論重大活動檔案收集存在問題與對策

王瑩

摘 要：檔案收集活動始終是我國檔案管理工作中的重點環節，重大活動的檔案收集工作始終困擾著工作人員。在針對重大活動進行檔案收集時，由于活動具有重要性且規模較大，常常給收集工作帶來較大難度，影響檔案收集效率與收集質量。因此要對其中存在的問題進行詳細分析，尋求有效措施以提高重大活動中檔案收集工作效果，為檔案管理工作水平的提升提供條件。

關鍵詞：重大活動；檔案收集；對策

在針對重大活動進行檔案收集時，許多工作人員會感到無從下手，收集工作效率遲遲無法得到提升，且收集質量較低。經實踐調查發現，影響重大活動中檔案收集工作效果的主要因素是收集思路不夠清晰。為提高收集效果，需要對分析產生收集問題的原因，并對收集工作進行完善，以提高工作水平。

1 影響檔案收集在重大活動中應用的原因

1.1 概念理解問題

在各單位舉行重大活動時，通常要對活動具體內容與活動情況進行書面填寫，但大部分單位的文字資料中都缺少這一部分，主要原因就在于檔案管理人員對重大活動的概念理解不清。概念理解模糊會對檔案收集工作帶來影響，所收集資料存在不完善，收集方式不合理等問題給檔案收集工作帶來極大阻礙。

1.2 收集要求缺乏明確性

在組織重大活動時，相關組織人員也會對檔案收集工作提出要求，但其要求通常從自身角度出發，所收集資料只能滿足組織方需求，缺乏一定的明確性。與檔案管理需求存在差異，不利于檔案收集的全面性，與檔案管理工作不相符。例如，在聲像資料的收集工作中，組織方不會對其收集方式或內容等進行明確要求，而檔案管理部門也沒有提出具體要求。

1.3 檔案收集與活動時間不同步

許多單位的檔案收集工作都在重大活動結束以后才開始進行，給收集工作帶來較多困難。收集工作和重大活動之間時間不同步，且落后于重大活動。這時進行檔案收集，已經有部分資料出現缺失，會對檔案收集效果產生影響。

1.4 聯系協調難

重大活動的開展通常涉及的部門多、人員多，形成的檔案資料也比較分散，要收集齊全這些散亂的檔案，需要同多個部門的多個人員聯系、協調，期間必然會遇到許多難題。

1.5 聲像檔案收集難

這個長期困繞檔案收集工作的難題在重大活動檔案資料收集中也不例外，仍有個別同志把照片檔案當作自己的私有財產，不愿意提供給檔案部門。

1.6 檔案整理復雜

重大活動檔案資料整理的復雜性，主要體現在以下幾點：一是類型眾多，形式多樣。其中有紙質檔案，也有電子文件、聲像檔案；有標準規格的文件，也有形狀不一的圖形圖紙；有紙質載體的文件材料，也有以光盤為載體的電子文檔；有單份裝訂的，也有匯集成冊的文件匯編，等等，這些不同類型、不同載體的檔案要按照規范分別進行整理，程序繁雜。二是數量巨大的照片檔案（同一事件就有成千上萬張），需要一張張甄別。三是這些檔案資料本應與各單位的文書檔案一起立卷整理，如此才能保持文件材料之間的歷史聯系，現在單獨收集到檔案館后，因無法與其它文書檔案一起整理，需要單獨確定檔案類別和整理方法等等，這些問題導致整理工作異常復雜。

2 提高檔案收集效果的措施

2.1 建立完善工作制度

完善的工作制度能夠為檔案收集工作提供基礎與條件，工作制度的建立能夠使收集工作更加規范化、系統化，使其中存在的問題得以暴露，并實現迅速的整頓與改革。在重大活動的檔案收集工作中應用建章立制措施，有利于提高檔案管理工作水平。重大活動檔案資料在檔案管理工作中極其重要，每當開展重大活動后，都要將其活動內容形成資料并進行分類歸檔，最后交由檔案管理部門進行保存管理。為保證重大活動的檔案資料收集工作的順利進行，有必要對檔案工作主要內容以及工作方式等進行明確，將責任落實到個人，嚴格依據制度規范進行收集工作。

2.2 前期籌劃

上級領導的關注有利于提高重大活動檔案收集效率，為此需要提前進行籌劃工作。所籌劃內容有以下兩方面：（1）檔案管理部門的籌劃工作。管理部門要提前對工作內容進行籌劃，積極促成上級領導和活動組織方的交流溝通，并向組織方提出明確檔案收集要求，使資料收集的時限、方式以及主要內容更加清晰明了。（2）檔案收集人員的籌劃工作。相關工作人員需要提前對收集工作進行計劃與籌備，使收集工作能夠及時開展，確保所收集資料具有全面性，為后續歸檔和移交工作的順利完成提供保障。提前籌劃應大力提倡的一種做法是：檔案工作主管機關及擔負檔案收集任務的部門人員，都應將重大活動檔案資料收集列入年度工作計劃，作為年度工作的一項內容，在實際工作中為檔案收集預留出必要的時間、人力和物力做保障，只有這樣，才能確保收集任務的順利完成。

2.3 跟蹤收集

因現實工作中沒有明確要求、不可預知等因素而產生的影響檔案收集的所有問題，都要在跟蹤收集這個環節全部解決掉，因此跟蹤收集這個環節對于重大活動檔案收集來說，至關重要。所謂跟蹤收集是指收集人員要密切跟蹤收集進度，做到鍥而不舍，一而再，再而三地催收檔案，協調解決遇到的任何難題，直至收集任務最終完成，要有一種不達目的誓不休的態度，這也是解決重大活動檔案收集工作現實問題所不可缺少的。

2.4 強化監督檔案工作

主管機關要加強執法監督，在行政上確保重大活動檔案收集白始至終都能得到認真執行。針對收集過程中遇到的難題，應及時協調加以解決，為收集任務的最終完成提供行政保障。實踐表明，重大活動檔案資料收集，僅通過制定計劃、提出具體要求等措施，還不能確保工作的完滿，要想達到時效最佳，還離不開上級領導的高度重視和有力推動，更離不開檔案工作主管部門的依法監督。在當前檔案收集機制尚不完善、順暢的背景下，檔案部門也要主動與開展重大活動的部門人員溝通聯系，積極宣傳檔案工作，爭取雙方的通力合作，確保重要檔案資料最終能夠歸檔保存，避免出現重大活動已經結束很久才開始展開收集工作的現象。

3 結束語

檔案資料就是歷史的重現，對重大活動進行檔案收集，不僅是各單位檔案管理部門的工作需求，同樣也是單位發展的需求。我國相關規范標準中明確要求對重大活動進行檔案收集。因此要重視檔案收集工作，避免所收集資料存在缺失，為后人留下準確而清晰的歷史。要求工作人員明確重大活動的概念，并建立完善收集制度，嚴格依據規范對收集工作進行落實，使重大活動檔案收集工作質量提升，實現檔案管理行業的進一步發展。

參考文獻

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