關(guān)于豐富基層檔案館館藏資源的思考

田甜

摘要：檔案館藏是國家綜合檔案館的立館之本，是開展檔案館工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。筆者就基層檔案館館藏建設(shè)存在的問題進行了分析，提出了幾點淺顯的建議。

關(guān)鍵詞：基層檔案館；豐富館藏；問題；建議

館藏是檔案館收藏檔案及有關(guān)資料的總和，它代表著檔案館信息資源的總體實力和服務(wù)潛能，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案工作是否能夠滿足社會的需要，在一定意義上取決于是否保存有內(nèi)容豐富、數(shù)量眾多、門類齊全、參考價值高的檔案材料。一個檔案館收藏的檔案越豐富，時間跨度越長，種類越多，就能為服務(wù)地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展作出更大的貢獻。然而，目前絕大多數(shù)區(qū)縣基層檔案館的館藏內(nèi)容不甚豐富，致使檔案管理工作遭遇瓶頸，裹足不前。作為區(qū)級檔案館的工作人員，結(jié)合工作實踐，筆者就如何豐富館藏資源談幾點粗淺看法。

一、基層檔案館藏資源建設(shè)中存在的問題

一是檔案門類單一。檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。因此，檔案館收集的檔案除文書檔案外，還應(yīng)該包括反映各單位從事研究、基建等活動形成的科技檔案和在會計、審計、訴訟等專門業(yè)務(wù)活動中形成的具有特殊內(nèi)容和形式的專門檔案。而目前多數(shù)基層檔案館館藏中文書檔案所占比重過大，其他門類檔案所占比例較小，一批科技、經(jīng)濟建設(shè)檔案并沒有接收進館，重大活動、重要事件的檔案更是微乎其微，致使檔案資源不夠豐富。若基層檔案館要想充分發(fā)揮服務(wù)功能，必須進一步改善館藏結(jié)構(gòu)，重視對其他門類檔案的收集。

二是檔案載體單一。主要表現(xiàn)為紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案的比例失衡，基層檔案館館藏檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，而照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等磁介質(zhì)、光介質(zhì)檔案以及實物檔案相對較少。有關(guān)單位不注重及時形成影像材料導(dǎo)致一些重大活動的檔案往往也只有文字材料而缺乏照片、音像材料，不能全面直觀立體地反映活動情況。各級領(lǐng)導(dǎo)的留言與題詞、名人贈送的紀(jì)念性物品、機構(gòu)改革前單位的銘牌、徽章、制服等具有極高保存價值的一些實物檔案往往由于收集、移交不及時，造成了實物檔案的匱乏。

三是檔案收集不齊。有的單位進館檔案數(shù)量較少且內(nèi)容單一，而且以收發(fā)文件居多，綜合性、方針政策性、指示性的檔案材料多，具體貫徹落實某項方針政策或指示的、具有典型意義的檔案材料少，檔案種類收集不全，反映機關(guān)基本職能的行政權(quán)力運行檔案因散存于各業(yè)務(wù)部門甚至經(jīng)辦人手中而無法接收，進館檔案內(nèi)容不能全面反映單位的職能職責(zé)。更有單位經(jīng)多次催交提醒后仍不移交，進館檔案少之又少，幾乎為零。檔案收集不齊，一方面，阻礙了檔案資源整合的進度，導(dǎo)致館藏總量偏少。另一方面，存放檔案占用過多的辦公面積，增大了各單位檔案庫存保管壓力。此外，檔案的分散存放，給檔案利用造成不便，老百姓經(jīng)常因不知道該到哪個部門查詢而怨聲載道。

四是檔案征集不足。征集檔案是檔案館根據(jù)國家檔案管理規(guī)定，向社會征集有價值檔案材料的工作。2005 年，國家檔案局、中央檔案館出臺的《關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》中明確指出“注意征集接收具有地方特色和部門特色、反映城鄉(xiāng)變遷等與人民群眾生活密切相關(guān)的檔案信息，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)”，由于當(dāng)前社會對檔案征集工作普遍認(rèn)識不夠，基層檔案館在開展檔案征集工作時沒有形成完整的規(guī)劃和清晰的思路，方式單一，只重點關(guān)注到期檔案的接收進館，對于具有地方特色的史料史志、名人傳記，乃至歷史檔案的征集相對較少，能夠反映區(qū)域文化、風(fēng)土人情、民眾生活的精品檔案不多。

二、豐富基層檔案館館藏資源的幾點思考

（一）改變觀念，充分認(rèn)識豐富館藏資源的重要意義。

近幾年來，基層檔案館在豐富館藏方面作出了不少努力，保存的檔案資料數(shù)量逐年增加，館藏結(jié)構(gòu)也有了較大改善， 但由于主觀認(rèn)識上的偏差和客觀條件上的限制，也有少部分基層檔案館把豐富館藏檔案單純理解為館藏數(shù)量的增長，忽視進館檔案的質(zhì)量，給檔案管理和利用工作帶來不便。因此，我們要站在“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的高度，充分認(rèn)識豐富館藏資源的重大意義，改變“多多益善”的觀念，把擴大館藏數(shù)量和提高館藏質(zhì)量結(jié)合起來，努力使館藏檔案門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，不斷提高全社會檔案意識，為豐富館藏營造出領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、社會重視、全民參與的良好氛圍。

（二）固本強基，重視檔案收集和接收工作。

一方面，抓好檔案的收集歸檔。注重拓寬收集范圍，全面收集應(yīng)進館檔案，提高各立檔單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能和責(zé)任意識，力爭每件檔案都收集齊全完整、整理規(guī)范、保證歸檔質(zhì)量。各立檔單位要制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，應(yīng)歸檔的各種門類載體、各種形式的材料均應(yīng)一并收集歸檔。同時，要注重檔案收集的時效性，尤其是重大活動、重大事件、重要會議、突發(fā)事件更應(yīng)做到及時收集歸檔。基層檔案館應(yīng)切實履行職責(zé)，加強對立檔單位文件材料歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保有關(guān)單位依法按期移交檔案。另一方面，抓好檔案的接收進館。檔案館的接收范圍不可能是一成不變的，新單位、新門類、新載體都會不斷產(chǎn)生，因此，接收檔案的范圍必須及時進行調(diào)整，基層檔案館要認(rèn)真修訂檔案接收范圍，增加進館單位的數(shù)量和進館檔案的門類，特別在專門檔案、民生檔案和特殊載體檔案的接收方面要下大力氣，逐漸使檔案移交進館工作形成周期化、常態(tài)化。此外，對于貼近社會、貼近群眾生活的，與人民群眾直接利益有關(guān)的檔案，應(yīng)依需及時收集進館。

（三）拓寬渠道，積極開展檔案征集工作。

在豐富館藏的過程中，把接收工作擺在首位是毫無疑問的，但切不可忽視征集工作的作用。基層檔案館在積極做好接收工作的同時，要廣泛宣傳檔案征集工作，加深社會各界對檔案工作的認(rèn)識，激發(fā)社會各界捐贈積極性。完善征集制度，在征集時要注重檔案材料來源的廣泛性和多樣性，要組織專門力量、安排專項經(jīng)費，有計劃、有步驟地廣泛征集反映時代特色的經(jīng)濟建設(shè)類、大型活動類等檔案和反映地方特色的人文景觀、民風(fēng)習(xí)俗類等檔案，加大征集工作的深度、廣度和力度，使館藏門類更加齊全，內(nèi)容更加豐富。

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