新形勢下博物館強化檔案信息管理的對策探析

王霞

河北省承德市避暑山莊博物館 河北 承德 067000

正文：

引言：在新形勢下，博物館在檔案信息管理方面具有非常突出的作用。近年來，隨著信息技術的發展，博物館在檔案管理方面和信息技術結合，取得了一定的成效。

一、博物館強化檔案信息管理的必要性

目前博物館的檔案形式共分為以下幾種，即文書類的檔案、藏品類的檔案、文物陳列的檔案等不同的檔案形式。這些不同形式的檔案共同見證了博物館的發展，并在博物館今后的發展歲月中依然具有強大的力量。博物館的檔案中包含著大量的信息，對這些信息進行有效的管理，首先能夠提高檔案管理的效率，以便于在日常的工作中能夠正確地運用；其次，能夠提高檔案信息的安全性能，檔案中的信息一旦丟失的話，后果將不堪設想。加強檔案信息管理，可以使得檔案中的各項信息都處在較為安全的環境之下。第三，可以提高檔案管理的信息化水平，在信息技術特別是媒體技術取得不斷發展的今天，傳統的管理形式顯然與檔案管理的發展不能完全適應，在這種情況下，博物館需要按照現代化的方式進行科學的管理，將信息技術和檔案管理進行有機的結合，使得博物館的檔案管理呈現出信息化的特點和趨勢。

二、目前博物館在檔案信息管理方面存在的不足之處

1、管理工作思路和機制具有一定的弊端

從管理工作思路這一角度來看，博物館在日常的管理方面主要以事務管理為主，例如在人力、物力以及財力等方面的管理，但是有的博物館并沒有將檔案信息管理作為其中的重要方面，也沒有就如何開展系統化的管理進行科學的謀劃和部署，特別是有的管理人員在管理理念上還不夠先進，認為檔案管理就是存放資料而已，沒有認真探討應該如何強化管理的思路。

從檔案管理的工作機制上來看，博物館通常都設有檔案室，但是檔案室的主要職能還是借閱或者查閱資料，由管理人員進行統一管理。有的博物館在管理上沒有運用科學的制度，甚至沒有制訂有關制度，使得管理完全依靠上級的要求，檔案室只是機械地做好上級所規定的各項管理內容，但是在完成工作任務的同時沒有對本單位的檔案信息管理進行深入的思考，特別是沒有結合本單位的實際情況建立科學的管理機制，以至于檔案管理缺乏信息化的實施環境。

2、檔案管理的內容和投入與信息管理的要求存在一定的差距

目前有的博物館檔案的管理對象主要聚焦在紙質版的資料。盡管紙質版的資料具有可收藏性，但是其經過長期的放置，如果沒有良好的自然條件，那么這些紙質資料很容易被侵蝕；在工作人員借閱或者翻閱的時候，也容易出現檔案資料受到磨損的現象。但是有的博物館在檔案信息化管理的投入上顯然不夠，具體說來，一是在人力方面投入不夠，缺乏既精通信息技術由精通檔案管理的工作人員，優秀人員的力量比較薄弱；二是在物力方面的投入不夠，有的博物館的檔案室設備比較老化，急需要進行更換；三是在財力方面的投入也顯得不夠，博物館將經費投入到日常事務性管理方面的工作比較多，沒有將更多的投入放置在檔案管理方面。從上面的綜合情況來看，無論是在管理的內容還是投入，都沒有達到信息管理的要求。

三、新形勢下博物館在強化檔案信息管理方面所采取的有效措施

1、建立科學的檔案信息管理制度

制度是確保檔案信息管理各項工作順利開展的前提和保障。對于博物館來說，要認識到制度建設的重要性，按照檔案管理相關法律法規的要求來制訂有關的制度，通過制度的實施來確保檔案信息管理的有據可循。檔案信息管理的制度還要結合本館的實際情況，對各項條款內容進行細化，明確管理的各項工作流程，讓流程中的每一個細節都有說服力，并最終形成科學的制度體系。在明確信息管理的各項制度以后，管理人員要按照制度進行管理，并要定期檢查檔案制度管理實施效果，對在檢查中出現問題的，要進行積極的整改，確保制度體系的在實施過程中形成了良性的、推動檔案信息管理向前發展的良性工作機制。

2、要加大檔案信息管理的投入力度

首先，博物館要配備必要的物質管理設施。信息化管理需要一定的物力投入作為基礎和保障。博物館要及時更新管理的設備，建立信息化的管理系統；結合大數據等技術，研究并投入使用檔案信息管理工作平臺，這樣就可以將檔案與互聯網等信息技術融入在一起，既節省工作所消耗的時間，也節省了工作的勞動成本。其次，博物館要在資金投入上向檔案信息管理進行有計劃的傾斜。檔案信息管理需要資金投入作為支撐，博物館要認識到檔案信息管理的重要性，要本著保護文物以及推進文物、博物館事業長足發展的原則，在檔案信息管理上給予一定的資金投入。第三，博物館要配備優秀的管理人才。信息化條件下，博物館在配備檔案管理人才時，要注重從其管理業務能力以及對信息技術的掌握水平入手，配備高素質的管理人員。

3、建立并完善符合現代化信息管理以及博物館特色的工作模式

博物館在對檔案信息進行管理時，要致力于建設屬于本館的特色工作模式。這一工作模式的實現，需要從以下角度進行考慮，首先，要對博物館中的檔案信息進行深入的開發。博物館檔案包含著很多珍貴的史料，這些史料對提升本博物館以及當地的形象以及知名度都具有重要的作用，所以要對這些檔案資源進行系列開發，讓其“走出”檔案室，將自身的價值得以廣泛呈現。其次，要建立博物館的檔案信息文化。博物館在對檔案進行信息管理過程中，會形成一種無形的檔案文化力量，指引著檔案信息管理的規范化運行。博物館要結合本館的特色和優勢，深入挖掘在信息管理方面所形成的文化，讓檔案信息文化在博物館中得到弘揚，成為檔案信息特色管理的重要支柱。