電力工程檔案數字化管理研究

王穎欣

摘要：本文先是簡單的分析了數字化檔案管理具有的優勢和作用，然后具體分析了檔案數字化管理的方法，通過建設信息管理系統、制定數字化管理規范、積極使用數字信息技術、提升檔案管理水平，來實現數字化檔案管理。

關鍵詞：電力工程檔案；檔案管理；數字化管理

引言：在電力行業中，檔案管理向著電子化發展是十分明顯的趨勢，隨著電力工程的增多，越來越多的紙質檔案產生出來，在檔案的查閱和檢索上變得十分麻煩。電力工程中的檔案理需要一個規范標準的平臺展開，電力企業需要著力于建設數字化檔案管理，需要讓檔案管理信息化的進程得到推動。因此，本文研究的檔案數字化管理對于電力企業有著重要的意義。

一、檔案數字化管理的優勢

在傳統的檔案管理中，檔案管理工作量大，需要大量的檔案管理人員展開工作，這也造成了檔案管理成本增加。使用數字化檔案管理是將紙質的檔案都轉變為數據式檔案，在計算機上能夠一次性完成檔案的整理、錄入以及編輯等工作，不僅節省管理時間，更讓工作效率得到了明顯的提高。例如：使用EEA億普檔案管理系統，作為一個電子檔案的整合軟件，能夠將電子檔案進行數字化轉換，將紙質檔案通過平板掃描、高速掃描的方式儲存起來，然后對檔案進行審核，在核對無誤之后將數據庫儲存起來。這樣也就實現了檔案的數字化管理，讓檔案的收集和傳輸可以實現網絡化進行。

二、檔案數字化管理的作用

在數字化檔案管理中，使用了計算機技術、網絡技術以及數字化技術等技術，讓檔案管理領域技術上都得到了創新和改革，充分發揮出檔案的增值作用，讓檔案管理工作得到了直線升高。在檔案管理工作中，如果使用紙質檔案，需要經常翻閱檔案，容易造成檔案原件出現破損，甚至出現丟失、篡改等問題。通過電子化管理，能夠讓檔案的完整性得到保障，同時在使用檔案的時候，可以利用搜索功能，快速找到需要檔案，提高了檔案查找的效率。

通過數字化處理檔案，使得檔案系統可以完成收集檔案、編輯檔案以及查閱檔案等日常工作。在檔案管理系統中，能夠將電力工程整體資料檔案展開監控，能夠在網絡上對檔案進行檢查和指導，在網絡上實現轉移、驗收以及審核等工作。通過檔案的電子化管理，可以將工程路途遙遠的問題得到解決，更有效的提高了檔案管理的管控效率和管控程度。

三、電力工程檔案數字化管理方法

（一）建設信息管理系統

數字化管理的實現主要是通過數字技術、通訊技術以及網絡技術展開，需要具備信息管理系統作為管理基礎，通過系統的應用從而實現多重管理。首先要建設信息系統，需要選擇具備良好擴展性，同時也方便展開管理的應用平臺，可以向一些得到成熟應用的平臺借鑒經驗[1]。例如：電力工程可以使用業務框架平臺以及系統集成平臺，通過這些具有優良功能的平臺對檔案管理進行支撐。還需要重視和管理平臺的聯系，讓檔案管理平臺具備更豐富的功能。例如：可以利用管理系統實現儲存檔案、檢索檔案以及修改檔案等功能，通過豐富的管理功能設置，能夠讓檔案得到更加高效的管理。企業可以建立檔案信息化平臺，采用新的計算機檔案管理系統打破了以往檔案管理系統的習慣，不僅提高工作效率、降低誤差，還極大地節省了檔案管理成本。檔案數據可在電腦里儲存、查詢、統計，打印，實現檔案管理現代化，查詢時，只需操縱鍵盤鼠標，就可以迅速完成對相關資料的提取，大大提高了工作效率。利用檔案管理系統提供的操作平臺，從檔案類型、分類方法到案卷和文件的錄入信息，從用戶錄入和檢索的界面到統計項目和檔案目錄的格式等，都可以根據需要自由地進行設計，提高了檔案形成質量和提供利用服務的質量。

總之，加強管理，充分利用電力工程檔案資源，使之更好服務于國家電網建設，是一項十分有意義、有價值的工作。只要我們切實加強電力工程檔案的收集、管理、開發和利用，抓好工程檔案的管理信息化建設，電力工程檔案一定會在電力建設中扮演越來越重要的角色。

（二）執行數字化管理制度

在電力工程的檔案管理中，需要執行數字化管理制度作為檔案管理的規范和保障。在目前的電力企業中，對檔案的管理在出現問題的時候，沒有可以依據的規范解決問題，也缺少具體的標準實施管理[2]。因此，電力企業必須要建立完善的管理制度和管理規范，從而保證數字化管理的實施。通過數字化管理制度的執行，讓檔案的數字化管理得到妥善實施。例如：在數字化管理制度中需要對數據格式、儲存位置做出統一的規定，讓電子檔案在編制過程中，可以能夠統一形式，讓檔案管理的水平得到保障。

（三）積極應用數字技術

電力工程要想實現高效數字化檔案管理，必須要從數字化信息技術出發，需要保證管理過程中使用的數字技術能夠保持在先進水平。為了讓電力工程獲得更高效的數字化檔案管理，企業需要不斷引進先進的信息技術和管理技術，也要主動開發信息技術在管理工作中的應用。只有做到這樣，才能充分發揮出數字技術和信息技術在管理工作中的優勢作用。電力企業通過應用先進技術，讓管理系統可以實現個性化服務，使用動態信息處理技術，對檔案的照片、視頻、文本進行動態管理，讓檔案的管理能夠隨著工程的進程得到完成。同時需要按照由近及遠的次序讓下屬單位對紙質檔案進行數字化處理。例如：在項目中出現新計劃、新材料的時候，需要將紙質文本和電子文本移交出來，增添新內容，然后自動保存在系統中。

（四）提高管理人員管理能力

在數字化管理工作中，最本質的標準是數字化的水平，需要在管理工作中使用最先進的數字化管理技術。為了實現這樣的目標，需要重視對管理人員自身能力素質的培養，要積極引進高素質人才，使用內部培訓的方式提高管理人員的數字化管理能力。只有管理人員掌握了數字技術，可以使用信息技術在管理工作中，才能讓企業的數字化管理得以實現。企業要落實針對信息技術和管理技術的培訓，要求檔案管理人員積極參與培訓，注意提升自己的能力和素質水平。

結論：綜上所述，本文先是分析了檔案數字化管理的優勢和作用，在此基礎上，研究了開展數字化檔案管理的方法。企業需要積極開發建設信息管理系統，不斷制定并執行數字化管理制度，積極引進并使用數字技術，更要注意提高管理人員管理能力，從而讓數字化檔案管理得以實現，提升企業管理效率。

參考文獻：

[1]張自立. 電力工程檔案數字化的途徑探究[A]. 《建筑科技與管理》組委會.2018年6月建筑科技與管理學術交流會論文集[C].《建筑科技與管理》組委會：北京恒盛博雅國際文化交流中心，2018：2

[2]林冬陽.基于全壽命周期的特高壓電力工程檔案管理優化[J].中國檔案，2017（10）：60-61