關(guān)于加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作的探討

趙雅杰

摘要：在當(dāng)前信息化環(huán)境下，人們的生活方式發(fā)生了較大的變化，信息技術(shù)在各行各業(yè)中開始應(yīng)用。在人事檔案管理工作中引入信息技術(shù)，可以有效的提高人事檔案信息化管理水平，更好的發(fā)揮出人事檔案的重要作用。文中分析了人事檔案信息化管理的重要性，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；重要性；措施

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式越來越無法與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求相適應(yīng)，這也促使人事檔案加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程。通過將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，為人事檔案信息化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也對(duì)人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。因此在實(shí)際工作中需要積極采取有效的措施來提高人事檔案信息化管理水平，更好的發(fā)揮出人事檔案信息化管理的重要作用，積極促進(jìn)人事檔案信息的開發(fā)利用。

一、人事檔案信息化管理的重要性

（一）改變管理工作方式，提高管理水平

通過對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理，可以打破傳統(tǒng)人事檔案管理模式的束縛，改變?nèi)耸聶n案管理工作方式，不僅有利于降低人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度，而且全面提高了人事檔案管理自動(dòng)化水平。而且人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，增加新的檔案信息也更具便利性，有利于單位領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)對(duì)員工工作的表現(xiàn)進(jìn)行考察，能夠積極促進(jìn)員工工作的積極性。

（二）保證檔案信息的完整與真實(shí)

人事檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)后，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，可能有效的防止檔案信息丟失情況的發(fā)生，有利于保證檔案信息的完整性和真實(shí)笥。而且紙質(zhì)檔案信息經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)化后，所形成的電子檔案信息更便于使用者查詢，有效的保證了原始檔案信息的安全性。

（三）提高人事檔案信息的利用率

人事檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)后，單位內(nèi)部具備查詢權(quán)限的人員可以隨時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱，有利于提高檔案信息的利用率。而且在檔案信息化管理工作中，通過一次的檔案信息錄入，將紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可能實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效查詢，明顯的提高人事檔案信息的利用率。

二、加強(qiáng)人事檔案信息化管理的措施

（一）加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

基礎(chǔ)設(shè)施欠缺已經(jīng)成為限制單位人事檔案信息化管理工作落實(shí)的主要因素。正是由于基礎(chǔ)設(shè)施的重要性，各單位人事檔案管理人員應(yīng)該提高對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)的重視，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理對(duì)發(fā)揮人事檔案價(jià)值的重要意義。并在實(shí)際工作中加大投入力度，積極配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案信息化管理提供重要的物質(zhì)保障。而且對(duì)于配置的基礎(chǔ)設(shè)施，還要重視日常的維護(hù)和保養(yǎng)工作，為人事檔案信息化管理工作的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在當(dāng)前人事檔案信息化管理工作中，需要積極構(gòu)建一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，全面提高人事檔案信息化管理水平，促進(jìn)人事檔案信息的共享和滿足檔案信息的更新要求，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的高質(zhì)量管理及便捷利用。

（三）建立健全檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的根本原則，一旦規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失，則會(huì)導(dǎo)致在檔案的移交、整理、存儲(chǔ)、目錄錄入、信息檢索、信息安全性方面存在較多的問題，無法實(shí)現(xiàn)信息資源的整合和高效利用，信息之間缺乏兼容性和開放性。為此，要進(jìn)一步完善檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，要從檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系、應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系三個(gè)方面來進(jìn)行構(gòu)建，從而為人事檔案信息化管理工作的有序開展提供重要的保障。

（四）進(jìn)一步加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度

在開展人事檔案信息化管理工作中，首先就應(yīng)該根據(jù)單位內(nèi)每一位工作員工的實(shí)際情況創(chuàng)建一份人事檔案，進(jìn)而保證人事檔案信息內(nèi)容的完整，以人事檔案信息創(chuàng)建單位內(nèi)部的檔案信息平臺(tái)。其次，人事檔案數(shù)據(jù)庫在應(yīng)用過程中，還應(yīng)該定期檢測(cè)維護(hù)信息化設(shè)備，保證基礎(chǔ)設(shè)施的安全及穩(wěn)定，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)所具有的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)人事檔案信息化管理工作建設(shè)速度。最后，創(chuàng)建人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，提高人事檔案服務(wù)高效，保證單位工作人員能夠充分利用人事檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)人事檔案信息內(nèi)容。

（五）構(gòu)建完善的檔案信息化安全保障體系

良好的檔案信息安全保障體系是最堅(jiān)硬的屏障，而一旦出現(xiàn)檔案信息的泄露，其后果是不可控、無法預(yù)知且無法補(bǔ)救的。首先要從硬件設(shè)施的安全性能上強(qiáng)化安全問題。不定期的巡查設(shè)備的服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，防止因線路老化及設(shè)備老化而導(dǎo)致的安全隱患，還要做好同步的信息備份工作，將備份數(shù)據(jù)與檔案信息化數(shù)據(jù)庫進(jìn)行隔離，以保證發(fā)生危險(xiǎn)時(shí)備份數(shù)據(jù)的安全性。其次要注重強(qiáng)化對(duì)惡意病毒、木馬等網(wǎng)絡(luò)危害源的防范和控制，加強(qiáng)對(duì)木馬程序、鏈接網(wǎng)站以及黑客攻擊等問題的重視和防范。最后還要建立起安全的用戶防護(hù)平臺(tái)，并以訪問權(quán)限、身份驗(yàn)證、數(shù)據(jù)庫日志檢測(cè)等技術(shù)來強(qiáng)化應(yīng)用系統(tǒng)的安全。

（六）打造一支復(fù)合型高素質(zhì)的檔案信息化人才隊(duì)伍

在人事檔案信息化管理工作中，對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有較高的要求。基于傳統(tǒng)人事檔案管理工作無法滿足檔案信息的隨時(shí)調(diào)取及遠(yuǎn)程服務(wù)需求，因此通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，這就需要打造一支專業(yè)的檔案信息化人才隊(duì)伍。因此在日常工作中要重視對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)水平，使其在實(shí)際工作中能夠充分的運(yùn)用各種信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效管理。同時(shí)還要重視后備人才的培養(yǎng)，充分的將專業(yè)理論與專業(yè)技能相結(jié)合，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

三、結(jié)束語

當(dāng)前人事檔案信息化管理已成為各單位現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，因此在現(xiàn)階段，需要加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作，全面提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，在日常工作中需要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案信息化管理規(guī)范和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為人事檔案信息化管理工作的有序開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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