人力資源和社會保障部門的檔案管理探討

程偉

摘要：人力資源和社會保障部門的檔案管理工作涉及到了各行業勞動者的利益，其對維護勞動者的就業關系，保障勞動者的合法權益等具有重要意義。但在我國人力資源和社會保障部門的檔案管理起步晚，內容較為繁瑣，檔案管理的實效性不高。因此，相關部門要不斷創新檔案管理方法，健全檔案管理制度，促進檔案功能的高效發揮。

關鍵詞：人力資源；社會保障部門；檔案管理；規范化

檔案是國家、社會部門、組織單位和個人實踐活動的記錄，具有很好的價值和法律效用。同時檔案的性質也決定其是各組織單位、本部門工作開展的重要依據。加強人力社會保障部門的檔案管理能夠使得檔案更為規范，促進檔案性能的有效發揮，提高檔案的服務效率和質量，更好地服務于各單位和個人的利益。

一、當前人力資源和社會保障部門檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理的設備設施尚不完善

人力資源和社會保障部門的檔案管理工作較為復雜，需要有完備的設備設施進行支撐。但我國檔案管理起步較晚，檔案管理規模和數量較多，對管理設備的需求量也隨之加大。但從現階段我國人力社會保障部門檔案管理現狀來看，硬件設施并不到位，很多檔案沒有及時規范，手動規范錯誤和延誤等問題較多。同時，由于各科室自我管理，在設備采購上也存在一定的重復性，造成了嚴重的資源浪費。

（二）檔案管理各部門之間缺乏協調性

檔案管理工作需要各部門之間的協同配合，但在實際的檔案管理過程中人力資源和保障部門之間缺乏相互溝通，工作配合不一致，沒有實現對檔案的全面、系統化的，造成了檔案管理失衡的現象，這從不同管理處檔案管理的數量情況就可以分辨出來。此外，由于不同的管理科室的獨立性，使得人力資源和社會保障部門各科室的檔案管理制度和方法不統一，進而出現了檔案管理不到位的現象。而檔案管理部門之間兼容性缺失，加大了資源的共享的難度，造成了很大的資源浪費。因此，在檔案管理過程中，需要提高人力資源和社會保障部門對此的高度重視，促進部門之間的協調合作，提升檔案的管理效率。

（三）檔案管理機制還不健全

人力資源和社會保障部門的檔案管理工作量大，管理需要很大的壓力和精力。但現階段很多工作人員專業性不夠，自身壓力大，無法高效地完成檔案管理的工作。所以很多工作人員面臨著這樣的工作，自身壓力較大，缺乏細心和耐心，導致檔案管理中出現了一些疏忽問題。究其根本，這些問題的出現與檔案管理機制的不健全有著直接的關系，而制度的卻是導致無法對各部門的檔案管理進行規劃化的管理，部門之間相互推諉、耍皮現象增多，極大地加大了檔案管理的難度。

（四）檔案數據庫管理未形成統一化的標準

信息技術在檔案管理中的應用，優化了檔案館的質量。目前我國很多地區已經建立起了檔案管理數據庫，但一些鄉鎮地區電子檔案的發展較為落后，這主要與鄉鎮地區工作人員素質低和計算機技術使用不規范有直接關系，致使電子檔案管理沒有得到有效的應用。另外，直至目前為止我國人力資源和社會保障部門的檔案管理尚未形成統一化的標準，信息化發展程度較為緩慢，在進行檔案查找與調度時浪費了很多的時間，對檔案管理效率的提升造成了一定的阻礙。

二、人力資源和社會保障部門檔案規范化管理的對策

（一）完善檔案管理的設備設施

首先，對檔案管理設施進行完善，主要采用檔案獨立辦公設置的方式，對檔案室的電子設備進行完善，同時在此基礎上要放置除濕器、空調、滅火器等設備，保障檔案室的干凈、整潔，為檔案管理營造良好的環境。其次，增加檔案室管理人員的數量。檔案管理的內容多，工作復雜，工作人員工作壓力較大，可以出超出了自身的工作負荷度，所以增加管理人數，能夠降低工作人員的管理壓力，為檔案管理工作的開展提供充分的保障。最后，加大資金的投入。人力資源和社會保障部門要增加檔案管理方面的經費，采購信息化設備，更新軟件資源，優化檔案管理的現狀，促進檔案管理質量的提升。

（二）協調管理部門，對檔案管理進行統一規劃

人力資源和社會保障各部門之間要相互協同，統一規劃工作，改變以往各自為政不和諧的管理局面，制定出規范化的管理計劃，并與其他部門之間進行相互配合共同管理，促進檔案資源的優化共享。另外，人力資源和社會保障部門的管理人員要提高對檔案管理的重視，加大檔案管理的宣傳范圍，使工作人員認識到檔案管理的重要性，并能夠積極完成檔案管理工作，促進檔案管理效率的高效提升。

（三）健全檔案管理機制

首先，要對檔案管理機構進行完善，重新組建和配置檔案管理機構的人員，增加檔案管理的人數，解決以往檔案管理人員不足的問題，使得檔案管理人員能夠在各自的崗位上高效發揮自己的才能。在人員管理上要明確各自己的崗位職責，合理調配各自的工作，切實提高他們的工作效率。其次，完善檔案管理制度。結合當前人力社會保障部門檔案管理的現狀，對以往的檔案管理制度進行修改和完善，并在此基礎上建立相應的績效考核機制，用獎懲措施激發員工的工作積極性，使得他們能夠全身心地投入到檔案管理工作中來，促進檔案管理效率的提高。

（四）實現檔案數據庫的標準化管理

檔案管理所涉及的領域較多，想要提高檔案管理的效率和質量，就要采取集中化、標準化的管理方式。在具體的管理過程中，需要制定相應的管理標準，然后按照標準對檔案管理工作進行嚴格的監管，這其中主要包括對電子文檔的保管、生產、傳遞以及處理等各方面標準的制定。

結束語：

綜上所述，人力資源和社會保障部門檔案管理在社會的發展中發揮著重要的作用，提高檔案管理的效率和質量，延長檔案的應用時間，對促進檔案職能的發揮，促進檔案資源的優化共享等具有重要意義。因此，人力資源和社會保障部門要不斷提高對檔案管理的重視，優化檔案管理的設備設施，完善相關的管理機制，協調部門統一規劃，建立標準化的管理體系，這樣才能促進檔案管理工作的高效開展。

參考文獻：

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