檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

馬慧珍

摘要：為了提高檔案管理水平，必須加強信息化建設的管理。檔案信息化建設是實現檔案資源有效融合、共享的基礎，同時利于內部重要資料的長期保存。針對當下信息化建設和檔案管理中存在的問題進行了分析，并提出對策，旨在為后續檔案信息化建設打下良好基礎。

關鍵詞：檔案信息化；檔案管理；思考

一、檔案信息化管理的定義

隨著互聯網科技的發展，給我們的生活和工作帶來了巨大的變化，同時也推動了檔案管理的發展。在工作實踐中，檔案管理的模式和方法也在不斷更新，出現新的改變。而且，伴隨著高新技術產業的不斷出現，也為這項工作提供了更加便捷的條件。高效的管理思想的加入，顛覆了老舊的管理思維，讓管理更加具有新意，從而也促進了這個行業的發展進程。

二、檔案管理信息化的運用現狀

（一）檔案檢索效率不高。

從目前的檔案管理信息化運用情況來看，大多數事業單位還是采取傳統的檢索摸索，即通過人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經驗豐富的檔案管理員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調整和改進，編制出各類別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

（二）重視程度不夠。

雖然目前很多的事業單位跟隨互聯網發展趨勢，引進了檔案信息化管理模式，但是實際運用效果非常不理想。最關鍵的是單位領導和檔案管理者意識上的缺乏，對其運用不夠重視，同時也沒有清楚地了解其對檔案管理的重要性和便利性，很多檔案信息都沒有及時地進行歸檔處理，導致信息的遺漏。并且由于很多事業單位的檔案管理人員不是青年人群，其思維觀念比較老舊，對檔案的管理依然采取紙質的方法，并沒有意識到網絡技術的實效性，也就無法談及信息化的檔案管理模式了。

（三）管理員綜合素質不高。

部分事業單位的檔案管理人員對檔案管理的工作沒有很深入的了解，所以整體檔案管理操作只是按部就班地通過最傳統的方法進行。而不像專業的檔案管理人員，有豐富的理論知識和實踐能力，學習過較為先進的檔案管理方法，明確檔案信息化建設的重要性。此外，還有部分檔案管理員對于工作并沒有太多的熱情，安于現狀，不思進取，不主動學習新的檔案管理方式。由此看來，目前很多管理員的綜合素質不強。

三、實現檔案管理高度信息化的具體策略

（一）強化檔案管理人員的服務意識。檔案管理工作最終的目的是為了給其他人員提供幫助和服務，因此檔案管理人員要不斷提升自我服務意識，將原本的重保管輕利用的思想摒棄，并樹立起重利用輕保管意識。此外，檔案管理人員也要不斷豐富自身能力和見識，最好能夠在工作中實現創新，逐漸揭開檔案信息管理的神秘面紗，提高對大眾服務的意識，這對于提升單位整體競爭力和社會影響力方面也具有重要作用為了能夠充分實現這一目的，今后應為檔案從業人員提供專門的培訓服務。

（二）提高管理人員的業務水準

在現代的檔案管理進程中，員工要以為人民服務為宗旨。換言之，就是要以人民們的利益為中心。職工要知道這份工作具有的價值，要以工作為發展目標。在進行工作的時候也許會碰到很多的障礙，這時候工作人員要重視進行資料的整合和管理還要加以運用，如果沒有運用會失去檔案管理的價值。現在，檔案管理工作如果沒有進行變革、拓展業務的規模、明確工作的任務，就會使得這項工作更加落后。所以，檔案管理人員要對這項工作重視起來，從思想上進行轉變。現在，國內這項工作對于人員有很多的要求，需要人員具備專業的素養和技術水平，而且還要有管理的能力。只有提高工作人員的管理水準，才能推動社會的進步。人才是一個企業發展的保障，在選擇檔案管理人員的時候，不但要選擇精通檔案分類的人員，還要選擇精通互聯網的人員，最好是全方面發展的人才。只有選擇這樣的人員才能保障企業發展和進步。在對人員進行管理的時候，主要可以分為三種聘用模式：一種是長期從事檔案管理工作，一種是短期從事檔案管理工作，還有一種是其他工作中借用的人員。不管是何種聘用方式，都應該保證人員的業務水平和素質符合管理的需要和業務發展的要求，才能保證工作更好地進行。

（三）提高檔案信息管理水平

鑒于各個城市的經濟發展情況不同各個單位的設備配置也存在一定差異，導致我國檔案信息管理水平有著巨大的差異。除此之外，部分單位尚未意識到實現檔案信息化建設對于檔案管理工作的重要性，其未能夠積極采購高性能的檔案管理設備，也沒有充分提升管理人員的個人素質和能力，導致整體檔案信息管理水平難以提升。今后企業必須加強對此方面的重視，積極引進新技術、新設備，并且壯大人才隊伍，從各個方面綜合提升檔案信息管理水平。

（四）加大管理的力度

在管理過程中，管理的成敗取決于管理的流程。所以，要重視每個管理的環節，從檔案的搜集到整合都要由不一樣的辦公室去處理，從本質上讓管理的困難變大，但是通過信息化可以讓工作更加高效。管理人員要轉換管理的思路，建成多平臺、多角度、重實踐的管理考核規定，讓員工的素養得以提升。檔案管理的員工要熟練掌握互聯網的內容，并加入到軟件研發中去，選取合適的工作軟件，訂立嚴格的管理制度，改變檔案管理中不合適的情況，從而讓各部門之間得以融合，從而提升管理的成效，創建出適合的發展環境。只有運用好互聯網科技，才能提升管理的水平。互聯網的傳播之快為檔案管理提供了很多的便利，運用互聯網來進行管理，不但能夠讓管理更加高效和便捷，還可以減少員工的開支，減少資源的浪費。所以，在檔案管理中融入互聯網技術，可以讓社會得以進步，為人們提供更方便高效的檔案服務，讓檔案管理的質量有質的發展。

結束語

綜上所述，大數據的時代背景下，傳統的檔案管理工作已經跟不上時代的潮流。因此加強檔案信息化建設工作是十分必要的，針對現如今我國檔案信息化建設工作中所面臨的問題，應該從問題發生的根源入手，引進新的技術與設備，提升檔案人員的管理工作，最終徹底解決面臨的困難，完善信息化的建設。

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