新時期加強(qiáng)檔案安全管理的思考

文/楊 紅

高校檔案中有關(guān)教學(xué)、科研、學(xué)校歷史、著名人物等方面的信息資源，對學(xué)生的思想道德、科學(xué)文化和藝術(shù)審美等都具有非常重要的教育意義。高校檔案館應(yīng)豐富館藏和強(qiáng)化利用，提高參與意識并加大檔案宣傳，充分利用信息化手段實現(xiàn)高校檔案的教育功能

檔案真實記錄著黨和國家方方面面的管理活動以及人民群眾各方面的情況，它不僅為社會、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供決策依據(jù)，還為維護(hù)黨和國家、人民群眾的根本利益提供了重要依據(jù)。認(rèn)識到檔案重要作用的同時，更應(yīng)該認(rèn)識到，保證檔案實體和內(nèi)容的安全是發(fā)揮檔案參考和憑證作用的前提。同時，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益發(fā)達(dá)、檔案數(shù)字化程度的不斷提升，檔案部門存在的各種安全隱患，使得檔案信息資源的安全管理成為檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理人員不得不思考的問題。

一、檔案安全管理的必要性

1.檔案信息化對檔案安全管理帶來挑戰(zhàn)

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案事業(yè)中的應(yīng)用催生了檔案信息化，即在檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，處理、管理檔案信息資源并提供檔案利用。要確保電子文件的齊全、完整、真實、有效，使現(xiàn)今的電子文件能在幾十年甚至是幾百年后還能被讀取和利用；要將傳統(tǒng)載體的檔案加工成數(shù)字檔案，并通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機(jī)檢索、閱覽、下載等，就必須在電子文件的存儲，檔案數(shù)字化、電子化過程中加強(qiáng)安全管理。

2.檔案部門存在各種安全隱患

據(jù)國家檔案局對省級檔案館的安全督查情況及近幾年曝光的檔案安全事故來看，檔案的不安全狀況在許多檔案館（室）多多少少的存在著。譬如有的檔案利用者在利用過程中竊取了檔案原件，致使出現(xiàn)檔案遺失的情況，或者檔案被放錯搞亂，使檔案在下次利用中無法被準(zhǔn)確提取到；部分檔案長期處于外借狀態(tài)，脫離了檔案部門的監(jiān)管；重要檔案的原件在提供利用中仍被使用，加劇了對檔案的損壞；檔案部門沒有及時修復(fù)已破損的檔案；檔案庫房不符合建筑設(shè)計規(guī)范和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)屋頂漏水的狀況，紙質(zhì)檔案生蟲、發(fā)霉，直接威脅到了檔案的安全；檔案人員違反工作規(guī)定私自有償向國外研究人員提供密級檔案信息；對電子文件沒有采取相應(yīng)的保護(hù)措施和保密措施，部分檔案館（室）有相應(yīng)措施同時存在措施不當(dāng)?shù)那闆r；部分檔案工作人員安全意識淡薄，經(jīng)常發(fā)生檔案管理制度不完善、檔案工作監(jiān)管不到位的現(xiàn)象。要防止這些狀況再次發(fā)生，加強(qiáng)檔案安全管理、確保檔案安全是很有必要的。

3.國際國內(nèi)的安全形勢對檔案安全管理提出新要求

當(dāng)前形勢下，各個國家特別關(guān)注和重點爭奪的戰(zhàn)略性資源之一就是包括檔案在內(nèi)的各類信息資源，因此檔案信息的安全問題就成了影響國家安全的不穩(wěn)定因素之一，特別是新型電子檔案信息的安全問題給新形勢下檔案安全工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。同時，地震、水災(zāi)、火災(zāi)等自然災(zāi)害對檔案造成的破壞也時有發(fā)生，有的甚至是毀滅性的。因此，要防止國內(nèi)外敵對勢力竊取國家核心、機(jī)密檔案信息，減少和預(yù)防人為因素、自然因素給檔案帶來的損害和破壞，必須加強(qiáng)檔案安全管理。

4.新形勢下黨和國家對檔案工作的新要求

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在2014年下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，這反映了黨和國家在全面深化改革，實現(xiàn)“兩個一百年”目標(biāo)的新形勢下，對檔案工作提出的新要求。《意見》在檔案的安全體系建立健全方面提出：一是要加大檔案工作安全保密執(zhí)法檢查的力度；二是要逐步完善涉及檔案安全保密的相關(guān)管理制度；三是要著力改善檔案保管保密的硬件設(shè)施，并采取異地異質(zhì)備份的措施保管重要、核心檔案。《意見》還對保障檔案信息安全做了特別強(qiáng)調(diào)。

二、檔案安全管理存在的問題

1.檔案安全管理制度不完善

我國在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，國家法規(guī)方面僅有于1988年開始施行的《中華人民共和國檔案法》、1999年修訂發(fā)布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有2008年發(fā)布的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、2017年發(fā)布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等少數(shù)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)為檔案安全保駕護(hù)航，沒有專門出臺針對新形勢下檔案安全管理的、措施較為全面的實施辦法。因此，有必要制定有關(guān)檔案安全的專門規(guī)章和具體制度。

2.檔案信息化過程不可避免地存在不安全因素

檔案信息化離不開電子環(huán)境、離不開網(wǎng)絡(luò)，因此其不安全因素也如影隨形。檔案在電子環(huán)境中除了可能泄密外，還存在數(shù)字信息丟失、失真和不可用的風(fēng)險。磁性和光學(xué)載體的存儲密度很高，但丟失一張光盤可能就意味著丟失了上千份檔案的信息。四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)為合法利用者提供利用的同時，也為檔案信息的修改、刪除、泄密等非法利用提供了可乘之機(jī)。

3.檔案設(shè)施投入不足，檔案工作者的安全意識有待加強(qiáng)

部分檔案館（室）沒有建立健全檔案安全防范體系，沒有符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的庫房，安全配套設(shè)施不齊全，相關(guān)檔案安全管理制度跟不上。檔案工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用等全過程管理中科學(xué)化、規(guī)范化意識不強(qiáng)，不能嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，管理不善、監(jiān)管不力，給檔案的安全造成威脅和不良后果。

三、加強(qiáng)檔案安全管理的具體措施

1.建立、健全檔案安全管理制度

在檔案工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行國家現(xiàn)有的檔案工作法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，堅決杜絕不安全現(xiàn)象的發(fā)生。檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案工作實際，及時建立和完善《檔案庫房安全管理制度》《電子文件及電子檔案管理制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案安全應(yīng)急管理制度》等管理制度，并把檔案安全管理納入到相關(guān)檔案人員的工作職責(zé)和年終考核中。總之，從國家到各級各類檔案館（室），應(yīng)建立起完整的關(guān)于檔案安全保管的工作制度和標(biāo)準(zhǔn)，用于規(guī)范檔案工作者和檔案利用者的行為，避免人為因素給檔案帶來的損害，達(dá)到最大限度地保護(hù)檔案的目的。

2.加強(qiáng)檔案安全教育，增強(qiáng)安全防范技能

檔案工作部門要結(jié)合檔案工作實際，通過各種形式開展關(guān)于檔案安全教育的宣傳活動、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實增強(qiáng)檔案工作人員在檔案安全管理方面的責(zé)任感、使命感，促進(jìn)檔案人員檔案安全意識的提高。檔案工作人員要自覺學(xué)習(xí)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為檔案信息安全管理提供技術(shù)保障。檔案工作人員在開展檔案工作中要以確保檔案在檔案管理全過程中的絕對安全為第一目標(biāo)。

3.切實改善檔案保管及檔案保密的硬件設(shè)施

從建好保障檔案安全的外圍屏障方面入手，在檔案館和檔案庫房的建設(shè)上，嚴(yán)格按照國家《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》進(jìn)行。在經(jīng)濟(jì)條件允許的情況下，給檔案庫房安裝自動報警、自動滅火、自動溫濕度調(diào)控設(shè)施。對涉密計算機(jī)房、保密室等采用信息屏蔽設(shè)施。在檔案庫房、閱檔室等場所，安裝監(jiān)控設(shè)備。對涉密檔案進(jìn)行復(fù)印、掃描、存儲、傳真、縮微前，要對相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行安全檢測，防止非法人員竊取檔案信息。在檔案管理過程中，要積極采用紅外報警、指紋識別、臉部識別、虹膜識別、水印防偽、信息防火墻等先進(jìn)的安全防范技術(shù)手段，確保所存檔案安全保密。

4.做好重要檔案的安全備份工作

在檔案管理過程中，不可避免地會面臨比如洪水、地震等不可抗拒的突發(fā)自然災(zāi)害或是人為災(zāi)害對檔案的損毀。因此，對檔案實行安全備份是必須采取的措施。無論是紙質(zhì)檔案，還是聲像檔案，都要按其重要程度，通過復(fù)制、數(shù)字化等手段備份。黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織的各類重要檔案要交由縣以上各級國家綜合檔案館進(jìn)行異地備份保管，同時要對重要電子檔案采取異地異質(zhì)備份保管措施，使黨和國家重要檔案處于絕對安全狀態(tài)。

5.建立檔案工作的監(jiān)督、檢查、自查機(jī)制

上一級檔案行政管理部門應(yīng)定期對所轄區(qū)域內(nèi)的檔案館（室）開展檔案工作檢查，及時發(fā)現(xiàn)其檔案工作各個環(huán)節(jié)中存在的安全隱患，并督促其整改。各級檔案館（室）也應(yīng)經(jīng)常性地開展檔案安全自查，及時發(fā)現(xiàn)并排除隱患，嚴(yán)防在檔案工作過程中發(fā)生檔案丟失、損毀及泄密事件。