淺談學校檔案信息資源的開發與利用

郭玉梅

摘要：學校檔案是學校在教學管理實踐活動中直接形成的歷史記錄，重視開發與利用學校檔案信息資源，把其潛在價值轉變為現實利用價值，充分發揮出學校檔案信息在學校建設、教學管理等方面的更大作用。

關鍵詞：檔案信息資源；開發與利用

學校檔案是學校在教學管理實踐活動中直接形成的歷史記錄，只有管好學校檔案，才能為學校留下一份良好的記錄，學校各項建設工作才能源遠流長。長期以來，受傳統觀念的束縛，學校檔案工作大都偏重于檔案的收集和保存，沒有發揮檔案應有的作用。如何開發利用學校檔案信息資源，充分發揮學校檔案的作用，是現今學校檔案工作著力追求和研究的重要課題之一。本文結合實際，就此問題談些粗淺的認識。

一、保證檔案信息開發與利用效果

由于受傳統觀念的束縛，人們在檔案信息開發利用方面普遍比較保守，認為保密是頭等大事，要慎之又慎。隨著學校教學改革的深入發展，對學校檔案信息的需求日益增大，這就要求我們要轉變觀念，突出服務這一主題，創新檔案信息開發利用方式，開展多渠道、多層次的服務，為利用者提供有效的服務，充分發揮檔案的作用，保證檔案信息開發利用效果。要改變原有那種等著利用者來檔案室查閱檔案的“座堂守攤”局面，主動為利用者提供檔案信息服務。比如，學校新分配來的教師，為使新教師盡快地熟悉業務，靠老教師面對面傳授教學經驗和教學方法是一種方法，但是老教師的教學任務都比較繁重，不可能有那么多時間和精力來幫助新教師熟悉業務。為此我們主動向新教師提供教學檔案，其中包括錄像帶、制作的課件等，幫助他們盡快熟悉教學業務，掌握高質量的教學方法，提高教學水平，這樣發揮了檔案信息在促進教師隊伍建設方面的積極作用。

二、改變檔案信息開發與利用狀態

長期以來，檔案信息開發利用處于被動狀態，限制了檔案信息資源作用的發揮。要有效地開發利用檔案信息資源，就必須變被動為主動，加大開發利用力度，提高開發利用效率。關注改革發展對學校檔案工作提出的新要求，主動了解各部門和教師對檔案的利用需求，有針對性地選擇課題，開展檔案編研工作，這是改變檔案信息開發利用狀態的突破口。檔案人員要對學校檔案信息進行分析、研究、篩選、加工、編纂，例如，編寫各種檢索工具、檔案工作指南；利用學校檔案進行二次、三次加工形成專題材料，把湮沒在一般檔案中的有用信息發掘出來，及時、準確地傳遞出去，提供給師生及社會利用。這些編研成果不僅利用率高，而且節省查閱時間，提高工作效率，同時也對原始檔案起到了保護作用。 根據學校工作的需要，或者結合重大慶典活動、學校社區服務活動、教育教學經驗展示學校和校風傳統教育等有關活動，確定相關主題，充分利用檔案室保存的相關檔案資料，舉辦檔案史料陳列和檔案圖片展覽，也是改變檔案信息開發利用方式，變被動為主動的有效途徑。例如配合校慶、教師節、國慶節等重大節日，我們利用保存的照片、文字、實物資料，舉辦主題展覽，既向師生進行校史、傳統宣傳教育，培養師生愛校、愛國情結，又向社會介紹學校的發展成就，以爭取社會對學校的支持。

三、更新檔案信息開發與利用手段

從近幾年的檔案信息開發利用方面看，計算機技術、網絡技術等現代信息技術的應用勢在必行，這也是更新檔案信息開發利用、提高信息開發利用質量和效率的重要手段。要積極創造條件，將現代信息技術全面應用于以檔案信息開發利用為根本目的學校檔案工作全過程。要利用計算機技術，建立檔案目錄和全文數據庫，公布可以公開的文件目錄和全文數據，便于檢索利用檔案檔息，滿足利用者的需要，實現檔案信息存儲電子化、檢索網絡化、利用在線化，提高檔案信息資源的開發利用水平。在實際工作中，文書檔案、會計檔案、教學檔案、學生檔案是學校檔案的主體，每所學校所形成的教學檔案、學生檔案一般數量都比較龐大。我們配置相應的計算機教學檔案管理軟件，將教學檔案、學生檔案內容錄入計算機，實現教學檔案、學生檔案信息的自動檢索、統計、打印等多方面的功能。我們還將每位教師的公開課、觀摩課的教案輸入計算機，建立專題數據庫，以滿足教學、科研多方面的需求，實現學校檔案信息資源共享。

四、提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的。

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。

再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。作為檔案管理工作者，應看到自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設備的更新和引進，檔案管理部門既要注重引進具有豐富檔案專業知識和實踐經驗，精通業務的各種人才，又要注意引進相關學科的專門人才，合理調整檔案工作者的專業結構、年齡結構和知識結構。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關現代化管理技術，科學地管理檔案。

總之，學校檔案工作是一項系統的信息工程，學校檔案信息資源的開發利用日益重要。只有重視學校檔案信息資源的開發利用，才能把學校檔案信息資源的潛在價值轉變為現實的利用價值，充分發揮出學校檔案信息在學校建設、教學管理等方面的更大作用。