檔案信息化管理問題芻議

摘要：隨著信息化時代的到來，社會各個領域依托信息化技術開展工作已經成為新時代的趨勢。本文圍繞檔案管理部門工作開展情況，從基礎性概念的界定和理解入手，分析了檔案信息化管理出現的信息孤島、供求鴻溝、內熱外冷和基礎沙灘現象四方面問題，最后，針對四方面問題提出強化信息資源管理、加大各部門協調性管理、加強隊伍建設和提高基礎性檔案管理工作的策略和建議。

關鍵詞：檔案信息化；管理；問題

檔案管理是公共管理的重要組成部分。伴隨著科學技術的發展，現代信息化設備和軟件已經成為檔案管理工作開展必不可少的工具，使得管理效率和效果有所提高。但由于我國檔案信息化管理工作處于起步階段，仍有諸多問題亟待解決。基于此，本文對檔案信息化管理問題作出深入探討。

一、檔案信息化的概念及管理特征

檔案信息化是指組織或者部門依托于現代化信息技術、設備等開展檔案管理活動，對檔案信息、資料文件等作出信息化處理，便于檔案管理工作的開展。檔案信息化管理是在各組織或者部門規范標準的指導下，將信息化處理的數據做出歸檔、保存和利用。

二、檔案信息化管理存在問題分析

（一）信息孤島問題

所謂信息孤島問題是指各個組織或者部門為了便于管理，各自構建獨立的檔案信息系統，導致上下級以及平級相同部門之間檔案信息資源形成“信息孤島”。各個部門檔案信息數據和資料無法進行共享和互通，不僅加大了系統管理和維護成本，而且在一定程度上削弱了部門之間的共享能力，不利于檔案管理相關工作的開展。

（二）供求鴻溝問題

所謂供求鴻溝問題是指檔案管理部門提供的檔案信息和資料與現實需求和要求不一致的問題。該問題主要由于不同部門對檔案管理的規范和標準不同，使得提供信息者與需求者無法實現檔案信息的準確對接。檔案信息化管理將大量信息資源轉變為數據，鴻溝問題使得檔案數據無法實現自身價值，為檔案管理工作帶來便利性。

（三）內熱外冷問題

所謂內熱外冷問題是指檔案管理過程中，借助于現代化信息系統極大地激發了檔案管理工作者的工作熱情，但各部門管理者卻未重視信息化人才的培養，由此形成該問題。縱觀現階段檔案管理部門，多數管理人員不僅數量少，而且對信息化專業知識掌握不足，專業隊伍建設力度小成為阻礙當前信息化管理的重要問題之一。

（四）基礎沙灘現象嚴重

所謂基礎沙灘現象嚴重是指多數檔案管理部門為了實現管理工作的信息化而將關注點置于信息設備的引入、軟件的研制和維護等方面，而忽視了檔案信息化管理基礎性工作基礎的扎實。于是該問題滋生了多數檔案管理者過于注重形式，而忽視自身相關知識和能力的培養，最終使得該項工作開展的形式化現象嚴重。

三、檔案信息化管理存在問題的解決策略

（一）強化檔案信息資源管理力度

加大各部門的溝通和交流力度，才能夠強化檔案信息資源的共享、互通性管理。一方面，檔案管理部門要構建統一的信息管理機制，使得上下級以及各部門間更好地貢獻信息資源；另一方面，檔案管理各部門針對信息化管理現狀要及時交流意見，共同構建管理系統，減少系統管理成本，推動管理工作順利開展。

（二）加大檔案信息化協調性管理

為了加強各部門對數據對接的準確性，實現檔案數據自身價值，必須確保各部門的協調性管理。一是上級部門應制定檔案管理的統一規范和標準，如檔案信息數據的統一保存和歸檔標準等，便于數據需求部門和提供部門能夠實現準確對接；二是制定檔案數據整理和歸檔制度，規定在一定時間內各部門統一整理和歸總數據，便于為相關部門提供精準的數據。

（三）加強檔案信息化管理隊伍建設

隨著信息化技術在檔案管理工作中的不斷應用，在一定程度要求管理部門加大對員工的信息化、專業化知識和技能的培養和培訓。上級部門要制定體系化的培訓機制，結合工作信息化程度，對員工在理論知識、信息化操作等方面加大教育和培訓力度；另外，制定嚴格的考核制度，定期對專業人員的專業水平進行檢測，使得檔案信息化管理隊伍的整體水平有所提升。

（四）提高基礎性檔案信息化管理工作重視度

現階段部分部門過于重視檔案管理信息化的形式，而忽視了信息化與基礎性工作的緊密結合。針對如上問題，管理層需轉變理念，確保檔案管理基礎工作與信息化相結合，杜絕管理形式化現象的出現。另外，管理層要制定嚴格的監督體系，及時對檔案管理各個部門的各項工作進行監督和檢查，了解和把握基礎工作與信息化結合開展程度以及存在的問題，針對問題提出多項解決方案和措施，使得檔案管理各項工作真正實現信息化和系統化。

總之，檔案信息化管理工作處于起步階段，我國以及各地區對該項工作開展并未權威性的規范要求。現階段各管理部門應結合信息化管理的實際情況，及時發現問題并靈活性地解決遇到的困境和難題，由此才能夠為該項工作順利開展提供動力。

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作者簡介：張晶（1986，05-），女，貴州織金人，本科，貴州省畢節市檔案局工作，研究方向：檔案。