煤礦數字檔案資料管理系統的建設

劉小飛

（陜西陜煤曹家灘礦業有限公司，陜西 榆林 719000）

1 煤礦數字檔案資料管理系統的建設的意義

（1）提高煤礦檔案資料的管理成效。數字檔案資料管理系統的達成，將有效地實現系統管理整合后，數字化檔案資料管理對煤礦企業生產及其它行為的全過程、全流程的覆蓋]。從而實現檔案管理效率的提高，也在一定程度上降低了煤礦企業檔案管理人員的工作難度。如通過搭建系統平臺，可以快速完成對目標文件的檢索，實現對目標文件的速覽、統計等操作。仍以同煤集團為例，其從2005年開始了檔案管理系統的應用，經歷近二十年的發展，在將各部門所有檔案目錄錄入計算機系統的同時，實現了數字化的檔案發文登記、收集、整理等九大功能。（2）實現煤礦檔案資料的信息互聯。煤礦企業的數字檔案資料管理系統的建設，將有效地實現從傳統紙質檔案為主向數字資料存儲為主的有效轉變，可以提高檔案資料的存儲時限。同時，數字化檔案資料轉化工作的完成，也為實現煤礦檔案資料的信息互聯提供了支持。從一定角度上講，這一管理系統，可以有效激活存在于煤礦企業發展進程中的大量閑置信息，為檔案信息資源的開發提供了有效的數據基礎。同煤集團依托OA辦公系統，實現了對電子檔案的網絡化服務，相關技術人員在權限內可以便捷地完成檔案調閱。其電子檔案的存量成為企業技術革新、設備應用的重要支點。

2 系統體系結構

煤礦數字檔案資料管理系統是以檔案管理、數據庫技術、地理信息、網絡技術、流程審核為基礎，以資料信息網絡為紐帶，以數據標準、管理制度和資料安全體系為保障，以各項檔案業務流程為主線的一個互聯互通、貫穿上下的集建設、管理、信息發布的信息化系統。整個系統可分為四個層次，基礎設施層、數據中心層、應用系統層和信息門戶層（見圖1）。

（1）基礎設施層是系統建設和運行分析的基礎，包括軟硬件系統、網絡、通訊、掃描設備等，這些系統是“煤礦數字檔案資料管理系統”運行的基礎。（2）數據中心層是整個系統的數據管理與輸入輸出交換中心。它包括檔案數據庫、GIS空間數據、其他文檔數據庫三大類，存儲了資料文檔、測繪地形數據、影像數據、設計數據、過程數據、竣工數據等各類數據。（3）應用系統層是系統的核心，主體是地測檔案管理信息系統，包括了資料創建、瀏覽、借閱、審核、入庫、打印等多種功能。（4）信息門戶層是通過建立統一的管理服務平臺，為各業務模塊提供數據操作、用戶管理、安全認證管理、工作流程引擎、數據交換、Web信息發布等標準模塊，實現各種業務模塊的快速搭建和集成，同時為未來系統的擴充與升級打下良好的基礎。

3 提高煤礦數字檔案資料管理系統的建設成效的有效途徑

3.1 建立檔案信息傳輸平臺

當前部分企業通過B/S架構的檔案資料管理平臺系統，通過將使用檔案信息上傳至網絡，以開放式的檔案資源共享模式，為檔案的實際使用著提供信息選擇上的便捷與高效。需注意的是，這一信息傳輸和應用模式的確立，應建立在煤礦企業檔案資料有效分級的基礎上，從而全面確保檔案信息的安全。同煤集團的檔案管理平臺系統，在B/S框架下，將實用檔案發布到網絡系統中，開放檔案資源有效地實現了檔案的遠程傳遞及多點調閱。

3.2 檔案資料規范化及數字化的要求

檔案管理工作主要是確保檔案資料的完善和齊全，保證檔案的存檔，各個煤炭機構應形成統一規范的文件材料，進行整體性的立卷和歸檔，通過現代化技術形式將檔案管理工作制度化，針對檔案工作的特點，對檔案管理進行優化改進，當檔案規整時發現遺失、遺漏等現象，應通過電子檔案的形式進行修正補齊。電子檔案有效與計算機技術結合，將紙質檔案直接轉換為電子檔案，既突出了小卷的特殊性，又能將所需的重要資料進行檔案規整，完成了檔案的整理和歸檔工作。

3.3 檔案資料管理子系統

以檔案創建、借閱、檢索、統計為流程，依據地理信息系統平臺，在檔案綜合數據庫基礎上，實現空間類檔案的可視化歸檔、檢索及借閱，實現報告類等檔案的高效歸檔管理，達到全局檔案信息資料總體管理，保證檔案資料管理的完整性、一致性、安全性。

3.4 專業化的人才隊伍建設

就煤礦企業檔案管理的未來發展趨勢而言，其數字化的管理進程是歷史的必然。這就要求煤礦的檔案工作者，不僅需要與專業化檔案管理知識，更需要具備相應的檔案資料的收集、處理及分析能力。在這一過程中，煤礦企業應注重檔案資料數字管理的專業型人才和復合型人才的培訓力度，從而達成檔案管理人員廣博的知識結構、專業的問題視角及豐富的實踐管理經驗。

3.5 檔案綜合數據庫建設

基于歷年積累的檔案資料所具有的特征，結合現有檔案業務流程，將不同時期、不同單位提供的井田報告資料、煤田地質資料、地面測繪資料等按照統一的數據標準和格式整理，以屬性數據庫融合空間數據庫形式存儲管理。

結語

信息技術背景下，檔案資料的數字化管理系統的侯建，是時代發展的必然。重視煤礦企業工程數字檔案資料管理的數字化、規范化、制度化建設，才能為煤礦企業的安全生產責任與煤礦企業經濟效能的評定實施數據保障。通過推進檔案的數字化管理、建立檔案信息傳輸平臺、專業化的人才隊伍建設等策略的實施，有效助推煤礦數字化檔案管理系統建設效能的顯現。