淺談如何提高水電站項目檔案管理的水平

夏 巧 榮

(四川圣達(dá)水電開發(fā)公司，四川 樂山 614000)

1 概 況

某電站項目檔案是項目建設(shè)歷史的真實記錄，是開展工程建設(shè)、管理、運行、維護(hù)的重要依據(jù)。該工程從開工建設(shè)以來，由于公司重組前的歷史原因，檔案管理意識薄弱，因此，公司重組后，公司領(lǐng)導(dǎo)堅持“抓檔案管理就是抓項目管理”的理念，一直貫徹從規(guī)章制度入手抓規(guī)范化建設(shè)，從提高素質(zhì)入手抓隊伍建設(shè)，從嚴(yán)格把關(guān)入手抓檔案驗收的思想，使工程檔案管理工作得以順利開展。在公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，設(shè)計、監(jiān)理、施工、建設(shè)等各參建方的大力支持及檔案人員的共同努力下，該電站工程檔案管理工作步入正軌，形成了一套較為完整的檔案管理體系。工程檔案按工程進(jìn)度完成了收集、整理、分類、組卷、歸檔、移交等工作，順利通過國家檔案局的項目檔案驗收。

2 水電站項目檔案管理重要性與特點

在水電站項目的建設(shè)過程中，會產(chǎn)生大量的文件、圖紙、照片等，這些都是水電站建設(shè)的重要組成部分，如果檔案的缺失或者部分損壞都會造成項目驗收出現(xiàn)不合格的情況，導(dǎo)致工程無法正常完成，阻礙工程的驗收。就目前現(xiàn)實的工作狀況而言，水電站項目的檔案管理工作存在很大的問題，卻出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視和忽略檔案管理的狀況，或者因為各種原因無法對檔案資料進(jìn)行有效地收集和整理，到最后出現(xiàn)了文件資料的不完整的情況。為了避免這些現(xiàn)象的發(fā)生，相關(guān)上級管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)和教育，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識。上級領(lǐng)導(dǎo)部門(或機(jī)構(gòu))應(yīng)根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，運用經(jīng)濟(jì)合同、績效考核等手段進(jìn)行源頭控制，下級及參建各方工作人員應(yīng)嚴(yán)格地執(zhí)行和工作，只有上級領(lǐng)導(dǎo)的重視加上工作人員的積極配合，才能高效地完整地完成檔案的管理工作。

3 水電站項目檔案管理的措施

3.1 樹立“全員皆檔”意識

一是增強(qiáng)專業(yè)部門人員的“檔案意識”。該公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理在公司全面管理過程中重要的作用，抽調(diào)各專業(yè)人員對工程、合同資料進(jìn)行甄別把關(guān)，確保案卷質(zhì)量。二是增強(qiáng)新入職員工的“檔案意識”，對近幾年分配的年輕大學(xué)生入職的第一課，除了短期的行規(guī)安全生產(chǎn)教育，還必須進(jìn)行檔案制度和規(guī)定的學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格要求他們進(jìn)行案卷錄入、裝訂等繁雜的工作。其中有重點院校的研究生、國外留學(xué)生、大學(xué)生等，通過對檔案工作的了解和參與，既磨練了他們的意志，又使他們對公司的工作進(jìn)行了系統(tǒng)化的了解，還規(guī)范了工作程序，加快了員工的健康成長。

3.2 提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

一是該公司定期組織專(兼)職檔案管理人員參加檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，把檔案法律法規(guī)教育納入公司檔案管理人員日常培訓(xùn)范疇。幾年來，該公司先后派出數(shù)名專兼職檔案人員參加省檔案局業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。二是采取走出去、請進(jìn)來的方式，組織檔案人員到兄弟單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，請科技檔案專家到現(xiàn)場結(jié)合工程建設(shè)的實際，進(jìn)行咨詢和指導(dǎo)，從而提高了檔案人員的業(yè)務(wù)水平和技能。三是公司檔案人員定期到各參建單位對其檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)，以督促提高案卷質(zhì)量。

3.3 確保檔案實體和信息安全

該公司高度重視檔案的安全管理。根據(jù)檔案管理需要，優(yōu)先配備庫房及各類先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，滿足未來10年的檔案工作要求，為檔案工作提供了良好的工作環(huán)境和物質(zhì)條件。公司還加強(qiáng)了檔案信息化管理，投入檔案管理專項資金，開發(fā)檔案管理軟件，利用檔案管理軟件對竣工檔案進(jìn)行登錄、分類、歸類、歸檔、立卷，編目、排架，節(jié)省了時間、人力，方便了檢索與查找，大大提高了工作效率，強(qiáng)化了對檔案原件的保護(hù)。

3.4 增強(qiáng)參建單位“檔案意識”

重大項目工程檔案工作是一項很重要的基礎(chǔ)工作，也是一項十分重要和艱巨的工作。由于建站時間較長，檔案資料數(shù)量多、涉及面廣、要求高，檔案工作收集非常困難，因此公司嚴(yán)格要求參建單位按規(guī)范進(jìn)行組卷；公司組織了工程專業(yè)技術(shù)人員對收集的檔案材料展開鑒定、審查，對其中分類不合理、組卷及裝訂不規(guī)范等不合格的檔案責(zé)令限期整改，反復(fù)幾次，使檔案的編制質(zhì)量和案卷質(zhì)量都有較大提高；對施工單位移交的竣工檔案，要求填寫檔案交接憑據(jù)、竣工資料移交清冊、電子版本，并由施工單位項目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理負(fù)責(zé)人、公司專業(yè)負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向公司檔案資料室移交，雙方認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊雙方各留一份備查，確保檔案齊全完整。

3.5 增強(qiáng)檔案服務(wù)意識

該公司檔案部門充分利用檔案資料積極服務(wù)于公司經(jīng)營管理工作。幾年來，通過提供全面可靠的依據(jù)和憑證，為公司取得了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。該公司曾經(jīng)被評為了“中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎”。通過提供工程項目建設(shè)前期、建設(shè)期、運行期大量的檔案資料，使公司創(chuàng)造了年收入幾千萬的經(jīng)濟(jì)效益。

4 結(jié) 語

高質(zhì)量地完成檔案管理，是工程項目必須完成的工作。而在社會不斷進(jìn)步的今天，檔案管理工作的性質(zhì)雖然沒有變化，但是新興的科技技術(shù)在方便檔案管理和豐富檔案資料的同時，也為檔案管理工作帶來的更多的問題和挑戰(zhàn)，要想在新時期做好檔案管理工作，就必須在扎實檔案管理基礎(chǔ)理論技術(shù)的同時與時俱進(jìn)，學(xué)習(xí)新的技術(shù)知識。另外，要完成檔案的管理工作，還需要各個參建單位領(lǐng)導(dǎo)以及各級人員對項目檔案的重視，做到“全員皆檔”，認(rèn)真完成原始資料的生成，配合檔案管理。只有各部門都重視配合，項目檔案管理工作才能在合格的基礎(chǔ)上追求更高的質(zhì)量，推動水電站管理工作的順利進(jìn)行。