簡析市政工程檔案管理存在的問題和對策

陳章誼

摘要：社會整體經(jīng)濟的發(fā)展離不開城市建設(shè)，而市政工程又是推動城市建設(shè)的必要原力，因此在新時期對市政工程信息進行有效的管理非常重要。本文通過對市政工程管理信息化創(chuàng)新的必要性進行探討以及對當下管理中存在的不足問題進行分析，并針對性地提出新時期市政工程管理信息化的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：市政工程；檔案管理；建設(shè)成就

引言

市政工程檔案指的是在城市發(fā)展和建設(shè)過程中形成的，對國家和社會的發(fā)展有著重要保存意義的文字、圖像、影音資料等各種文件素材或資料。市政工程檔案能夠?qū)υO(shè)計實踐活動的發(fā)展歷程進行真實的反映，不僅是現(xiàn)在城市建設(shè)和財政撥款的一項重要依據(jù)指標和條件，還是設(shè)計單位中使用率最高的一種城市發(fā)展資源。

一、新時期背景下市政工程管理信息化的必要性

（一）有利于市政工程信息的科學(xué)管理。與傳統(tǒng)的市政信息管理方式（即紙質(zhì)檔案方式）相比，信息化的檔案存儲擁有著更為簡便的查詢操作、更為精確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)以及更易理解的模型結(jié)構(gòu)分析等功能，非常便于工作人員對檔案的查閱、調(diào)用和管理。當市政工程信息有所變動時，工作人員也可以對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫進行加工、整理與存儲。（二）有利于更大幅度地促進市政工程信息管理效率的提高。信息化的市政工程管理模式在市政工程項目的各個階段都有著非常重要的作用。在市政工程實施前，信息化的市政工程管理模式可以準確結(jié)合已有的記錄以及該地的地形、氣候、政府的資金狀況等綜合情況，呈現(xiàn)來自數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的模擬分析，更好地判斷項目的可行性；在市政工程實施過程中，如果出現(xiàn)緊急事件或者突發(fā)問題，信息化的檔案可以更好地提供數(shù)據(jù)信息，以便于負責人員更好地決定項目的搶修方案或者及時生成第二計劃，最大程度地減小可能發(fā)生的損失；在市政工程實施后，信息化的市政檔案可以提供更為清晰準確的資料，當需要維修或有新的項目需要建設(shè)時，可以在很大程度上減少相關(guān)的實地勘測費用，節(jié)省了時間和政府的經(jīng)費支出。

二、市政工程檔案管理工作存在的問題

（一）市政工程檔案管理機制不健全

我國市政工程建設(shè)和管理領(lǐng)域，沒有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項目前期、項目建設(shè)、竣工驗收到后期管養(yǎng)，檔案資料分別由不同的部門編制，統(tǒng)一收集歸檔難度較大。各部門之間和部門內(nèi)部缺乏完善的檔案管理體系和科學(xué)管理機制，檔案管理缺乏細則，難以規(guī)范化管理，造成市政工程檔案完整性、準確性和連續(xù)性打折，市政工程建設(shè)檔案資料失真和歸檔滯后的現(xiàn)象時有發(fā)生，市政工程檔案分散、不完整、沒有統(tǒng)一歸檔和規(guī)范入庫管理的現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致市政工程統(tǒng)一歸檔接收率不高。

（二）檔案管理意識不強

目前，市政工程檔案管理工作人員缺乏較強的管理意識。一般情況下，一項市政工程竣工完成之后就交付給業(yè)主使用，如果短期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題，施工企業(yè)就完成了任務(wù)，也就將施工檔案放在一邊。對于施工企業(yè)來講，工程檔案中只是一些竣工驗收的證書或者是圖紙有一定的作用，其他大部分工程檔案暫時沒有用。因此，對施工企業(yè)工程檔案的管理不夠重視，一些領(lǐng)導(dǎo)對于管理工作也缺乏足夠的認識，加之一些單位對檔案管理工作采取傳統(tǒng)手法，管理方式過于陳舊，影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

（三）市政信息管理從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)的不足

當前情況下，我國多數(shù)檔案部門的從業(yè)人員普遍存在計算機操作水平低、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)知識掌握程度不夠的現(xiàn)象。檔案部門的現(xiàn)代設(shè)施處在不斷完善之中，而多數(shù)從業(yè)人員不能充分利用現(xiàn)代設(shè)備，出現(xiàn)設(shè)備功能閑置、人員工作效率依舊低下的狀態(tài)，極大地阻礙了現(xiàn)代信息化檔案管理的發(fā)展。

三、解決市政工程檔案管理問題的有效對策

（一）健全市政工程檔案管理機制

建立健全市政工程檔案管理機制，制定規(guī)范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統(tǒng)化管理程序中。每個市政工程的建設(shè)、施工、監(jiān)理和管養(yǎng)單位，都必須設(shè)置專門的工程檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員。項目竣工驗收后，由建設(shè)單位牽頭，按照城建檔案館列出的標準化的市政檔案入庫清單，溝通協(xié)調(diào)各相關(guān)單位，收集該項目從前期到竣工驗收的檔案資料，按照檔案管理規(guī)定及時將檔案入庫存檔，并做好與管養(yǎng)維修部門的資料移交。

（二）強化市政工程檔案管理意識

在市政工程檔案管理過程中，只有提升管理者的管理意識，才能夠確保這一工作的順利進行。因此，要加大宣傳力度，讓管理者充分了解到市政檔案管理工作的重要性，并增強檔案管理的意識。要明確檔案管理的職責，并制定好各項規(guī)章制度，將檔案管理工作納入到生產(chǎn)管理當中。同時，要加強工程檔案的法制化管理進程，確保檔案管理工作走向規(guī)范化和法制化的方向。

（三）市政工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)要有所提高

市政工程檔案管理人員的主要工作內(nèi)容是收集、整理市政工程檔案，對市政工程檔案做好存儲工作并為檔案資料需求者提供服務(wù)。將信息技術(shù)應(yīng)用于市政工程檔案管理工作中，是以信息技術(shù)為手段實施檔案管理。這就需要檔案管理人員掌握信息技術(shù)操作技能，根據(jù)工作需要有針對性地提高自身的職業(yè)素質(zhì)，以能夠為檔案資料需求者提供更為令其滿意的服務(wù)。市政工程單位的管理人員要對檔案管理以高度重視，定期地開展檔案信息化管理培訓(xùn)工作，檔案管理人員在學(xué)習(xí)信息技術(shù)基本操作手法的同時，還要掌握軟件操作和硬件操作技術(shù)，同時，還要組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案系統(tǒng)的編程工作，注重相關(guān)內(nèi)容的討論和交流，使得檔案管理人員具備應(yīng)用信息技術(shù)制作檔案、接收檔案信息和對檔案資料進行存儲的能力。為了確保市政工程檔案信息真實、完整、可靠，而且能夠長期保存，還需要檔案管理人員具備鑒別檔案信息真?zhèn)蔚哪芰Α?/p>

（四）對市政工程檔案信息資源庫不斷完善

信息時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使人們的工作效率更高，生活更為便捷。目前各個領(lǐng)域在應(yīng)用信息技術(shù)的同時，都會將信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建起來，以便對各種信息資料進行系統(tǒng)化管理。在市政工程檔案管理中做好數(shù)據(jù)庫工作，有助于檔案信息資料的系統(tǒng)化管理，而且還可以提高檔案資料管理效率。

結(jié)語

綜上所述，市政工程檔案資源十分豐富，作為工程項目建設(shè)中的重要依據(jù)之一，對城市工程建設(shè)的正常進行和穩(wěn)定進步能起到?jīng)Q定性作用。因此，提高檔案管理水平，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效手段解決問題。才能達到節(jié)約資金，實現(xiàn)社會各方面效益最大化，促進形成城市氛圍和諧的投資環(huán)境。

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