如何做好人事檔案管理工作

劉波

摘要：在提高全社會人事檔案意識和人事檔案工作者整體素質的基礎上，維護人事檔案的真實性，建立和完善人事檔案管理規章制度，加大人事檔案信息資源的利用價值，人事檔案工作才能真正煥發新的生機和活力。人事檔案管理工作是一個具有復雜性、科學性的系統工程。在新形勢下，人事檔案管理工作必須抓住機遇，與時俱進，在實踐中不斷探索出解決問題的新方法、新舉措，以適應社會發展的需要。

關鍵詞：人事檔案；管理；方法

人事檔案管理工作是一個具有復雜性、科學性的系統工程。在新形勢下，人事檔案管理工作必須抓住機遇，與時俱進，在實踐中不斷探索出解決問題的新方法、新舉措，以適應社會發展的需要。在提高全社會人事檔案意識和人事檔案工作者整體素質的基礎上，維護人事檔案的真實性，建立和完善人事檔案管理規章制度，加大人事檔案信息資源的利用價值，人事檔案工作才能真正煥發新的生機和活力。

1.強化法律意識，嚴格檔案管理。認真學習《檔案法》，尤其是檔案管理人員和單位領導，應通過對《檔案法》及有關檔案管理規定的學習，把人事檔案管理工作放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立檔案管理領導小組，切實加強管理，使之能有效地服務于改革開放振興經濟的大局。

2.強化隊伍建設，提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。從事人事檔案工作的人員不僅具有要有較高的政治素質和較強的服務觀念，還必須具有較強的業務能力。在加強隊伍建設方面可采取以下措施：一要確保檔案人員數量。按照有關規定，管理千卷以上檔案的單位，要配備一名專職檔案工作人員；千卷以下的要有兼職工作人員，并且要以主要精力從事干部人事檔案工作。二要嚴格挑選檔案管理人員。除了要注重選拔黨性強、作風正、事業心強、守紀律、守機密、具有一定工作能力和文字水平的黨員干部從事檔案工作外，還要根據新形勢的需要，選配比較年輕、學歷層次比較高并能熟練運用計算機的同志從事這項工作。三要建立檔案人員持證上崗制。檔案人員應當在通過人事檔案主管部門培訓、考核取得崗位合格證后才能上崗。四要加大檔案管理人員的繼續教育、培訓力度。通過舉辦專題培訓班、在職自學、以整代訓、開展研討等方式提高檔案專業人員的業務素質。

4.加大投入，實現檔案的現代化管理。事業單位要對人事檔案工作加大投入，切實改變檔案管理不適應工作需要的局面。與時俱進，配備相關設施，檔案管理人員更要努力學習掌握現代檔案管理知識并學會新技術的運用，以便檔案管理實現動態化管理和維護，在條件許可的情況下，積極開發研制檔案管理軟件，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統，建立數字檔案和多媒體檔案，實行聯網，實現檔案的現代化管理。通過技術與管理創新，實現檔案信息電子化，以充分發揮計算機功能，為提高社會效益和經濟效益服務。

5.提高對人事檔案管理工作的認識。人事檔案工作是一項艱苦細致、默默無聞的事業，不僅需要檔案工作人員自身努力，更需要各級領導的大力支持和全體員工的積極配合。各級領導應該把人事檔案管理工作提上議事日程，把人事檔案管理工作作為重要的基礎工作抓緊抓好，切實加強工作領導，定期檢查，聽取匯報，建立健全規章制度，配備專業人員及設備，及時制定相應方針政策解決有關問題，為人事檔案管理工作創造有利的工作條件和工作環境。同時，檔案管理工作人員要強化服務意識，要具有奉獻精神，勤勤懇懇，兢兢業業，切實提高自身素質和工作水平。找準檔案工作的切入點，把人事檔案工作延伸到工作內部，積極探索人事檔案發展管理的新途徑和新方式。

6.增強檔案管理隊伍建設。人事檔案管理工作是一項政策性、專業性、保密性很強的工作，要促進高校人事檔案工作的發展，就必須提高檔案管理工作人員的素質，建設一支好的隊伍。隊伍建設可從以下三個方面著手：挖掘現有可用人才鼓勵現有的骨干人才進行再學習、再教育。在不影響正常工作的情況下，通過自身學習和努力，提高自身素質，以適應現階段人事檔案管理工作發展的客觀要求。直接引進所需人才。從應屆畢業的高等院校畢業生中選擇優秀人員進行上崗培訓，再讓他們到工作中積累經驗，提高業務工作水平和管理能力。提高全員整體素質。通過舉辦培訓班、進修班等方式，對工作人員進行科學文化、崗位技能的知識更新教育，同時以點帶面，平時在開展正常的業務學習時加強基本業務技能和制度的掌控，使工作人員的整體素質跟上現代化檔案管理發展的需求。

8.建立計算機信息網絡管理。隨著信息時代的到來，計算機技術和網絡技術迅速發展，勢必要求檔案管理工作的相應變革。采用計算機技術進行檔案管理是檔案工作現代化的必要條件和重要標志。現階段的人事檔案管理工作必須采取先進的、高起點的管理模式，建立有效的、規范的、科學的人事檔案管理信息網絡，加強人事檔案信息的宏觀管理，提高現代化管理水平，拓寬人事檔案材料的信息來源和信息收集渠道及組織手段，并且充分利用現代化設備的高速、準確和資源共享特點，切實提高人事檔案的利用水平和效率。采用現代化管理手段，提高人事檔案在工作中的利用效率，充分發揮人事檔案在人才資源開發中的積極作用。

9.加大人事檔案的利用價值。人事檔案的價值是潛在的，只有大力開發人事檔案信息資源，提供多方位、多層次服務，其價值才能得以實現。運用人事檔案信息資源，是發現人才的重要渠道之一。在人事檔案開發利用中，一方面要對已掌握的檔案材料歸檔整理，編輯有關人事資料，為準確選人用人、人才合理流動提供重要依據；同時又可以利用互聯網做好檔案工作信息的綜合分析，全面提供可靠的人事整體狀況資料，發揮人事檔案在員工績效考核、人力資源管理方面的能動作用，當好單位檔案的“管家”。

10.建立和完善檔案管理規章制度。完善規章制度是人事檔案工作健康發展的重要保證。在新形勢下，為推動人事檔案管理的科學化、規范化進程，人事檔案工作要吸取以前的經驗和教訓，繼承和發揚原來的規章制度中的科學合理部分，結合實際，建立一整套全新的合理統一的人事檔案管理工作模式，同時健全人事檔案管理的各項規章制度，一手抓目標建立，一手抓制度落實。把重點放到制度落實上，采取有效措施逐級抓制度落實，既要考慮到工作中的一些必要的連續性，又能保證人事檔案工作的收集、鑒別、分類、歸檔以及保管、保密、傳遞、檢查和核對等各項任務工作的正常化，在日常工作中取長補短，自我完善，自我提高，從而在根本上保證人事檔案工作符合時代的特征要求，以適應時代的發展。