)的考勤明細(xì)表、匯總表；該功能模塊與績效考核、薪酬福利模塊業(yè)務(wù)協(xié)同，考勤結(jié)果與績效、薪酬福利模塊關(guān)聯(lián)，自動(dòng)計(jì)算職工的工資獎(jiǎng)金等。

3.1.4 薪資福利管理。薪資福利管理模塊，依據(jù)醫(yī)院的薪資福利體系靈活自主定義薪資類型與類別、計(jì)算公式與規(guī)則，薪資級別與標(biāo)準(zhǔn)。隨著員工入職、實(shí)習(xí)轉(zhuǎn)正、定崗定級、升職轉(zhuǎn)崗，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按照相應(yīng)的規(guī)則完成薪資的調(diào)整，并以時(shí)間為主軸記錄員工的薪資變動(dòng)情況，同時(shí)對特殊情況薪資獎(jiǎng)勵(lì)的補(bǔ)發(fā)、扣發(fā)設(shè)置自動(dòng)處理規(guī)則，如科研獎(jiǎng)勵(lì)、論文獎(jiǎng)勵(lì)、缺勤處罰標(biāo)準(zhǔn)等。系統(tǒng)還可以按照科室、部門、崗位、級別等不同維度對員工的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如醫(yī)院員工收入歷年變化情況曲線、同比變化曲線、環(huán)比變化曲線等。系統(tǒng)還要能夠設(shè)置薪資和獎(jiǎng)勵(lì)的發(fā)放與審批機(jī)制，以規(guī)范薪資福利管理的業(yè)務(wù)流程。

另外，醫(yī)院為員工繳納的各種保險(xiǎn)和公積金，根據(jù)員工在職和非在職，以及職稱、職務(wù)的不同，繳納的險(xiǎn)種和金額也各不相同，系統(tǒng)可根據(jù)角色和屬性設(shè)定的相應(yīng)的繳納標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)計(jì)算自付比例等。

3.1.5 績效考核管理。績效考核管理模塊具有KPI指標(biāo)管理、BSC指標(biāo)分解管理等多種考核指標(biāo)管理工具，在考核指標(biāo)制定中，設(shè)置不同人員、部門、崗位的目標(biāo)考核指標(biāo)及指標(biāo)權(quán)重等；可制定多層次的量表考核指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)中設(shè)立相應(yīng)的績效考核指標(biāo)，通過經(jīng)濟(jì)效益衡量績效的同時(shí)，加入患者滿意度、公益活動(dòng)參與度等非經(jīng)濟(jì)指標(biāo)；根據(jù)醫(yī)院的財(cái)務(wù)考核規(guī)則設(shè)置不同層次的考核指標(biāo)權(quán)重；該模塊還可以定制考核計(jì)劃，對考核時(shí)間、考核周期、考核方法、考核對象、考核內(nèi)容、考核人等進(jìn)行個(gè)性化按需定制；系統(tǒng)可以從不同維度對考核結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，自動(dòng)生成趨勢分析、對比分析等，考核結(jié)果與薪資福利管理模塊自動(dòng)聯(lián)動(dòng)。

3.1.6 合同管理。合同管理模塊詳細(xì)記錄所有員工的合同內(nèi)容，包括合同簽訂日期、起始日期、終止日期、有效期限、補(bǔ)充協(xié)議等，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)合同簽訂、變更、續(xù)簽、終止和解除的全生命周期管理。

另外管理員登錄系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提示近期將要處理的合同，如到期提醒、續(xù)簽提醒等；員工登錄系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提醒將辦事項(xiàng)，也可隨時(shí)查看本人的合同情況。通過HRMS對勞動(dòng)合同的統(tǒng)一規(guī)范化全生命周期管理，能夠?qū)β毠ど矸葸M(jìn)行有效識別，對職工勞動(dòng)合同及崗位等建立相關(guān)預(yù)警機(jī)制，能夠有效規(guī)避由于勞動(dòng)崗位變動(dòng)及期限超期所帶來的用工風(fēng)險(xiǎn)。

3.1.7 預(yù)警提醒。預(yù)警提醒模塊根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則，管理人員登錄HRMS時(shí)，自動(dòng)發(fā)出預(yù)警提醒信息，如試用期滿人員信息、合同到期人員信息、外出培訓(xùn)(進(jìn)修、學(xué)習(xí))人員信息、近期離職人員信息等[7]，并可引導(dǎo)至下一步的業(yè)務(wù)操作。

3.1.8 統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)分析模塊，根據(jù)統(tǒng)計(jì)要求，靈活定義需要統(tǒng)計(jì)的字段信息，并且可以編輯字段間的邏輯關(guān)系，設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，統(tǒng)計(jì)結(jié)果自由導(dǎo)出。通過該模塊功能，可對醫(yī)院的人力資源信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，如人員年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱機(jī)構(gòu)、人員流失率、床護(hù)比等，是醫(yī)院建設(shè)合理的人才梯隊(duì)，制定科學(xué)招聘計(jì)劃的重要數(shù)據(jù)支撐。

3.1.9 決策支持。決策支持模塊可以對員工的人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度統(tǒng)計(jì)分析和挖掘，并以圖表形式展現(xiàn)，使醫(yī)院的管理者全方位方便快捷地掌握醫(yī)院人力資源整體情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人力資源管理中存在的問題，并作出相應(yīng)的針對措施。HRMS通過與醫(yī)院各信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效整合與挖掘，還可以預(yù)測出全院人力資源宏觀發(fā)展趨勢與規(guī)律，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供重要的數(shù)據(jù)支撐[8]。

3.2 實(shí)現(xiàn)要點(diǎn)與難點(diǎn)

3.2.1 提高認(rèn)識與增強(qiáng)信息化管理理念。信息技術(shù)為管理服務(wù)，人力資源管理信息系統(tǒng)要發(fā)揮作用必須與先進(jìn)的人力資源管理理念相結(jié)合。學(xué)習(xí)現(xiàn)代人力資源管理思想，并積極應(yīng)用到人力資源管理信管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中。對人力資源管理信息管理系統(tǒng)建設(shè)的投入將產(chǎn)生長期的管理效應(yīng)，從認(rèn)識上應(yīng)給予充分的理解和重視，以保障人力資源管理信息化的順利實(shí)施。

3.2.2 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與信息互聯(lián)互通。HRMS按照標(biāo)準(zhǔn)化的接口方式與數(shù)據(jù)要求，接入醫(yī)院信息平臺，實(shí)現(xiàn)與醫(yī)院HIS、HRP、OA等子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)協(xié)同與數(shù)據(jù)共享，以實(shí)現(xiàn)與醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面打通了人事管理部門內(nèi)部因分工不同而導(dǎo)致的內(nèi)部信息不暢，在HRMS中為不同的角色分配不同的管理權(quán)限，使各分工間的人力資源管理業(yè)務(wù)達(dá)到協(xié)同，數(shù)據(jù)達(dá)到共享的狀態(tài)；另一方面打通了醫(yī)院各科室部門間的人事信息共享，通過與醫(yī)院信息平臺的對接，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各主要職能部門的業(yè)務(wù)流程協(xié)同，使科研、教學(xué)、醫(yī)務(wù)、護(hù)理、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)的信息與人事管理信息實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通[9]。

3.2.3 業(yè)務(wù)流程規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。人力資源管理信息化的前提是依據(jù)現(xiàn)代化的人力資源管理理念建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理業(yè)務(wù)流程體系。通過HRMS的建設(shè)進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化人事管理業(yè)務(wù)流程，將管理職能的介入提前，改事后結(jié)果備案管理為事前審批、事中監(jiān)督、事后登記的全過程管理[10]；將員工招聘、入職、培訓(xùn)、定崗、定級、調(diào)動(dòng)、休假、退休和離職等人事活動(dòng)的全生命周期管理納入到HRMS中來；對醫(yī)院各類人員的所有合同全部納入到HRMS中管理，使合同的簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止等管理更加規(guī)范、更加及時(shí)。通過HRMS實(shí)現(xiàn)人事管理流程的不斷優(yōu)化與迭代，將科學(xué)的管理流程固化到系統(tǒng)中，以系統(tǒng)建設(shè)帶動(dòng)人力資源的科學(xué)管理。

4 結(jié)語

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，以及智能終端普及，HRMS也將朝著移動(dòng)化、智能化的方向發(fā)展。構(gòu)建科學(xué)合理的人力資源信息管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人事管理工作系統(tǒng)化、工作流程規(guī)范化、人力資源信息共享化、人力資源管理精細(xì)化的有利工具。另一方面醫(yī)院人力資源信息的準(zhǔn)確性、安全性與更新的及時(shí)性，是醫(yī)院整體平穩(wěn)運(yùn)行與制定發(fā)展計(jì)劃的有力保障[11]。

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