探析建筑工程的檔案管理的改進措施

白山市城市建設檔案館 吉林 白山 134300

正文：

隨著社會的進步和科技的發展，建筑行業的發展也越來越迅速。在建筑工程建設工作中，檔案管理工作是一項較為重要的工作，因為檔案中記錄的各項信息可以較為真實地反映工程建設過程當中各個環節的具體情況，也可以便于研究人員對建筑工程進行研究。但是目前我國多數建筑工程建設過程當中的檔案管理工作還存在一些問題，因此，建設單位應該針對問題采取有效的措施，提升管理的質量和效率。

1 目前建筑工程檔案管理工作中存在的問題分析

1.1 檔案收集工作的質量有待提升

在建筑工程檔案管理工作中，檔案收集工作處于較為核心的地位，一般情況下，檔案收集工作的進行對于工作人員來說具有較大的難度，因此在很多建筑工程中，檔案收集工作的質量和效率還在很大程度上有待提升。如果在前期檔案收集工作沒有達到相關的標準和要求，那么后續的其他檔案管理工作就會在很大程度上受到影響。整個建筑工程的建設工作需要耗費較大的人力和物力資源，涉及到的每一個環節都應該確保質量和效率，由于工程建設環節和流程較多，而每一個環節都需要進行檔案管理工作，因此，整個建筑工程中的檔案管理工作數量多且大多數都較為分散，相關的工作人員進行具體的工作時需要集中注意力，認真完成每一部分的管理工作，但是目前有很多工作人員將工作中心放在了資金管理以及其他管理工作中，在一定程度上忽視了檔案管理工作的重要性。

1.2 針對分包單位檔案管理工作的監督力度不夠

目前我國大多數建設單位對建筑工程進行建設的過程中，會將建設工作分包給幾個不同的分包單位，這樣雖然會提升建筑工程的建設效率，但是卻會在很大程度上增加檔案管理工作的難度。如果由不同的分包單位來完成檔案管理工作，那么工程建設單位就難以對每一個分包單位的工作完成情況進行有效地管理，通過調查發現，有很多建設單位并沒有充分意識到對分包單位檔案管理工作進行監管的重要性，因此也沒有切實地提升針對各分包單位檔案管理工作的監督和管理力度，在這種情況下，建筑工程中檔案管理工作的質量和效率就難以得到強化和提升。

1.3 檔案信息失真問題較為嚴重

上文中已經提到，建筑工程建設過程中的檔案管理工作量大且復雜性較高，因此，相關的工作人員在進行具體管理的過程中，非常有可能因為受到各項因素的影響而導致檔案信息或者數據出現錯誤，如果工程建設單位不對這種現象進行嚴格管理，那么就會導致檔案信息失真問題越來越嚴重。從目前來看，我國大多數工程建設單位并沒有結合實際情況在其內部建立較為完善的檔案管理工作體系和機制，這樣工作人員在進行檔案管理時就沒有一個較為標準的制度和依據，這樣就會導致工程檔案信息的準確率在很大程度上有所降低。甚至有一部分工程建設單位完成了整個工程建設之后，才對檔案信息進行補填，這樣信息的準確性和真實性就不能得到有效地保證。

2 針對建筑工程檔案管理工作存在問題的改進措施

2.1 建立完善的檔案管理工作體系和體制

為了能夠有效地解決目前工程建設檔案管理工作中存在的問題。工程建設單位首先應該在其內部建立較為完善的檔案管理工作體系，這樣才能為檔案管理工作的進行提供一定的制度保證和依據，同時，完善的工作體系也需要工程建設單位對檔案管理工作責任制進行有效地落實，具體來講，檔案管理的每一項工作都應該落實到每一個工作人員身上，工作人員要對自己的管理工作負全部的責任，同時，檔案管理的質量和效率要構成工作人員的考核因素之一，這樣工作人員才能積極主動地提升自身的工作水平，盡可能地提升檔案管理工作的質量，這樣整個建筑工程的檔案管理工作才能得到強化。

2.2 提升針對檔案管理工作的監督和管理力度

在整個建筑工程建設的過程中，與其他的建設工作相比較，檔案管理工作非常容易被工作人員以及單位中的領導階層人員忽略，因此提升針對檔案管理工作的監督和管理力度非常重要，也非常必要。如果發現檔案中的信息收集與實際的工程建設進度不對應，那么為了避免后續的管理工作受到影響，工程建設單位中的領導人員應該在第一時間內主動地與監管部門或者監理單位進行聯系，雙方合作起來一起加強對檔案收集以及管理工作進行管理和監督的力度，如果發現檔案管理工作中存在問題或者工作人員工作態度不端正，要在第一時間內采取有效的措施對問題進行解決，確保工程建設過程中的其他工作不會受到影響。在進行具體的監管工作的過程中，監管人員首先要選擇較為合理的時間，盡可能選擇一些工程建設過程中較為重要的時期。其次，監管人員要對監管的內容進行合理地確定，盡可能提升監管的質量。

2.3 檔案交底工作的組織要具備科學性和合理性

在正式的工程建設工作開始之前，保證檔案交底工作的系統性和全面性對于確保檔案收集和管理工作的順利開展具有非常重要的作用，因此，工程建設企業對檔案交底工作進行組織時一定要確保其科學性和合理性，負責檔案管理工作的部門領導要給予檔案交底工作充分的重視，在進行交底之前，要組織所有參與檔案管理工作的人員參加會議，商議出盡可能優化的交底方案，確保檔案交底工作能夠高效地開展，同時相關的人員還要對會議內容進行詳細地記錄并進行保存，以備后續工作需要。

3 小結

目前建筑工程檔案管理工作中存在的問題分別有：檔案收集工作的質量有待提升；針對分包單位檔案管理工作的監督力度不夠；檔案信息失真問題較為嚴重等，這些問題如果不能得到及時解決，那么整個建筑工程的建設工作就會在一定程度上受到影響。針對建筑工程檔案管理工作存在問題的改進措施分別有以下幾個方面的內容：建立完善的檔案管理工作體系和體制；提升針對檔案管理工作的監督和管理力度；檔案交底工作的組織要具備科學性和合理性等。