淺析成人教育培訓檔案的特點與管理

摘要：在開展成人教育培訓時，要求做好培訓檔案管理工作，以便全面收集和記錄培訓活動相關數據，為成人教育培訓活動的組織提供借鑒。本文主要圍繞成人教育培訓檔案特點、成人教育培訓檔案的管理等方面展開討論，具體分析了成人教育培訓檔案的形成時間分散、檔案形式多樣等特點，并針對這些特點，提出了提高檔案管理水平的有關措施，包括建立對應的檔案管理制度、提高檔案管理者綜合素質等。

關鍵詞：成人教育；檔案特點；檔案管理；教育培訓

前言：成人教育培訓檔案管理工作是教育活動中的主要組成部分，旨在對培訓活動開展過程的數據信息進行收集和整理，從而為培訓活動良好開展提供依據。對于培訓檔案來講，具有檔案類型復雜及信息收集系統性等特點，在實際進行檔案管理工作時，需要充分認識到檔案管理重要性，并要求管理者能憑借自身綜合素養，確保檔案管理有效性及全面性，進而發揮培訓檔案在成人教育改革發展上的積極作用。

一、成人教育培訓檔案特點

（一）形成時間較分散

成人檔案管理主要特點表現為形成時間分散性，由于成人教育檔案是對不同階段的不同類型培訓活動數據進行記錄，因此受到培訓時間和培訓內容不固定的影響，使得成人培訓檔案具有形成時間分散的特點。成人培訓檔案與學歷教育檔案有所差異，在培訓時間上，主要根據學習者實際需求來設定，在教育培訓活動結束后，要及時整理并儲存已經收集的培訓信息，以免造成檔案資料的缺失，不利于對培訓活動數據的系統性記錄。在實際進行檔案管理時，要從其形成時間分散性這一角度出發，能做到培訓檔案的及時歸檔，并由學校檔案室保管檔案。

（二）檔案類型較復雜

成人培訓檔案還具有檔案類型復雜化的特點。對于成人教育培訓來講，不同類型的培訓項目，其內容、培訓目標以及形式等有所差異，這就促使檔案管理具有類型多樣化特征，對檔案管理者專業能力有較高要求[1]。如在為中小學教師提供培訓活動時，包括職務培訓、學歷培訓、新課標培訓、計算機培訓以及普通話培訓等多種培訓內容。并且在組織不同時期的培訓活動時，還要根據培訓對象及需求等，制定相應的教育方案及教材內容等。參與到培訓活動中的人員還存在年齡、職務等方面的不同，增加了檔案管理復雜性。為了保證各個時期培訓活動的檔案管理的有效性，則檔案人員應從培訓環節、培訓流程及內容等多個方面著手，采取適當的檔案記錄手段，進而保證檔案質量。

（三）檔案形式多樣性

隨著社會不斷發展，成人教育培訓逐漸發展出多種類型，使得檔案內容及形式更加多樣化。進行成人教育檔案記錄時，要根據培訓形式選擇適當的檔案管理方式。培訓檔案主要包括培訓方案、培訓規劃、規章制度等，在對培訓活動相關信息進行收集時，要從各類名冊、成績表、考勤表、教材內容、視頻資源以及會議記錄等內容著手，保證培訓信息的有效收集。

（四）信息收集系統性

檔案信息收集系統性主要體現在每期培訓活動在實施過程中都要經過接收上級指令、確定培訓計劃到報名等多個環節，同時在實際開展培訓活動前，還要開展各類教學資源配置、教育過程管理以及培訓內容設計等工作，在上述培訓環節進行階段，勢必會產生相應的數據信息。為了充分發揮培訓檔案應用價值，則需要細致收集各階段的培訓資料等，在提取相關信息的條件下，接著進行整理、組卷等操作，以便保證培訓檔案完整性和系統性。

二、成人教育培訓檔案的管理

（一）明確認識成人教育培訓檔案

要想加強成人培訓檔案管理效果，則應首先對成人教育檔案有充分認識，應在現代化管理意識引導下，從思想層面認識培訓檔案管理在整個培訓活動高效開展上的促進作用，進而保障檔案信息全方位收集，確保檔案管理工作高質量完成及提高培訓檔案質量，是保證檔案有效性的重要途徑。成人培訓檔案可看作是相關活動信息的記錄載體，旨在為之后的教育培訓方案設計及內容選擇等提供數據支持。例如，為了加強對檔案管理人員自身意識的培養，大多數學校將加大在檔案管理重要意義上的宣傳，并通過組織有關檔案管理的競賽活動，以便提高檔案管理人員工作積極性。在相關活動組織下，不僅能幫助管理人員熟練掌握檔案管理技巧，還能促使管理人員對檔案管理有正確認識。

（二）建立對應的檔案管理制度

成人培訓檔案管理是一項較復雜的工作，為了確保管理工作質量及效率，則應借助檔案管理制度的指導作用，從而促使管理人員有序開展管理作業，并且在制度作用下，還能為各項管理環節的開展提供依據[2]。成人培訓檔案相應的檔案管理制度應能做到對整理規范、信息收集范圍、歸檔儲存等內容作出明確規定?？紤]到培訓檔案運用價值的實現關鍵在于信息的有效共享，因此，應盡可能按照統一規范標準來整理檔案。例如，在制作各類表格時，通常要求使用統一紙張，并能在固定模板下進行數據記錄。從培訓活動開始時便應全面收集各類材料，做到將教學、教材等數據信息整合起來，并在收集環節完成后，建立系統的、完整的培訓檔案。

（三）提高檔案管理者綜合素質

檔案管理人員是決定成人教育培訓檔案管理質量的關鍵人物，因此，有必要重視對管理人員綜合能力的培養，進而為檔案管理提供一批高素質管理者。例如，對于管理人員而言，應在實際開展檔案管理工作時，有意識的學習相關管理知識，達到自身理論知識體系與檔案管理實踐需求相符合的目的。同時，檔案管理人員還可有針對性的選擇專題培訓活動，通過借鑒及吸取先進管理方法，可有效提升他們的業務水平。另外，還要求管理人員在實際進行檔案管理時，能自覺收集有關數據，例如在畢業典禮、專題講座活動中，檔案管理人員應通過拍照或錄像等，為之后工作的開展提供資料依據。

（四）提高培訓檔案管理數字化程度

在信息化技術良好發展及運用的背景下，為成人培訓檔案管理的開展提供了新的路徑，應促進培訓檔案管理朝著數字化方向發展，從而提高管理效率及質量等，是未來檔案管理工作主要發展趨勢。隨著成人教育培訓類型及內容的增加，使得檔案數據信息量增加明顯，傳統的手工管理模式已經不適用于目前的檔案管理中，這時要求檔案管理能采取現代化管理觀念，通過利用計算機等設備達到現代化管理標準。例如，大部分學校加大了數碼照相機、打印機、復印機以及投影儀等基礎設施上的資金投入，進而為檔案管理自動化程度的提高提供設備支持。另外，還應重點關注校內網絡系統的建設，以便確保檔案管理信息的及時傳遞，將培訓檔案管理階段產生的信息，分別傳遞至相關部門，可確保檔案管理各環節的緊密聯系，并在此基礎上強化管理效果。

結論：綜上所述，成人教育培訓檔案管理工作與教育活動是同步進行的，能做到對教育活動中產生的信息進行全面收集，對成人教育培訓活動順利開展有重要意義。本文主要針對培訓檔案特點及有效管理等進行分析，可發現成人教育檔案體現出復雜性、分散性以及系統性等特點。為了取得理想的檔案管理效果，應科學的進行培訓數據收集及整理，并能充分利用現代化管理手段，進一步提高培訓檔案管理質量。

參考文獻：

[1]于旭升.成人教育培訓檔案的特點與管理[J].亞太教育，2016（16）：292.

[2]屈秀紅.成人教育培訓檔案的特點與管理[J].云南檔案，2015（05）：26-27

作者簡介：蘇小菲（1978，10-），女，山東省萊西市夏格莊鎮人，萊西市教育體育局工作，初級職稱評選中級， 本科，研究方向：教育管理。