淺談新時代檔案管理工作

路 璐

（山東省濟寧市駕駛員職業(yè)認證所，山東 濟寧 272000）

1 當前檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作得到進一步重視

隨著檔案管理工作方面的法律法規(guī)日趨完善，以及檔案管理工作理念的進一步普及，各單位基本認識到了檔案管理工作的重要性，在資金保障、設備配置等方面都給予了充分的重視，在專業(yè)人才配備、現(xiàn)代科學技術保障等方面都較過去有了進一步提高，保證了檔案管理工作順利開展。

（1）檔案管理物質條件得到進一步提高，電腦、打印機、掃描儀、專業(yè)管理軟件、多功能保管柜（架）等基本能正常配備，并能保持更新。

（2）各單位基本設置了專門檔案管理崗位和專業(yè)管理人才，建立完善了檔案管理、調閱等制度。

（3）檔案管理的信息化水平進一步提高。隨著現(xiàn)代科學技術，尤其是無紙化辦公系統(tǒng)的快速進步，檔案管理工作也開始朝著信息化和數(shù)字化目標不斷邁進。各種檔案資料通過數(shù)字錄入和管理，更加方便調閱和查詢，數(shù)據(jù)分析更加準確和便利。

1.2 檔案管理工作中存在的不足

盡管檔案管理工作水平已經(jīng)取得了長足的進步，管理手段也日趨完善，但相比社會發(fā)展對檔案管理工作的要求，檔案管理還是存在著一定的差距。

（1）重視程度還需要進一步的提高。雖然檔案管理工作得到各單位領導一定程度的重視，但是檔案管理工作在大部分單位還沒有被列上重要工作日程，還處于各單位工作的“邊緣”。

（2）管理工作理念陳舊。大部分檔案管理工作者思想意識還比較“落后”，不能與時俱進，管理手段單一老舊，認為紙質儲存才是檔案，不能充分理解電腦儲存檔案的重要意義。

（3）資金保障方面有待加強。通過調查，各單位雖然能夠保證基本的檔案管理經(jīng)費，但是在設備更新、人員培訓、信息化改造等方面的投入不足。

（4）檔案管理的信息化工作還有待進一步加強。檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，管理和利用效果都有顯著的提升，是檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢，但是綜合情況來看，各單位沒有充分認識到信息化工作的優(yōu)勢，在資金、人員等方面的投入不足，檔案信息化進程比較慢。

2 新時代如何加強檔案管理工作

2.1 進一步提高對檔案管理工作的認識

檔案具有憑證作用和參考作用，無論在生產(chǎn)還是在生活中都承擔了重要的歷史價值和現(xiàn)實意義。高度重視檔案管理工作，科學規(guī)范的管理檔案，是一個單位管理水平的重要體現(xiàn)。

（1）單位主要領導要充分認識到檔案管理工作的重要性，提高重視程度，為單位的檔案管理工作提供充足的人、財、物的保障。

（2）檔案管理工作者要對檔案管理工作足夠用心，不斷增強職業(yè)認同感、責任感，認真負責地積極完成各項檔案管理工作任務。

（3）進一步加強檔案管理工作的宣傳力度，提高社會公眾對檔案管理工作的認知度，充分認識檔案管理工作的重要性，積極營造檔案管理工作氛圍。

2.2 進一步加大檔案管理投入力度

要做好檔案管理工作，必須充分保障人才、資金、技術、培訓等的投入。

（1）加大資金投入，夯實檔案管理設施基礎。使檔案在庫房、柜架、計算機、掃描儀、專業(yè)軟件等方面按照保管利用的要求，科學配置，進一步提高檔案保存條件、裝備現(xiàn)代化程度等。

（2）進一步提高檔案的信息化水平。不斷加強信息化建設力度，強化人才、設備、軟件等方面配置，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”，將網(wǎng)絡技術完美融入檔案管理工作中，低成本、高效率管理檔案。

（3）加大工作激勵力度。檔案管理繁重枯燥，要通過激勵機制，充分調動人的工作積極性，提高工作的歸屬感和獲得感。

（4）進一步加強培訓學習，尤其是現(xiàn)在信息化技術的培訓，使檔案管理工作者熟練掌握現(xiàn)代信息技術，充分利用電子計算機以及專業(yè)檔案管理軟件，有效提高工作效率，減輕勞動強度。

2.3 進一步加快檔案管理信息化進程

信息化是未來檔案管理利用的發(fā)展趨勢，是互聯(lián)網(wǎng)等信息技術發(fā)展的必然要求。

（1）要加大符合信息化要求的硬軟件的投入，并做到定期更新，逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

（2）制定符合實際的質量標準體系。對信息化建設的工作標準及進度目標等進行明確規(guī)定，保障檔案信息化建設工作能夠具有方向性的指導和必要的制度約束。

（3）要更新完善檔案信息化利用體系。將現(xiàn)代網(wǎng)絡技術融入檔案信息化，并根據(jù)單位實際對存儲及信息服務等一系列流程進行有效規(guī)范，開發(fā)有效的信息查看技術及檢索工具。