思路創新 技術納新
——試論國有企業“兩辦”工作如何適應新時代、新任務

黃 海

(中國水利水電第七工程局有限公司，四川 成都 610081)

1 概 述

國有企業“兩辦”即黨委辦公室和(董事長)行政辦公室系統的工作是國有企業的兩個最主要辦事中心。較長時間以來，國有企業黨委和行政領導按規定實行“交叉任職”——董事長兼任黨委書記、總經理兼任黨委副書記。這樣的核心層布局以及國有企業普遍倡導的“齊抓共管”的內部協調機制，直接決定了“兩辦”之間的工作關系不可能用一條杠杠撇清，也直接促使了“兩辦”工作的相互穿插與交融。筆者所屬企業的二級單位(或派出機構)縮減管理層級，提升管理效率，將“兩辦”合二而一，稱之為“辦公室”。

筆者重點從貫徹落實層面探討了“辦公室”如何與時俱進地適應新要求、取得新進展。

2 傳統的工作內容與形式需要有所收縮

收縮之一：對領導班子成員的綜合保障要求降低。工作保障。先以文秘為例，過去，領導班子成員參加會議、檢查工作，多數時候需要辦公室提供講話稿，這種現象當時也許有其特殊性和合理性，但從當下而言，實為多此一舉了。現在的領導班子成員基本上清一色的科班出身，而且大多數經歷過生產技術、經營管理、黨建工作的任職，甚至是交叉任職歷練，特別是他們通過多種渠道獲得的信息達到了“比較全面”的程度。所以，由領導現場發揮，不但不會顧此失彼，而且還會更加有親和力、更加有針對性。當然，擔負“參謀”職責的辦公室也必須有預案，腹有詩書，遇變不驚；再言公務接待。曾經一度，公務接待被視為企業的“重頭戲”“面子工程”“對外聯絡的關鍵”，于是，辦公室必須花大量的時間處理與之相關的信息、資源。在該過程中每一個細節都要安排妥當，務求萬無一失。這種不得不精心應付的繁文縟節往往伴隨一些令人糾結的負能量。所幸的是，這種現象已經被“中央八項規定”一舉蕩滌，公務接待工作變得簡單明了、有章可尋，與主題無關的附加活動由于糾風的常態化高壓態勢而全面收斂。

收縮之二：辦文辦會。辦文，就是各類公文的處理，從中央到基層，多個層級和文件提示要求減少各類不必要的文件發放，杜絕文件“套”文件，層層轉發的現象出現；辦會，就是對各種會務的統籌安排。十八大以來，集團公司、上級公司多次文件要求嚴格控制各類會議活動，能不開的堅決不開，能合并的堅決合并；嚴格控制各類會議的規模，控制各類評比表彰活動和參會人員數量。雖然會議減少了，但涉及的會議文件準備、議程安排、會務接待哪一個環節出了差錯，會議就不會圓滿。而一旦出現敗筆，無論具體責任歸誰，作為辦會的責任主體，辦公室都難辭其咎。

收縮之三：參謀議事職能。為領導出好謀，劃好策是衡量一個辦公室主任水平高低的主要指標。過去的主要領導更多地是某個領域的專家或“帶頭人”，對一個單位或企業內部的日常事務沒有過多的關注，在處理 “雞毛蒜皮”的瑣事時感覺有些無法下手，無所適從。此時，辦公室主任就要發揮他的特殊作用。有一次，單位一個部門要提拔一名部門主任，有兩個人選，一名是大學畢業就從事專業的技術骨干，業務突出，按章辦事；一名是學歷較低，業務較強，協調管理能力高的優秀員工。領導對此事左右為難，不好決策。辦公室主任了解情況后，建議讓兩個人選分別主持1個月的部門工作，根據業績由相關人員投票決定哪個人能夠勝任。而現在要解決此類問題，則為專業部門對符合條件的人員進行篩選，通過公開競聘，誰的綜合得分最高誰就當選。過去由小范圍了解、言談舉止判斷、個別人員建議來決策的時期已不復返。

3 拓展新的工作形式，選擇新內容，管理性質從“松散型”逐漸步入“實質型”

毫無疑問，傳統辦公室工作的多個領域都在收縮。但是，這些收縮不但不會讓辦公室人員、無所事事，反而會倒逼辦公室工作與時俱進、轉變思路、提質飛躍，彰顯技術含量、時代特征。

從“倒逼”走向主動，從而用“倒逼”之“苦”換來發展之“甜”的主張。其實，辦公室工作的許多“收縮”本質上就是時代和發展因素的“倒逼”，也就是“破”除舊的一套已經與現實工作需要不相適應的部分，該推倒的推倒，該改進的改進；如果我們在“收縮”的倒逼中不能“拓展”，那么，就會在“破字當頭”的客觀壓力下不能做到“立也就在其中”。 所以，拓展就成為我們唯一的選擇。沒有拓展，辦公室工作的“合理存在”就會被擠壓到極其狹窄的空間里。

拓展之一。承擔企業重大決策的“督辦”任務，實現從“一般程序性管理”到“實質性管理”的飛躍。具體而言，就是根據黨委和行政領導形成的決議，對二級單位等責任主體實行效能監察、過程控制。包括兩項主要職能：一是對任務節點實施階段性提醒，并且及時向主管領導反饋困點、難點；二是受黨政領導委托進行問責，并且對限期整改、甚至責任追究提出建議。

今年7月，為配合上級單位對突發重大事故的應急管理，辦公室與安全部門配合模擬了一次項目部突發安全事故，要求各單位按照文件要求的程序、內容、種類，定時、定點、定人報告上級單位相關領導。在建18個項目在接到短信通知后，有15個項目按要求和程序完成了演練，地鐵、火車北站、小微園項目因故未上報。事后，辦公室根據問責條例對相關項目進行了問責處罰。

拓展之二。著力推進信息收集與反饋方式的轉型升級，實現指令和信息傳輸網絡化、數據化。傳統的信息收集反饋職能以發信息通報、資料和口頭轉達、口頭匯報為主，效率低、過程長。對于工程戰線動輒上千公里、項目動輒幾十個、產值目標動輒幾十億、上百億的管理，其信息傳輸的時效性和廣泛性都遠遠達不到要求。為此，辦公室就主動牽頭，著手構建“遠程視頻集控平臺”“視頻會議系統”“微信工作交流群”，秉持網絡化、集成化、智能化的理念，集成了視頻監控系統、語音對話、圖片展示、數據收集、系統備份等，實現各單位之間信息共享、互聯互通、業務融合等功能。

拓展之三。著力推進管理標準化和流程化建設，用OA辦公系統取代傳統辦公流程。按照傳統“公文處理”管理流程，一個決策性、規定性的管理文件從會簽到發放非常耗費時間，如果遇到主要參與人員出差，往往就會拖到這位參與者回來；如果外出國際項目部處理問題，就更不知道要拖到“猴年馬月”。2015年，公司總部有一個關于項目開發的重要會議，文件要求單位主要領導及分管市場開發的副職參加。因辦公室文秘的失誤，沒有及時電話通知在外出差的領導處理文件，造成相關人員未參加會議，一個5億元的市政項目“雞飛蛋打”，給企業造成很大損失。

拓展之四。采購平臺的推廣使用。為規范辦公用品采購，節約成本，防控風險，辦公室與相關部門與國內知名的電商平臺洽談，搭建了專為本單位服務的通用商品采購平臺。通過該平臺，對辦公用品、勞保用品、機票火車票等商品集中采購，統一付款。單位所屬的全國各地的工程項目利用電商平臺的價格、物流、多種選擇的優勢，以“公開、公平、公正、科學擇優”的原則統一商品的采購，極大地為企業節約了成本。以單位所屬四川藏區的雙江口水電站項目為例，該項目要購買一批聯想辦公用電腦。辦公室會派一名采購人員，申請一輛公務用車，到380 km外的成都購買。需要花費的成本是：采購人、駕駛員工資及補貼、公務用車費用、3 d時間、安全風險。而使用電商平臺，只需要一名采購員在辦公室電腦上對多家電商平臺比價，擇優選擇所需要的品牌型號，下單后由財務統一付款，3 d左右由電商物流將商品送到工地辦公場所，所節約的人力、物力、財力一目了然。

最后特別強調的是：辦公室工作無論怎樣“收縮”、無論怎樣“拓展”，其“服務功能”不能有一絲一毫的削減；反之，還要做得針對性更強、細節更加優化、以人為本的作用更加能夠充分體現。所以，認真研究和精心應對新時代的企業服務工作是一個至關重要的課題，需要“智商”“情商”的全面協調。

4 結 語

追根溯源，無論時代變化、任務變遷，做好辦公室工作都離不開思路創新，技術納新。利用信息化的手段創新辦公室的工作方法，提升辦公業務的管理效率。該收縮的，就讓它收縮，這是大勢所趨，但要在收縮過程中保留其中的合理要核，并且在技術提升中加以轉換。該拓展的一定要拓展，這是職責所在、擔當所需。不失時機地采納新技術，對辦公室工作進行從理念到實踐的全面提升，最大限度地保留嚴肅性，最大可能地打造高效快捷，這就是與時俱進。