水文工程檔案管理存在的問題及對策

于 鵬

（煙臺市水文局，山東 煙臺 264000）

煙臺市水文局從2009年開始，進入了水文工程建設的高速發展時期，先后進行了17座大、中型水庫除險加固水文設施工程，以及2011年度、2012年度、2013—2014年度三個階段的中小河流水文監測系統工程建設，共建設完成水庫水文設施17處、雨量站195處、水位站10處、改造水文站7處、巡測水文站26處、中心水文站6處、巡測基地1處，現已全部投入運行使用。本人作為檔案負責人參加了全部的工程建設，現就水文工程檔案管理過程存在的問題進行分析，對如何提高水文工程檔案質量進行探討。

1 水文工程檔案管理存在的問題

1.1 傳統重建設輕檔案思想普遍存在

由于水文行業相對比較封閉，與外界單位聯系不密切，對新事物敏感度不高，所以，在水文工程施工建設過程，從上到下普遍存在重視工程的施工建設，忽視工程檔案的收集、整理的現象。由于施工過程中缺失對檔案資料的監管，導致大多數工程都先施工后整檔案，工程建設與檔案管理脫節，造成很多有時效性的檔案資料消失，無法歸檔，嚴重影響工程檔案的質量。

1.2 水文行業現狀與檔案管理需求人員的矛盾

隨著水文行業整體的快速發展，水文職能的不斷擴大，日益繁重的工作量與現有編制不增加的矛盾越來越突出。現有的水文骨干力量基本都身兼數職，而檔案管理工作對人員素質要求較高，需要細心、責任心強、有良好的學習能力的人員擔任，這樣的人員往往是單位的骨干力量，在人員緊缺的情況下，不可能專職負責水文工程檔案工作，這就形成了人員工作安排上的矛盾。

1.3 水文現有人員缺乏相關專業知識

受行業特性限制，水文從業人員專業技術較單一，基本不存在具有相關檔案管理知識的復合型人才。想要勝任這項工作必須是邊干邊學，注定要耗費大量精力在專業知識的學習上，在繁重的工作壓力下，很多人都是應付了事，這也是造成水文檔案質量不高的一個主要原因。

1.4 工程施工中檔案資料監督手段缺乏

水文工程的特點是點多面廣，規模較小，投資不大，周期較短，位置偏遠。很多檔案人員在施工過程中，對工程檔案情況不聞不問，只有在整個工程完工后，才對工程的檔案資料進行審核。這就造成了工程施工過程中容易發現的小問題變成了大問題，應該保留下來的資料沒有保留下來。這不僅給后期的檔案歸檔和整改工作帶麻煩，有時甚至影響到整個單位工程的驗收。

1.5 缺乏對水文工程檔案系統性認識

各市水文局，作為省水文局在各市的現場建管單位，很多檔案工作人員對水文工程整體應該有哪些檔案還不了解。水文工程檔案包括建設、設計、監理、施工等各個方面，因為有些檔案工作人員在實際工作中，有的只對施工單位的檔案進行檢查、管理，忽略了設計、監理等單位的檔案資料，造成了各個單位的工程檔案資料的一致性、系統性存在問題。

2 提高水文工程檔案質量的措施

2.1 領導重視

領導重視，是做好水文工程檔案工作的重要前提。領導對這項工作的重視程度，往往決定了這項工作的最終質量。煙臺市水文局從工程建設初期就非常重視這項工程，專門成立了煙臺建設管理處下設工程部、檔案部、財務部、安全部等各個部門，制定了各個部門的規章制度以及每個工作崗位的崗位職責，并專門開會部署，要求以全局之力完成好水文工程建設工作。為整個水文工程的順利進行，以及水文工程檔案的規范管理，提供了強有力的保障。

2.2 加強人員培訓

對檔案人員進行專業知識培訓，強化其專業知識的學習至關重要。只有具備了相關專業知識的檔案管理人員，才能管理出優秀的水文工程檔案。山東省水文局為了完成好水文工程檔案管理工作，先后舉辦了“水庫除險加固水文工程檔案培訓”、“中小河流水文監測系統建設項目檔案管理培訓班”等多次檔案專業知識培訓，并印發了《山東省中小河流水文監測系統工程驗收管理手冊》，極大提高了各局檔案管理人員的檔案管理水平，并統一了各市局水文工程檔案管理的標準、內容、格式。

2.3 落實人員，強化責任

根據水文行業工作現狀，安排2～3人對工程檔案進行“兼管”是較好的選擇。這些人員在保證完成自己日常工作的同時負責工程檔案管理工作。在工程檔案工作繁忙時，以工程檔案工作為主，其它工作為檔案工作讓路。

多人參與這項工作，首先必須分工明確，避免推諉扯皮現象發生。其次要保證參與人員都具有一定相關專業水平，這樣才能在工作中達到查缺補漏。檔案工作人員一定要盡可能的固定，不要開展工作后隨意的進行更換，以避免造成檔案管理工作斷層，或在檔案管理過程中發生責任推諉現象，嚴重影響檔案管理質量。

2.4 檔案管理人員必須“走出去”

水文工程檔案管理工作貫穿于整個水文工程建設過程，很多檔案管理人員認為，檔案管理就是最后檢查一下每個單位的檔案資料，對照要求看看齊全不齊全就行了，整個施工過程甚至沒去過一次工程現場。自己對整個工程沒有一個清晰的認識，那檔案管理工作只能是“應付了事”、“形同虛設”。“走出去”還指水文工程檔案管理人員要定期配合其他現場管理人員對工程進行現場檢查，主要對工程進度、質量、檔案資料進行合理把控，做好檢查記錄，做到心中有數。只有加大檢查力度，才能達到水文工程檔案與水文施工建設“同建設，同完工”的要求。

水文工程建設規模雖小，但具有較強的行業專業性，很多工程設施都有嚴格的規范要求。只有多跑現場，多與設計、施工、監理單位交流，才能盡可能避免工程完工后，達不到最終的使用目標，而發生整改、重建現象。

2.5 做好監理的“文章”

在水文工程建設中，監理單位作為具有專業技術的工程參建第三方，很多檔案管理人員不知道加以管理、利用，往往容易做出很多出力不討好的事情。監理的專業知識無疑比大部分的檔案管理人員要高，調動監理的積極性，使他們為水文檔案管理把好關、服好務，是提高水文檔案質量的有效手段。

煙臺市水文局通過成立工程督導小組，組織監理與督導小組一起對在建工程的進度、質量、檔案進行聯合檢查。在水文工程檔案匯總階段，通過組織水文局檔案管理人員、監理、施工單位資料員聯合辦公手段，使整個工程檔案順利歸檔，極大提高了水文工程檔案的質量。

3 結語

在水庫除險加固工程和中小河流水文監測系統工程建設中，煙臺市水文局經歷了檔案管理工作無從下手的陣痛，也積累了如何把水文檔案資料收集好、管理好、保存好的寶貴經驗。作為水文工程建設的重要“痕跡”，水文工程檔案管理工作意義重大，相信檔案管理對今后的工程審計、資料查詢方面會發揮更加重大的作用。