關于加強事業單位檔案服務能力的探討

高大鵬

摘要：檔案服務主要指的是檔案的開發利用，作為一項具體的檔案利用活動，主是要通過運用檔案資源來更好的滿足公眾需求，實現檔案的價值。在事業檔案工作中，通過提高檔案服務能力，可以使檔案更好的服務于需求個體，實現檔案的有效利用，進一步推進檔案服務社會的能力。

關鍵詞：事業單位；檔案服務；業務流程；服務機制；信息化；條件效果

在當前信息化時代，社會和經濟的快速發展對檔案的需求也不斷增加，這也對新時期檔案工作帶來了較大的挑戰。事業單位作為國家服務于社會的組織，在發展過程中需要利用到檔案信息資源，因此在檔案工作中，需要重視檔案資源利用服務能力的提升，使其更好的履行好服務職能，從而為公眾提供優質、高效的檔案服務，為全面建設小康社會起到積極的促進作用。在事業單位實際檔案管理工作中，需要通過全面強化管理，保證檔案的完整性和可行性，從而使檔案信息能夠更好的服務于社會和經濟的發展。

一、轉變觀念，創新檔案服務方法

在事業單位檔案管理工作中，檔案服務理念與檔案服務工作的建設工作息息相關，因此需要樹立正確的服務觀念，并不斷創新檔案服務方式和服務內容，為公眾提供高質、優效的檔案服務，更好的滿足公眾日益增長的檔案服務需求，全面提高事業單位檔案服務能力。在事業單位檔案日常工作中，單位領導要對檔案服務工作給予充分的重視，增強檔案管理人員的責任意識和服務意識，全面提高檔案工作的效率和質量。通過開展積極的檔案服務活動，促進檔案信息資源的開發利用，進一步提高檔案的社會影響，樹立檔案在公眾中的形象，提高檔案窗口的服務質量，從而激發廣大群眾對檔案信息的各種利用需求，更好的發揮出檔案的利用價值。

二、重組檔案業務流程

在事業單位檔案業務流程重組過程中，需要以信息化作為切入點，并對業務流程進行客觀分析，及時找出工作中存在的問題，并運用信息技術來重新規劃和整合檔案資源，使檔案業務流程能夠更好的滿足信息化要求。在實際工作中，事業單位需要通過優化業務流程，即要根據現有檔案業務流程，通過對檔案工作內容進行實時跟蹤，做好檔案數據庫維護工作。并針對需求者對檔案信息的需求，制定具有針對性的流程，使其能夠更好的滿足檔案利用者的各種需求。同時還要推進檔案業務的標準化發展，即要確保制定的業務流程的標準化，確保業務流程具有較好的使用價值和可行性，以此來推動檔案工作的長遠發展，使其更好的服務于事業單位的發展和建設。

三、不斷優化和創新服務機制

檔案的核心價值在于利用。因此，要樹立“最好的服務就是最好的管理”的工作理念，不斷優化和創新服務機制，強化服務意識，并積極主動地為單位加強檔案管理、科學發展提供準確、全面、可靠的信息資料支持。在服務態度方面，相關工作人員要細致、耐心且堅持原則，以便更好地滿足利用者的需求；在服務時機方面，要與時俱進地開發開放檔案信息資料為單位所用；在服務方式方面，可以實行自助查詢、單位內部目錄共享等多種形式和多種的檢索方式，為檔案利用者盡可能地提供更多的渠道和方式進行查閱；在服務體驗方面，要進一步加強檔案室的各項基礎設施和管理制度建設，改善利用環境和服務態度，給利用者提供更為舒適、便捷的服務。

四、加強檔案信息化工作，拓展檔案服務手段

事業單位檔案工作是國家檔案事業的重要組成部分，通過推進檔案信息化發展，有利于進一步提高檔案服務能力。在當前事業單位檔案信息化建設過程中，需要對檔案服務手段進行拓展，加快推動檔案數字化，實現檔案的高效檢索。同時還要加強電子檔案管理系統的建設工作，不斷優化電子檔案管理系統，強化系統的檢索功能，提高電子檔案管理系統的查詢效率。還要進一步加強系統的解密功能，提供更多可利用檔案資源。另外，還要做好電子檔案管理系統與辦公自動化系統之間的銜接工作，將電子文件直接在兩個系統之間進行轉化，同步完成檔案的收集和歸檔工作，進一步拓展檔案服務手段，提高檔案信息的利用率。

五、注重檔案利用效果反饋，提高檔案服務質量

要注重利用效果的信息反饋和注意收集匯總，分析利用率、利用群、利用目的、利用中的問題，不斷提高利用效率和利用效果。不斷分析總結，提高利用效果，切實加強檔案服務能力建設。首先在檔案利用時督促利用者認真填寫檔案利用（借閱）登記表；其次定期對檔案利用狀況進行分析，找出利用規律、利用側重點、重點利用部門、主要利用目的等，做到心中有數，以便利用時能快捷提供服務；第三要不定期調查利用效果。通過電話問詢、歸還檔案時問詢、發放利用效果反饋表、征集檔案利用實例等方式，收集利用效果，并進行匯總分析；第四要定期召開座談會，調查需求、利用效果和希望改進方向，更好地提高利用水平。

六、提高檔案工作者素質，加強檔案服務能力

為了能夠有效的提高事業單位檔案服務能力，則要求檔案工作者要具備較紗的綜合素質，通過全面提高檔案管理人員的自身素質和能力，以此來推動檔案服務能力的提升。在實際工作中，檔案管理人員要注重自身服務意識的提高，及時轉變自身的觀念，積極推動檔案服務工作。同時在檔案服務工作中，還要變被動為主動，增強主動服務意識，以此來推動檔案資源的開發利用。同時還要通過不斷提高檔案管理人員的自身的素質，提高檔案管理人員對檔案資源綜合管理能力，通過對檔案資源不斷整合開發，為檔案利用工作的開展打下堅實的基礎。另外，還要重視對檔案管理人員的信息技術知識的培訓，全面提高其對先進技術的應用能力，進一步提升檔案服務能力。

七、結束語

基于當前信息社會，人們對檔案服務需求更具多元化。在這種新形勢下，事業單位檔案管理人員需要樹立起積極、主動的檔案服務意識，并能夠在實際工作中更好的履行好自身職責，加快推動檔案服務理念和服務方法的創新，進一步提高檔案信息化水平，使檔案資源能夠更好的服務于事業單位的發展和健康，為事業單位檔案工作的有序開展奠定良好的基礎。

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