商務(wù)英語寫作原則下的信函詞匯特征研究

陳莉 葉長彬

摘 要： 文章研究的是商務(wù)英語函電中詞匯的文體特征，旨在為商務(wù)英語函電的寫作提供指導(dǎo)。本文在實用商務(wù)英語寫作原則的指導(dǎo)下，研究商務(wù)英語信函詞匯運用的特點，以商務(wù)英語信函的句子為例，發(fā)現(xiàn)盡管是具有相同意義的詞匯在信函中的使用過程中帶來的效果和價值是有所的不同，因此對該現(xiàn)象的起因、經(jīng)過、結(jié)果進行了分析，以期能有助于對外貿(mào)易信函的寫作。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函 詞匯

一、 引言

語言是人與人之間溝通的基本工具。在商務(wù)活動中，人們除了在面對面進行交談外也通過商務(wù)英語信函進行貿(mào)易上的往來。由此可見，商務(wù)英語信函在商務(wù)活動中也占有一席之地。現(xiàn)如今隨著經(jīng)濟全球一體化的迅速發(fā)展，商務(wù)英語信函在國際對外貿(mào)易過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

商務(wù)英語信函是涉外商務(wù)中心各種商務(wù)函件和電子數(shù)據(jù)交換的總稱，商務(wù)信函是商務(wù)溝通和交流不可或缺的工具，同時也是傳達商務(wù)信息的重要載體。[1]顯而易見，商務(wù)英語信函與普通的英語信函因應(yīng)用的場合不同發(fā)揮著不同的作用，所以兩者在寫作上也存在著天差地別。首先在詞匯的運用上，商務(wù)英語信函的詞匯運用比普通信函詞匯更為講究，即使是同一個意思，所用的詞也會出現(xiàn)大不相同。其次，在寫作過程中商務(wù)英語信函各方面必須達到嚴格遵守并靈活運用“7C”原則的程度。因此本文從文體學(xué)角度出發(fā)，結(jié)合詞匯在商務(wù)英語信函中具體的實用例子和商務(wù)英語信函在寫作過程中應(yīng)遵守的寫作原則，對商務(wù)英語信函中不同詞類的詞匯特點進行了分析。

二、商務(wù)英語信函及詞匯

（一）商務(wù)英語信函的基本寫作原則

商務(wù)英語信函是一種常用的商務(wù)英語應(yīng)用文，它是貿(mào)易雙方相互了解、進行貿(mào)易往來的主要手段，在以書面形式溝通商務(wù)信息的同時，它也體現(xiàn)著一個公司或機構(gòu)的商務(wù)形象。[2]商務(wù)英語信函寫作的原則隨著時代的不同而在不斷變化著。在20世紀中葉，商業(yè)的往來并沒有像如今這般頻繁火熱，即使是面對面的會議也會比較正式，因此當(dāng)時的寫作也很正式，寫作者往往喜愛用“大詞”。今天的商業(yè)往來密切，不再像當(dāng)初那么正式、刻板，在交流過程中我們會使用較為自然、輕松的語言，當(dāng)然也會依然重視說話的委婉得體。因為輕松的語言使我們交流起來更加方便，而交流的目的則是為了建議關(guān)系，為了準確地交流想法，為了傳遞良好的印象。在以彼此互相合作達成貿(mào)易的愿望下，現(xiàn)如今，商務(wù)英語信函作為商人對外開展業(yè)務(wù)活動的重要工具，為發(fā)揮其效應(yīng)，在寫作上有其獨特原則，應(yīng)遵循7Cs原則，即禮貌（courtesy）、完整（completeness）、體諒（consideration）、清楚（clearity）、具體（concreteness）、簡潔（conciseness）、正確（correctness）和體諒（consideration）。而在這七個寫作原則指導(dǎo)下的商務(wù)英語信函具有情感上禮貌婉轉(zhuǎn)、表達上簡潔準確的特點。

（二）詞匯的定義

語言是人類社會發(fā)展中不可或缺的一部分，人類常常把很多與語言有關(guān)的東西當(dāng)成是一種理所當(dāng)然。而詞匯作為構(gòu)成語言的一個表達單位。韋氏的新世界字典（Webster′s New World Dictionary）給出了“語言”幾種最常見的定義。其實對于語言最簡潔的定義其就是一種言語交流的方式，具有實用性。然而對于“詞”，我們卻很難下一個科學(xué)的定義。它是自然的有界限的單位，是支配一組形式的共同因素，也是一個語法單位。我們根據(jù)不同詞之間存在的差別，可將詞按四種方式分為可變化詞和不可變化詞、語法詞和詞匯詞、封閉類詞和開放類詞、詞類。

三、商務(wù)英語的文體特征

（一）形容詞的文體特征

形容詞是英語詞匯中一個很重要的實詞，其分類方式復(fù)雜。可以分為性質(zhì)形容詞和關(guān)系形容詞，定語性形容詞和關(guān)系形容詞。目前，我國語法界普遍接受將形容詞分為單詞形容詞和復(fù)合形容詞、中心形容詞和外圍形容詞、動態(tài)形容詞和靜態(tài)形容詞、等級形容詞和非等級形容詞。[3]

在商務(wù)英語信函中，我們用“helpful”代替“beneficial”。盡可能地使用單音節(jié)或雙音節(jié)詞，因為單詞的音節(jié)越少，讀者閱讀起來速度就越快，做到了語言的簡單易懂，簡潔并不是指要與完整對立，而是說要用最少的言語表達自己內(nèi)心的意思，契合商務(wù)英語信函中的簡潔原則。同樣地在一般情況下不用“bad”、“wrong”、“impossible”等消極的詞匯，在商務(wù)活動中，一些否定的和消極的詞匯都不利于雙方關(guān)系的維持或發(fā)展，甚至還會破壞彼此間的友誼。因此在商務(wù)英語信函中要盡力避免涉及對方失誤等內(nèi)容，尤其在投訴、索賠等信函中，也應(yīng)委婉表達，因為商務(wù)英語信函是在禮貌原則和合作原則的前提下出發(fā)寫的。

（二）名詞的文體特征

名詞是表示人、事物、抽象概念等名稱的詞。根據(jù)它的詞匯意義，名詞可以分為專有名詞和普通名詞。名詞是開放詞類的一種，隨著社會、經(jīng)濟、文化的發(fā)展而不斷在豐富和發(fā)展。

很多同義詞和近義詞在信函中大量的使用，它不僅體現(xiàn)了商務(wù)英語信函語言的靈活性，也體現(xiàn)了商務(wù)英語信函用詞的精準性。如名詞goods/cargo/consignment/commodity/merchandise，都是指“貨物”的意思，但卻不能因此就把他們隨便交換使用。按貿(mào)易中的不同環(huán)節(jié)來劃分，goods是泛指貨物，cargo和consignment一般指在運輸環(huán)節(jié)的貨物，commodity和merchandise則更側(cè)重于指處于流通環(huán)節(jié)的貨物。同義詞中的精確使用表現(xiàn)了商務(wù)英語信函中的正確原則和清楚原則，畢竟如果一封信函詞不達意，表達不清會引起讀者的歧義跟誤會，甚至?xí)Q(mào)易來往造成重大損失。正確清楚的表達是貿(mào)易進行的基礎(chǔ)。除了同義詞和近義詞的大量使用外，還有更多專業(yè)術(shù)語和簡寫、縮寫詞匯的出現(xiàn)，如FOB（Free on Board）指離岸價，F(xiàn)AS（Free Alongside Ship）指船邊交貨，這些詞匯都是在長此以往的交易中不斷演變得到的而且這些縮寫的含義相對固定，很少用來表達復(fù)雜多變的意思，因此也就通俗易懂、一目了然。[4]這些外貿(mào)的縮略語說明我們在商務(wù)英語信函寫作中隨處可見簡潔原則的應(yīng)用。

（三）動詞的文體特征

動詞是表示動作或狀態(tài)的詞。動詞有兩種分類方式，一種是限定動詞和非限定動詞，另一種是實義動詞、連系動詞、情態(tài)動詞和助動詞。

不同的動詞發(fā)揮著不同的作用。在實義動詞的使用上，信函中出現(xiàn)“grant”而不用“give”，同樣是給的意思，但是“grant”相對“give”卻正式的多，所以在如果重要的貿(mào)易金錢往來上用“grant”而不是“give”。“try”和“attempt”都有嘗試，試圖的意思。但是在簡潔原則的指導(dǎo)下，我們多用“try”而不用“attempt”。在貿(mào)易往來為表達合作原則下，我們通常也會在信函中用到“honor”、“oblige”和“satisfy”等能夠表達出個人積極情緒的動詞。而在平時普通信函中一些常用但不引起人們注意的情態(tài)動詞；“can”、“will”和“may”等在商務(wù)英語信函中都用“could”、“would”和“might”來表達。情態(tài)動詞，顧名思義具有情態(tài)意義。情態(tài)意義則是指一個動詞在表達中的語氣，表達出了說話人群對所說事物帶有的情感色彩。情態(tài)意義與禮貌程度相對應(yīng)，情態(tài)意義越強，禮貌程度越高，反之亦然。情態(tài)動詞有兩種分類，它們分別是現(xiàn)在時形式的情態(tài)動詞也定義為主位情態(tài)動詞和過去時形式的情態(tài)動詞即為從位情態(tài)動詞。“could”、“would”和“might”作為從位情態(tài)動詞，帶了更多商量的語氣，使讀者讀起來更委婉。[5]符合了商務(wù)英語信函中的禮貌原則。

四、結(jié)語

商務(wù)英語信函篇幅的短小精悍，就意味著我們在用詞構(gòu)成句，用句構(gòu)成段最后用段構(gòu)成信函的寫作上要注意詞匯表達的簡潔完整。而商務(wù)英語信函本身就具有為國際商務(wù)英語活動提供服務(wù)的目的性。因此在書寫上，詞匯作為一個表達單位，不管是口語還是在書面語上，說母語的人對詞匯有種普遍的直覺識別能力，它更應(yīng)該值得商務(wù)英語信函寫作者去重視研究。上述幾個關(guān)于詞匯的例子可以很明顯地發(fā)現(xiàn)，不管我們在信函中用什么詞都是有講究和目的的，正是在商務(wù)英語信函獨特的7Cs原則下，我們在用詞上更是要精挑細選，以至于能在該原則的指導(dǎo)下完成一封有價值的商務(wù)英語信函。因為商務(wù)英語信函不僅僅是為了傳達商務(wù)信息，同時也能樹立個人或公司形象，通過學(xué)習(xí)，理解并能更好的掌握商務(wù)英語信函詞匯的寫作特點，使我們能更輕松地進行商務(wù)交流活動。

參考文獻

[1] 袁繼紅，李孝英.商務(wù)英語信函中的文體特征分析[J].黑龍江科技信息，2010（11）：115-116.

[2] 周桂英，張冬梅，李瑞.商務(wù)英語信函的寫作原則及寫作技巧[J].鄭州輕工業(yè)學(xué)院學(xué)報，2003（4）：75.

[3] 章振邦.新編英語語法教程[M].上海：上海外語教育出版社，2009.

[4] 陳麗萍.商務(wù)英語信函的詞匯特征分析[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報，2008（2）：109-110，116.

[5] 姜奕.禮貌原則下的商務(wù)英語信函詞匯策略[J].才智，2008（5）：214-215.