高校財務檔案管理與利用初探

陳疆燕

關(guān)鍵詞：財務檔案;管理;利用

中圖分類號：G270

文獻標識碼：A

隨著學校的發(fā)展，財務檔案數(shù)量和規(guī)模增長迅速，需要加強對財務檔案的管理。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，從以下四個方面提出自己的想法：

一、加強對財務檔案工作的重視

財務檔案雖然有著自身的特點，但它還是和其他檔案一樣，有著唯一性，如果損毀，將無法進行相應的恢復。而且，很多高校由于資金方面的原因，對存放財務檔案的場所不夠重視。一旦發(fā)生失竊、火災等，后果不堪設想。因此，要加強對財務檔案工作的重視，軟件硬件都同樣的重視。比如，財務檔案存放場所有相應的消防措施，對于防潮、防鼠等有相應的處理辦法。另外，應對相應的電子設備進行升級，更新電腦配置，升級數(shù)據(jù)庫，并每年劃撥相應的經(jīng)費予以保障。

二、提升財務檔案管理者的能力

目前我國高校很多財務檔案管理者都是由以前的會計工作者兼任，很少有專業(yè)的檔案管理者。即使高校招聘了專業(yè)的人員，也被分配到檔案室、圖書館等相關(guān)部門，財務部門很少有專業(yè)的檔案管理者，這也就造成了很多的問題，需要重視。一方面，盡可能地招聘專業(yè)人員，另一方面，在高校編制緊張的情況下，對現(xiàn)有的財務檔案管理者應每年進行業(yè)務能力的培訓，提升財務檔案管理能力，多向在財務檔案管理方面做得比較好的高校進行學習。

三、建立相應的財務檔案內(nèi)控制度

按制度辦事，才能更好地、更有效地管理好財務檔案。目前來看，很多高校都沒有建立符合自己單位實際的內(nèi)控制度。即使有的高校建立了，也未結(jié)合本單位實際，很難發(fā)揮制度的作用，使好的制度流于形式。有的單位檔案丟失、檔案亂借現(xiàn)象頻頻發(fā)生，造成信息的泄密，也造成很大的損失。因此，要建立起立足本單位的嚴格的內(nèi)控制度。如果需要查閱財務檔案，則要有領(lǐng)導的審批，需建立相應的授權(quán)程序。在查閱完畢后，要做好相應的核查措施，有無少頁、涂改等。在核查完畢后，雙方要進行簽字，這樣一個完整的借閱程序才算完成。按照財務檔案的工作程序，失效檔案進行相應的銷毀，需要領(lǐng)導的審批，另外至少要保證有兩人在場，在履行銷毀程序后，進行簽字、匯報等。這些工作的完成都要建立在嚴格的內(nèi)控管理上。

四、制訂出科學的查閱流程

如果沒有好的查閱流程，查閱時間比較久遠的檔案很費時費力，對高校作出相應的決策增加了時間成本，可能耽誤學校的發(fā)展。因此，要在高校財務檔案管理上建立起符合會計規(guī)定的科學的查閱流程，確保查詢快捷、方便、準確。財務檔案柜應按年份進行分類，每一年財務檔案歸于相應的檔案柜中，并做出相應的標簽。在查閱中，根據(jù)標簽就能很快地找出檔案，一目了然。

另外，不能光顧著財務檔案的管理，對財務檔案的利用也要做到行之有效，這樣不僅能快速提高工作效率，也能節(jié)省大量的成本。因為，我國高校基本上屬于事業(yè)單位，按照國家的規(guī)定，每年都要進行相應的審計。還有，外部的審計部門要對本單位作出相應的離任審計，這些都需要借閱大量的財務檔案。筆者經(jīng)歷過好幾次外部審計，不停地借入、歸還相關(guān)的財務檔案，這些也對財務檔案管理者提出了更高的管理要求。在這一借一還的過程中，很容易造成財務檔案的混亂。因此，可以打印出兩份所需要借出的單子，上面列出相對應的年份、類型。在歸還中，按照單子進行歸類，并在單子上作出標記。這樣能使工作一目了然，當然，這些都需要我們對工作熱心和負責。

五、結(jié)語

功夫不負有心人。只要財務檔案工作者保持對工作的熱愛，加上高校領(lǐng)導對工作的重視和支持，相信財務檔案管理工作一定可以做得更好，財務檔案管理工作者也一定可以為高校的發(fā)展做出自己的一份貢獻。

參考文獻：

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