基于工作流的文檔管理系統的研究與應用

張楠 陳莉君 西安郵電大學計算機學院

隨著企業的現代化發展，辦公信息化改革進入了飛速發展的階段[1][2],舊的文檔管理系統面臨系統需求變化頻繁和文檔流程不確定性的兩大問題，為解決這兩大問題，工作流的概念應運而生。

首先，建立在工作流技術上的文檔管理系統實現了過程和邏輯的分離,不修改具體功能僅僅通過修改過程模型來實現系統功能的改變和添加,提高了軟件的適用性和重用率；其次，對于業務流程不確定的問題上,通過工作流動態流程控制功能可以管理和控制文檔流程,解決流程的不確定性問題。這樣就從理論上解決了上文提出的兩個問題。本文從一個實際應用項目的研究出發,以A公司業務為背景探索建立web環境下應用工作流技術的文檔管理系統的思想和方法,提出基于web的工作流技術解決方案,并在此基礎上建立一個符合實際的文檔工作流系統。

1 系統概述

1.1 工作流技術及其工作過程

本文所討論的工作流技術都是基于文檔管理為出發點。

1.1.1 工作流的定義

文檔管理系統中的工作流(WokrlFow)[3]是為實現既定業務流程中某一特定目標而必須完成的一些任務序列集合及這些任務的執行過程。它實現了業務流程的全部或部分自動化，在此過程中,所有文檔和信息或任務按提前定好的流程規則按順序的從一個責任人傳向另一個責任人[4][6]。

1.1.2 工作流的功能

工作流系統中,所有活動都是基于整個業務流程展開的。流程定義的建模、修改和交換包含了工作流系統中的所有活動。以這些活動為標志,將工作流系統的活動分為流程定義、運行期控制、交互三個功能。

1.2 基于工作流的文檔管理系統特色

首先基于Web的文檔工作流管理系統可以實現統一的錄入、查詢、處理和統計，提供強大的交互能力，其次技術實現上web三層體系（瀏覽器/WBE服務器/數據庫服務器）結構為業務處理提供強大的保障,最后,基于web的文檔工作流管理系統可以實現流程的自動化控制[7],以控制業務流程為核心,設置用戶權限為基礎的文檔管理系統。

2 系統建模

通過對A公司的文檔信息集成業務實際考察，詳細了解業務背景對其業務場景進行建模，主要對文檔和人員的屬性分析，對文檔的流程分析詳細了解后通過建立過程模型、組織模型以及文檔的流程狀態控制三方面對文檔管理系統進行設計。

2.1 文檔的過程模型

過程模型主要定義文檔管理系統中各種文檔按照業務要求流轉的邏輯順序,其中包括組成文檔工作流的所有活動、活動與活動之間的關系以及活動正常運行需要的條件等，文檔的過程模型具體包含過程、活動、控制連接弧和數據連接弧四個方面，該系統的文檔歸檔過程模型如圖1。

圖1 文件歸檔的過程模型

2.2 文檔的組織模型

組織模型是定義系統應用環境中的各個人員和角色的組織結構，組織模型的建立包括四個要素：人員、角色、權限、職務。組織模型與文檔過程模型的聯系首先,文檔建模時,根據文檔涉及到的辦公人員的職務確定他在文檔流轉過程中所扮演的角色。然后,在文檔實例化的過程中,將角色和具體的操作人員相對應。最后,在文檔流動過程控制階段,辦公人員根據自己的權限對文檔進行不同的操作。具體系統的組織模型包括：文檔歸檔的主要成員及職責對應關系圖、角色與權限關系圖和職位與角色對應圖。

2.3 文檔流程的狀態控制

為了實現A公司由研發到生產的文檔高效傳遞[8]-[12]，狀態控制表是一個關系數據表,記錄了文檔流轉過程中每一步文檔流轉的相關控制數據。根據這個數據表,文檔流轉的每一個步驟都用下面的數組來描述：（document,client,privilege,operation,state）

document一文檔編號

client一受理人編號

privilege一處理人的權限

operation一當前流程任務

state一當前文檔的處理狀態,是控制活動是否執行的標志。

operation和privilege的內容不是一成不變,根據實際業務需要通過修改過程模型來修改選項的內容,文檔在流轉中的每一步驟都可以用這個數組來表示，一個文檔的流程控制最終就由這個狀態控制表和工作流解釋機制來完成。

3 系統設計

3.1 基于web的系統體系結構設計

本系統結合共享模式和傳遞模式兩種：應用Web技術,處理客戶端的請求,將公用的信息保存在服務器端,相應人員根據自己的角色和相應的權限周期性的從服務器端查詢信息,工作流服務器也周期性的從服務器端提取處理結果,根據結果控制流程流向。采用Web的三層結構體系,通過工作流系統中業務流程初始化、業務流程調度、業務流程流轉實現文檔的高效管理設計出如圖2的工作流系統。

圖2 基于web的系統體系結構圖

該圖中工作流構造器主要實現文檔模型的建模，工作流解釋器則通過建立工作流引擎去解釋文檔模型。

3.2 運行期控制的設計

工作流引擎即根據提前定義好的業務流轉方向控制工作流的整個運行過程。從用戶的角度來看就是調用相關的程序處理當前的任務,處理完后系統根據結果和提前定義好的流轉規則及路徑,決定下一步的流轉方向，系統運行期控制的設計主要有瀏覽器端的操作和服務器端的設計。

3.2.1 瀏覽器端設計

如圖6,用戶根據自己的用戶名和密碼登錄系統后，查看系統分配給該用戶要完成的所有工作流實例分配給他的任務,用戶操作的工作項列表定期的向數據庫發出請求信息，用戶根據當前任務的性質屬性到相應的操作項列表中完成文檔的處理。例如,某文檔的當前任務是審核文檔,則當前責任人進入審核界面對文檔進行處理。

3.2.2 服務器端設計

整個工作流程從開始到結束的控制都是通過服務器，工作流服務器為整個系統的運行控制提供保障，服務器端流程控制的原理設計如圖3。

圖3 服務器端流程控制原理設計

4 系統實現

為了驗證本文提出的工作流管理系統的正確性，系統實現流程圖如下。

圖4 系統實現流程圖

整體文檔歸檔流程實現情況介紹如下：

有歸檔請求時，定制經理會收到任務收集各領域交付件圖紙，定制經理任務處理后觸發下層各領域包括包材、資料、物流等提供圖紙的任務，各領域圖紙提交任務完成后定制經理再次收到請求觸發組織評審流程，審核通過后觸發生產工藝審批歸檔，不通過則返回上一層修改。

1.工作項列表：

用戶根據自己的角色登錄系統后，系統給出分配給該用戶的工作項列表，該列表列出當前用戶應該處理的任務，用戶根據此表進入相應的操作模塊中，詳細查看和處理文檔。

2.文檔處理：

用戶在技術上應用AictveX組件實現在IE瀏覽器上對文檔的編輯，系統利用組件調用相關的外部程序,比如調用Word編輯,用戶在本地將文檔處理完后系統根據指令將文檔上傳到服務器。

3.動態修改流程：

系統自動根據用戶的角色和權限判斷用戶有哪些處理權限,當用戶在任務列表中做出修改后,系統將修改流程的請求送往服務器,在工作流服務器端對請求進行處理。

5 實驗分析

5.1 實驗環境

操作系統：Windows 7

數據庫：SQLServer2010

開發環境：JDK6.0

開發工具：Myeclipse10

內存：4GB

5.2 測試方法

5.2.1 功能測試

功能測試主要從測試目標和文檔管理系統提供和實現的功能與需求相符程度來衡量。

測試內容

經測試用戶登錄模塊、文檔傳遞和審批模塊、修改模塊、簽發模塊與預期結果一致。

5.2.2 兼容性測試

經測試客戶端、數據庫服務器、瀏覽器軟硬件兼容。

5.2.3 性能測試

本系統中的性能測試主要是測試用戶輸入或者提交相關數據后，這些數據經過系統后臺與數據庫之間進行操作處理返回到瀏覽器上用戶能夠看到的反應時間以及這些返回的數據是否正確以及其他相關的需求等。其主要測試目的是測試系統的性能是否滿足用戶的基本需求。本系統主要是在A企業內使用，從測試結果看能夠滿足生產文檔管理系統的基本需求，性能上達到要求。

總體測試結論來看：實現了A企業文檔管理的需求，實現了用戶的權限的管理和文檔歸檔過程中整個過程運行狀態的監管，引入工作流技術后達到了在需求發生變化和業務流程變更的情況下文檔管理系統不需要改變的目的。

6 結語

本論文將數據庫理論、工作流管理理論、BPR思想和基于web的技術方法相結合應用到文檔管理的實踐中,完成了一套Web環境下的基于工作流技術的文檔管理系統，本論文提出并實現了應用工作流技術解決文檔管理系統開發中用戶需求變動頻繁和文檔流程不確定性的方法,在具體的技術實現上,本系統的軟件功能還有待完善,還須加強對可視化建模的支持,在提高系統的重用率和擴展性上還有很多工作要做,以充分發揮工作流技術的特點。

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